北京是我國的首都，同時也是我國的政治中心、國際交往中心、科技創(chuàng)新中心，世界著名古都和現(xiàn)代化國際大都市，產(chǎn)業(yè)結(jié)構(gòu)以新一代信息技術(shù)、科技服務(wù)業(yè)為主。由此可以看出，北京市經(jīng)濟發(fā)達。文化底蘊豐富。集政治、經(jīng)濟、文化等為一體的北京市，在長久的發(fā)展中積累了豐富且珍貴的檔案資源，這些檔案對社會發(fā)展建設(shè)起著十分重要的作用。因此，為了更好地管理并利用這些檔案資源，北京市較早時期就開始了檔案數(shù)字化轉(zhuǎn)型工作。

　　北京檔案資源的類型較為多樣，以照片檔案為例，照片檔案是指國家機構(gòu)、社會組織或個人在社會活動中直接形成的以靜止攝影影像為主要反映方式的有保存價值的歷史記錄。照片檔案一般包括底片、照片和說明三部分。

　　照片檔案整理包括兩部分：

　　(一)底片的整理

　　1. 底片整理分以下幾個步驟。第一，底片的編號。底片號是固定和反映底片在全宗內(nèi)排列順序的一組字符代碼，由全宗號、保管期限代碼、張?zhí)柦M成。其格式如下：全宗號一保管期限代碼一張?zhí)枴?/p>

　　2. 底片號的登錄。宜使用鐵筆將底片號橫排刻寫在膠片乳劑面片邊處(刻寫不下時，前段可不寫)，不得影響畫面;也可采用其他方式將底片號附著在膠片乳劑面片邊處，不得污染膠片。底片號登錄順序應(yīng)與照片號登錄順序保持一致，底片放人底片袋內(nèi)保管，一張一袋，并在底片袋的右上方標明底片號。對翻拍底片，應(yīng)在底片袋的左上方標明“F”字樣。對拷貝底片，應(yīng)在底片袋的左上方標明“K”字樣。

　　3. 底片的入冊。底片冊一般由297mmx210mm大小的若干芯頁和封面、封底組成，應(yīng)按底片號順序?qū)⒌灼来尾迦氲灼瑑?，芯頁的插袋上?yīng)標明相同的底片號。對幅面超過底片冊芯頁尺寸的大幅底片，應(yīng)在乳劑面墊襯柔軟的中性偏堿性紙張后，放入專用的檔案袋或檔案盒中，按底片號順序排列。

　　(二)照片的整理

　　照片的分類應(yīng)在全宗內(nèi)按保管期限一年度一問題進行分類。跨年度且不可分的照片，也可按保管期限一問題一年度進行分類。分類方案應(yīng)保持前后一致，不應(yīng)隨意變動。照片的排列應(yīng)在分類方案的最低一級類目內(nèi)，按問題結(jié)合時間、重要程度等進行排列。為便于提供利用，照片排列及入冊時應(yīng)同時考慮不同保密等級照片的定位。具體整理有以下幾個步驟：

　　1. 照片的編號。照片編號是固定和反映每張照片在全宗內(nèi)分類與排列順序的一組字符代碼，

　　照片號有兩種格式:

　　格式一：全宗號一保管期限代碼一冊號一張?zhí)?/p>

　　格式二：全宗號一保管期限代碼一張?zhí)?/p>

　　2. 照片的入冊。照片冊一般由297mmx210mm大小的若干芯頁和封面、封底組成。芯頁以30頁左右為宜，有活頁式和定頁式兩種。應(yīng)按照分類、排列順序即照片號順序?qū)⒄掌潭ㄔ谛卷撋希M成照片冊。對于照片冊放置不下的大幅照片，可將其放入專用的檔案袋或檔案盒中，按照片號順序排列。

　　3. 照片說明的填寫。說明內(nèi)容包括：題名、照片號、底片號、參見號、時間、攝影者和文字說明，其中文字說明應(yīng)綜合運用事由、時間、地點、人物、背景、攝影者等要素，概括揭示照片影像所反映的全部信息;或僅對題名未及內(nèi)容作出補充。其他需要說明的事項亦可在此欄表述，例如照片歸屬權(quán)不屬于本單位的，應(yīng)注明照片版權(quán)、來源等。一組(若干張)聯(lián)系密切的照片按順序排列后，可擬寫組合照片說明。采用組合照片說明的照片，其單張照片說明可以從簡。組合照片說明可放在本組第一張照片的上方，也可放在本冊所有照片之前。

　　近幾年，隨著信息技術(shù)水平的不斷提升，逐漸發(fā)展出一種與數(shù)字化技術(shù)手段相結(jié)合的新型檔案信息形態(tài)——檔案數(shù)字化。簡言之，檔案數(shù)字化就是通過各種先進技術(shù)手段對檔案原件進行加工處理，將其轉(zhuǎn)換為以非實體形式存儲在特定的檔案管理系統(tǒng)內(nèi)的數(shù)字化檔案的過程。

　　最后，北京檔案整理數(shù)字化的一系列舉措，不僅可以提高組織和檔案管理機構(gòu)的檔案整理效率，還能夠減少檔案管理的人力物力成本，提升組織檔案管理的完整性、準確性和規(guī)范化水平。