在數(shù)字化時(shí)代，檔案管理的現(xiàn)代化轉(zhuǎn)型已成為檔案館提升服務(wù)效能、保障信息安全、促進(jìn)資源共享的關(guān)鍵舉措。檔案數(shù)字化作為這一轉(zhuǎn)型的核心環(huán)節(jié)，不僅能夠有效解決傳統(tǒng)的檔案管理模式存在的不足，還能為檔案資源的長期保存、高效利用和智能化管理奠定堅(jiān)實(shí)基礎(chǔ)。然而，檔案數(shù)字化工作涉及復(fù)雜的技術(shù)流程、大量的數(shù)據(jù)處理以及嚴(yán)格的質(zhì)量要求，還需要較為復(fù)雜的人力和物力投資和前期準(zhǔn)備工作，對于檔案館而言，是一個(gè)較為繁瑣且缺乏經(jīng)驗(yàn)的工作。因此，越來越多的檔案館選擇將檔案數(shù)字化工作外包給專業(yè)的檔案數(shù)字化公司，以充分利用其技術(shù)優(yōu)勢、專業(yè)能力和豐富經(jīng)驗(yàn)，實(shí)現(xiàn)檔案館檔案數(shù)字化處理，促進(jìn)檔案管理的高效、安全和可持續(xù)發(fā)展。

　　檔案館檔案數(shù)字化外包的好處：

　　1. 選擇檔案整理數(shù)字化外包，首先可以幫助企業(yè)降低管理成本。檔案館檔案數(shù)字化外包管理檔案不僅節(jié)約保管費(fèi)用、節(jié)省占地空間，而且查閱方便迅捷，在避免各種浪費(fèi)的同時(shí)還在某種程度上實(shí)現(xiàn)了人事檔案信息資源共享。其次是幫助企業(yè)釋放工作壓力，有效解決企事業(yè)單位缺乏人事檔案相關(guān)專業(yè)人員、專業(yè)設(shè)備的問題。

　　2. 有利于縮短檔案數(shù)字化工作周期，提升檔案管理效率。檔案的立卷歸檔、數(shù)字化工作具有周期性特點(diǎn)，通過檔案數(shù)字化業(yè)務(wù)外包，項(xiàng)目組中的人員協(xié)同合作，全流程全員集中突破，各自完成各流程節(jié)點(diǎn)的工作。例如，可將項(xiàng)目組人員分為拆卷核對崗、數(shù)字掃描崗、修圖掛接崗，形成流水線工作模式，提高工作效率，在合同工期內(nèi)完成數(shù)據(jù)入庫。以項(xiàng)目為單位進(jìn)行數(shù)字化外包，縮短檔案立卷歸檔和上架周期，盡快在檔案信息管理平臺(tái)中實(shí)現(xiàn)信息檢索和資源利用，為檔案館和社會(huì)大眾提供更好的服務(wù)，提升檔案管理效率和用戶滿意度。此外，檔案數(shù)字化業(yè)務(wù)外包團(tuán)隊(duì)為許多不同檔案館(室)提供服務(wù)，專人專崗，工作熟練度高，檔案數(shù)字化實(shí)踐經(jīng)驗(yàn)豐富，工作技巧多，相關(guān)技術(shù)設(shè)備更為齊全，有利于更流暢地開展檔案數(shù)字化。

　　檔案館檔案數(shù)字化外包建設(shè)內(nèi)容：

　　1. 提高檔案標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化水平。目前，檔案信息數(shù)字化的現(xiàn)狀是檔案標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化滯后和應(yīng)用軟件多亂，這些都嚴(yán)重影響了系統(tǒng)整體水平的提高。檔案信息自動(dòng)化的內(nèi)涵包括檔案工作的各個(gè)方面和各個(gè)環(huán)節(jié)，其中首要的是檔案業(yè)務(wù)要規(guī)范，檔案標(biāo)準(zhǔn)要建立健全和真正實(shí)施。檔案標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范本身也是一個(gè)系統(tǒng)工程，要推進(jìn)檔案數(shù)字化建設(shè)，必須抓好檔案標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化，掌握好兩者相輔相成、互相促進(jìn)的辯證關(guān)系。

　　2. 提高系統(tǒng)的整體水平。檔案數(shù)字化建設(shè)的著眼點(diǎn)應(yīng)是整個(gè)系統(tǒng)，組成系統(tǒng)的縱向和橫向的各個(gè)節(jié)點(diǎn)都應(yīng)達(dá)到一定水平，并通過網(wǎng)絡(luò)加以聯(lián)通，這樣才能發(fā)揮整體優(yōu)勢，提高系統(tǒng)的綜合能力。部分節(jié)點(diǎn)甚至一個(gè)重要節(jié)點(diǎn)的障礙，都可能造成系統(tǒng)的梗阻。

　　當(dāng)然，要求每個(gè)節(jié)點(diǎn)的裝備水平和應(yīng)用能力齊頭并進(jìn)是不現(xiàn)實(shí)的，不可能同步發(fā)展。鼓勵(lì)和支持個(gè)別檔案館提高水平，在部分檔案館進(jìn)行較高水平的試點(diǎn)，以取得值推廣的經(jīng)驗(yàn)，對整個(gè)系統(tǒng)是有利的，但其基本出發(fā)點(diǎn)就是為了提高系統(tǒng)的整體水平，只有少數(shù)先進(jìn)的節(jié)點(diǎn)不可能組成先進(jìn)的系統(tǒng)。

　　3. 致力數(shù)據(jù)庫建設(shè)。開發(fā)和建設(shè)數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)是國家檔案信息工程的核心和基礎(chǔ)，是工程的主體。數(shù)據(jù)庫的含義是依托先進(jìn)的信息技術(shù)對檔案進(jìn)行科學(xué)的管理和方便的使用。建立數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)是一項(xiàng)長期的任務(wù)，要經(jīng)過由低到高、由單個(gè)到群體的循序漸進(jìn)過程。

　　檔案館檔案數(shù)據(jù)庫建設(shè)中最主要的有：領(lǐng)導(dǎo)重視，統(tǒng)一認(rèn)識(shí)，堅(jiān)持計(jì)算機(jī)技術(shù)人員同檔案業(yè)務(wù)人員協(xié)同配合;面向應(yīng)用，建立“活庫”，以利用頻率和使用效率考核數(shù)據(jù)庫的活性;突出重點(diǎn)，由單一庫向系統(tǒng)庫發(fā)展等。當(dāng)前若能把綜合數(shù)據(jù)庫的完善提高和各單位檔案目標(biāo)庫建立起來，通過網(wǎng)絡(luò)聯(lián)接形成開放的分步式數(shù)據(jù)庫群，將使自動(dòng)化系統(tǒng)效率大大提高。

　　綜上所述，檔案館選擇將檔案數(shù)字化建設(shè)工作外包出去，是一項(xiàng)十分明智的選擇。未來，隨著科技水平的不斷進(jìn)步和檔案相關(guān)需求的擴(kuò)大升級(jí)，檔案數(shù)字化在全國的應(yīng)用范圍將會(huì)越來越廣泛，檔案館開展檔案數(shù)字化工作，是非常有必要的。一方面，檔案數(shù)字化可以幫廚檔案館提升管理效率，另一方面，數(shù)字化建設(shè)可以助力檔案館為社會(huì)大眾提供更加完善、便捷、高效的檔案服務(wù)，有利于提高社會(huì)大眾對檔案館服務(wù)工作的滿意度。