對(duì)于企業(yè)來(lái)說(shuō)，檔案是一種十分重要的信息資源，記錄了企業(yè)發(fā)展成長(zhǎng)的記錄，是培訓(xùn)的生動(dòng)教材，是企業(yè)各項(xiàng)管理工作綜合效益的反映。更重要的是，企業(yè)檔案它對(duì)企業(yè)科學(xué)決策具有參考作用，還可以作為保護(hù)企業(yè)合法權(quán)益的法律憑證。因此，為了更好地保管本組織的檔案資源，各個(gè)企業(yè)都積極開(kāi)展檔案數(shù)字化轉(zhuǎn)型工作，有些企業(yè)還會(huì)選擇將檔案數(shù)字化工作外包給專(zhuān)業(yè)的檔案數(shù)字化外包服務(wù)公司，以減輕工作壓力。

　　企業(yè)檔案具體包括哪些內(nèi)容呢?

　　文書(shū)檔案。分為黨群工作、行政管理、經(jīng)營(yíng)管理、生產(chǎn)技術(shù)管理;

　　科技檔案。分為基建、科研、產(chǎn)品設(shè)備;

　　會(huì)計(jì)檔案。分為報(bào)表、賬冊(cè)、憑證、其他;

　　人事檔案。分為履歷、自傳、考察考核鑒定、學(xué)歷和專(zhuān)業(yè)評(píng)聘職務(wù)材料、政審材料、黨團(tuán)材料、表彰獎(jiǎng)勵(lì)活動(dòng)、處分材料、工資職務(wù)任免材料、其他;

　　聲像檔案。分為照片、錄音、錄像等;

　　實(shí)物檔案。分為印章、題詞、獎(jiǎng)牌、獎(jiǎng)?wù)?、證書(shū)、錦旗、公務(wù)禮品等;

　　電子信息檔案。分為業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)、公務(wù)電子郵件、網(wǎng)頁(yè)信息、社交媒體等;

　　最后還有專(zhuān)業(yè)檔案和其他檔案。

　　不同類(lèi)型的企業(yè)檔案分別在什么時(shí)候歸檔呢?

　　1. 經(jīng)營(yíng)管理工作、生產(chǎn)技術(shù)管理工作、行政管理工作、黨群工作中形成的文件一般應(yīng)在辦理完畢后的第二年一季度歸檔;

　　2. 科研開(kāi)發(fā)、項(xiàng)目建設(shè)文件應(yīng)在其項(xiàng)目鑒定、竣工驗(yàn)收前歸檔，周期長(zhǎng)的可分階段、單項(xiàng)歸檔;產(chǎn)品生產(chǎn)及服務(wù)業(yè)務(wù)應(yīng)定期或按階段歸檔;

　　3. 產(chǎn)權(quán)產(chǎn)籍、質(zhì)量認(rèn)證、資質(zhì)信用、合同協(xié)議、知識(shí)產(chǎn)權(quán)等文件應(yīng)隨時(shí)歸檔;外購(gòu)設(shè)備儀器或引進(jìn)項(xiàng)目的文件應(yīng)在開(kāi)箱驗(yàn)收或接收后即時(shí)登記歸檔;

　　4. 會(huì)計(jì)核算專(zhuān)業(yè)材料應(yīng)在會(huì)計(jì)年度終了后由會(huì)計(jì)部門(mén)整理歸檔，保管一年后向檔案部門(mén)移交;

　　5. 電子文件邏輯歸檔宜定時(shí)進(jìn)行，物理歸檔應(yīng)與相應(yīng)門(mén)類(lèi)或內(nèi)容的其他載體歸檔時(shí)間一致;

　　6. 磁帶、照片及底片、膠片、實(shí)物等載體形式的文件應(yīng)在工作結(jié)束后及時(shí)歸檔，或與相應(yīng)內(nèi)容的紙質(zhì)載體歸檔時(shí)間一致;

　　7. 更新、補(bǔ)充的文件，企業(yè)內(nèi)部機(jī)構(gòu)變動(dòng)和干部職工調(diào)動(dòng)、離崗時(shí)應(yīng)清退的文件，企業(yè)資產(chǎn)與產(chǎn)權(quán)變動(dòng)過(guò)程中形成的文件，其他活動(dòng)中形成的文件等，應(yīng)隨時(shí)歸檔。

　　企業(yè)檔案數(shù)字化外包的重要作用包括：

　　1. 提高工作效率，降低檔案利用成本。檔案數(shù)字化加工項(xiàng)目完成后，社會(huì)公眾(開(kāi)放檔案)和單位的各級(jí)領(lǐng)導(dǎo)、各部門(mén)或下屬單位都能通過(guò)數(shù)字化檔案管理系統(tǒng)即時(shí)查詢利用所需要的電子文檔數(shù)據(jù)原文(件)信息，避免了傳統(tǒng)檔案利用方法對(duì)檔案資料實(shí)體的多次輾轉(zhuǎn)所造成的大量時(shí)間浪費(fèi)和重復(fù)勞動(dòng)現(xiàn)象，從而提高工作效率，降低檔案信息利用的成本。

　　2. 最大限度保管和保護(hù)庫(kù)存檔案實(shí)體安全。由于傳統(tǒng)的檔案保存方式一直采用紙張保存和目錄管理，不僅占用了大量的庫(kù)存空間，而且利用仍需到庫(kù)房，管理成本高，檔案易受損，如紙張發(fā)黃、發(fā)粘、發(fā)脆等。因此目錄級(jí)檔案管理并不能從根本上解決檔案原件易損壞等問(wèn)題。實(shí)現(xiàn)檔案數(shù)字化管理可以通過(guò)權(quán)限控制直接在網(wǎng)上查閱打印，減少了對(duì)庫(kù)存檔案的調(diào)閱次數(shù)和復(fù)印次數(shù)，降低了庫(kù)存檔案的老化速度，解決了檔案反復(fù)借閱利用和檔案保管的矛盾，從而可以最大限度地對(duì)庫(kù)存檔案進(jìn)行有效的保管和保護(hù)，確保檔案實(shí)體安全。

　　3. 更大程度上發(fā)揮檔案的作用和價(jià)值。庫(kù)存檔案實(shí)現(xiàn)數(shù)字化、電子化管理，既是各級(jí)檔案管理部門(mén)貫徹科學(xué)發(fā)展觀，又是促進(jìn)檔案管理信息化、現(xiàn)代化的具體舉措;既是實(shí)際工作的需要，也是亮點(diǎn)工程。是一項(xiàng)利國(guó)利民具有重要意義的事情。企業(yè)檔案數(shù)字化項(xiàng)目完成后，不僅檔案管理和利用手段實(shí)現(xiàn)了現(xiàn)代化，檔案利用效率大大提高，檔案發(fā)揮的作用顯著，還可以大大提升單位形象，符合政府和企事業(yè)單位各項(xiàng)工作科學(xué)化、規(guī)范化、網(wǎng)絡(luò)化、信息化的整體發(fā)展要求。

　　綜上所述，企業(yè)檔案是企業(yè)在各項(xiàng)活動(dòng)中形成的全部檔案的總和，是企業(yè)管理基礎(chǔ)工作的組成部分，也是維護(hù)企業(yè)經(jīng)濟(jì)利益、合法權(quán)益和歷史真實(shí)面貌的重要工作。因此，所有企業(yè)都應(yīng)注重對(duì)本單位檔案的整理和歸檔保管工作。企業(yè)檔案數(shù)字化外包可以幫助組織維護(hù)檔案安全，促進(jìn)企業(yè)的現(xiàn)代化、信息化、智能化轉(zhuǎn)型建設(shè)。