廣西是我國的五個自治區(qū)之一，位于我國南部地區(qū)。廣西壯族自治區(qū)的文化十分獨特，是由世居少數(shù)民族文化與中原文化、海洋文化不斷融合而成。在獨特的發(fā)展歷程中，廣西壯族自治區(qū)積累了豐富且珍貴的檔案資源。檔案是一種十分重要的信息資源，應該妥善保管并發(fā)揮其價值。因此，廣西壯族自治區(qū)的檔案管理機構和組織積極開展檔案整理數(shù)字化工作。

　　廣西檔案整理數(shù)字化的主要內(nèi)容：

　　一、檔案整理工作

　　1.收集檔案資料。首先要對需要收集的檔案資料進行分類匯總，對檔案的來源、種類、數(shù)量、保存狀態(tài)等進行調(diào)查與了解，為后續(xù)的整理工作做好準備。

　　2.鑒定檔案材料。確定檔案材料是否具有保存價值，是否需要歸檔，以及歸檔的級別和期限等，要先對收集到的檔案材料進行鑒定。

　　3.分類整理檔案材料。在檔案整理工作過程中，需要確保每一份檔案都有準確的分類和歸檔位置，按照檔案鑒定的結果，對檔案材料進行分類整理。

　　4.系統(tǒng)排列和編制目錄。在日常的工作過程中，檔案館接收的是由機關檔案室根據(jù)入館要求整理移交的檔案，這些都是文書部門和業(yè)務部門按照歸檔要求組好的以件為單位的文件或案卷。檔案館室的檔案整理工作主要是對這部分接收的檔案，依據(jù)存放和管理需要的進一步系統(tǒng)地整理，比如全宗和以件為單位的盒內(nèi)檔案的排列，檢索工具的某些加工等等。對整理好的檔案材料進行目錄編制，使檔案資料的查詢更加方便和快捷。

　　5.局部調(diào)整。對于已經(jīng)整理進入檔案館室的檔案，還需要進行校驗和專門的質(zhì)量檢查，不符合要求以及不便于保管利用的，還需要進一步加工以提高質(zhì)量。另外，檔案自身或檔案整理體系可能隨著時間的推移會發(fā)生變化，也需要進行必要的調(diào)整。

　　6.全過程整理。有些時候檔案館室會因為一些特殊原因接收和征集零散文件，另外，館藏體系遭受嚴重破壞，這都需要進行全過程檔案整理。

　　二、檔案數(shù)字化工作：

　　1. 檔案數(shù)字化管理。數(shù)字化檔案管理系統(tǒng)是對傳統(tǒng)檔案管理工作的一次創(chuàng)新，能夠實現(xiàn)對檔案和檔案材料收集、鑒別、整理、保管、轉遞、統(tǒng)計、查閱等日常工作的數(shù)字化管理，并可通過組織系統(tǒng)專網(wǎng)實現(xiàn)檔案的網(wǎng)上瀏覽和遠程查借閱功能。按照檔案業(yè)務工作流程，經(jīng)過系統(tǒng)管理員的授權，單位內(nèi)部領導和有關科室可以在各自辦公室查閱檔案，外來查檔單位可以在閱檔室通過電腦查閱電子檔案，也可以通過網(wǎng)絡實現(xiàn)遠程閱檔。系統(tǒng)全面運行后，可以大大提高工作效率，提升工作服務的水平和質(zhì)量，實現(xiàn)檔案由管理向信息研究與利用的質(zhì)的轉變。

　　2. 檔案數(shù)字化采集。從檔案實體庫提卷后，首先拆卷、校對檔案頁數(shù)、區(qū)分高掃、平掃材料，然后進行數(shù)據(jù)采集。檔案采集同時對圖像進行糾偏、去污、去黑邊等處理，校對檔案目錄、核對電子材料，完成初步審核。然后由專業(yè)的檔案數(shù)字化加工人員再次對檔案原件及數(shù)據(jù)進行審核，確認無誤后，完成檔案裝訂還原，對電子數(shù)據(jù)進行歸檔，為檔案的利用提供準確可靠的數(shù)據(jù)信息。在整個過程中，各環(huán)節(jié)相互配合，協(xié)同操作，以流水線方式完成信息的采集、審核工作。

　　3. 檔案數(shù)字化查閱。以特定的檔案管理系統(tǒng)為基礎，將數(shù)字化加工后的檔案都存儲在該檔案管理系統(tǒng)內(nèi)，在該檔案管理系統(tǒng)內(nèi)部實現(xiàn)了本地及遠程查詢、檢索和利用檔案的功能。與此同時，此類系統(tǒng)還在安全方面進行了多方考慮，例如，可按日期、時間或長期有效等多種方式，完成閱檔授權;閱檔過程進行詳細的日志記錄;信息采用加密信道傳輸?shù)榷喾N方式，使系統(tǒng)運行更加安全可靠。

　　綜上所述，檔案作為社會組織和個人工作、活動的直接原始記錄，起著非常重要的原始憑證作用和參考作用，在整理數(shù)字化過程中需要注意保障檔案原件和檔案信息的安全，因此，檔案整理數(shù)字化有著一系列較為復雜且繁瑣的流程。檔案整理數(shù)字化不僅可以提高組織的檔案管理效率，還能大大方便組織內(nèi)部人員和社會大眾對檔案的利用，充分發(fā)揮檔案資源的價值。