現(xiàn)如今，檔案整理數(shù)字化已成為現(xiàn)代化辦公及檔案整理的發(fā)展趨勢。所謂檔案整理數(shù)字化，指的是將紙質(zhì)檔案經(jīng)掃描、修圖、編目、最終合成為圖像(PDF)格式文件保存在電腦、移動硬盤中的一種方法。使用檔案數(shù)字化后紙質(zhì)檔案無需再翻動，有利于原始檔案的保存。檔案數(shù)字化實現(xiàn)檔案一鍵查找、打印，既方便又快捷。宜昌古稱夷陵，位于湖北省西南部、長江上中游分界處，屬于湖北省域副中心城市、中部地區(qū)區(qū)域性中心城市。與此同時，宜昌市歷史悠久，文化底蘊十分深厚，還是歷史文化名人屈原的故里。因此，宜昌市十分注重檔案整理數(shù)字化工作。

　　宜昌檔案整理數(shù)字化工作的主要類型：

　　一、宜昌紙質(zhì)檔案整理數(shù)字化流程：

　　1. 紙質(zhì)檔案預(yù)處理。在開展檔案數(shù)字化工作之前，首先要對檔案進行整理和清潔，去除灰塵、污漬、膠帶等雜質(zhì)，像古老檔案上的霉斑等也要處理。與此同時，對檔案進行整理和分類，按照一定順序歸檔，方便后續(xù)掃描和管理。

　　2. 紙質(zhì)檔案掃描。經(jīng)過整理和清點后，檔案數(shù)字化工作人員會根據(jù)檔案的實際情況以及數(shù)字化要求和目標(biāo)，選擇最合適的掃描儀對紙質(zhì)檔案原件進行掃描。此外，需要注意，掃描儀最好有高分辨率和自動進紙功能，部分還能自動雙面掃描，提高效率。

　　3. 圖像處理。經(jīng)過掃描后的圖像并非全部符合要求，檔案數(shù)字化工作人員還需要對圖像進行一一檢查，篩選出不符合檔案掃描要求的圖像，并對傾斜、偏移或有其他問題的圖像進行校正，裁剪去除邊框等多余部分，旋轉(zhuǎn)方向不對的圖像并增強圖像質(zhì)量。

　　4. 光學(xué)字符識別(OCR)。經(jīng)過圖像處理后，檔案數(shù)字化加工人員還會通過光學(xué)字符識別技術(shù)軟件來自動識別掃描圖像中的文本，將其轉(zhuǎn)化為可編輯文本，方便后續(xù)的檔案信息檢索和查閱。

　　5. 數(shù)據(jù)整理與分類。檔案掃描完成后，檔案數(shù)字化工作并未結(jié)束，工作人員還需要對數(shù)字化檔案數(shù)據(jù)進行整理和分類，包括添加元數(shù)據(jù)如標(biāo)題、日期等，并建立索引和標(biāo)簽分類檔案。

　　6. 存儲與備份。選擇計算機、服務(wù)器或云存儲存儲數(shù)字化檔案，并定期備份確保數(shù)據(jù)安全。

　　7. 審查與驗證。檢查掃描圖像、OCR識別和元數(shù)據(jù)等確保準(zhǔn)確性和完整性。

　　二、宜昌聲像檔案整理數(shù)字化：

　　1. 照片檔案的數(shù)字化處理。照片檔案的數(shù)字化，主要有掃描和數(shù)碼相機拍照或翻拍這些方法。掃描是使用掃描儀將照片(底片)進行掃描并轉(zhuǎn)化為數(shù)字信息，然后存入聲像檔案庫。掃描儀常用平板式掃描儀和底片掃描儀兩種類型。平板式掃描儀價格適中、掃描速度快，是應(yīng)用最廣泛的掃描儀;底片掃描儀又稱膠片掃描儀，掃描質(zhì)量一般比平板式掃描儀高得多，但價格也較昂貴，主要用于比較專業(yè)的照片掃描。由于數(shù)碼相機發(fā)展很快，像素1000萬以上的相機已很普及，用來翻拍照片的效果不亞于平板式掃描儀，因此數(shù)碼相機不僅可以用來直接拍攝相片并導(dǎo)入聲像檔案庫，而且可以像平板式掃描儀一樣對舊相片進行數(shù)字化，而且速度更快，但翻拍底片的效果不易把握，所以最好還是使用具有底片掃描功能的掃描儀。

　　2. 2.音頻檔案的數(shù)字化處理。音頻檔案的數(shù)字化，是將錄音帶、唱片中的模擬音頻信號轉(zhuǎn)化為數(shù)字音頻信號。采用的方法是通過音頻數(shù)據(jù)線將卡式收錄機或唱片播放機的音頻輸出接口與電腦聲卡的音頻輸入接口相連。然后原音頻設(shè)備播放，電腦內(nèi)置Windows錄音機收錄并保存在本地磁盤上。音頻格式有多種，如mp3、wma、ra(rm)、vqf等，應(yīng)根據(jù)保存的價值和存儲空間選用合適的格式，不考慮壓縮可選用wav 格式，需要壓縮時一般采用mp3格式。音頻文件編輯可采用CoolEdit Pro等軟件，先應(yīng)添加必要的文字說明，如標(biāo)題、內(nèi)容摘要、制作單位、制作人等，然后拼合連接、剪切空白、音質(zhì)去噪等。最后是保存和備份，如制作CD或DVD等。

　　最后，隨著我國信息技術(shù)水平的不斷提升，政府機關(guān)單位、企業(yè)和其他社會組織對于檔案數(shù)字化的需求越來越多，檔案數(shù)字化的優(yōu)勢將會更加凸顯，在社會上發(fā)揮著越來越重要的作用，為檔案管理事業(yè)的現(xiàn)代化、信息化轉(zhuǎn)型升級貢獻(xiàn)力量。