安徽位于我國(guó)中東部，是長(zhǎng)江三角洲的重要組成部分，有著我國(guó)重要的農(nóng)產(chǎn)品生產(chǎn)、能源、原材料和加工制造業(yè)基地。另一方面，安徽歷史十分悠久，文化底蘊(yùn)深厚，是中國(guó)史前文明的重要發(fā)源地之一，培育出道教文化、建安文學(xué)、桐城派、北宋理學(xué)、徽文化等。在此背景下，安徽積累了豐富的檔案資源，包括歷史檔案、科技文化檔案、文書檔案和照片檔案等多種類型，對(duì)社會(huì)發(fā)展和文化傳承起著重要作用。因此，安徽積極開展檔案整理數(shù)字化轉(zhuǎn)型，將其作為檔案整理工作發(fā)展的重要方向。

　　安徽檔案整理數(shù)字化工作中需注意：

　　1.明確數(shù)字化對(duì)象。綜合考量檔案的珍貴程度、開放程度、利用率、亟待搶救程度以及數(shù)字化資金情況。珍貴且瀕危的檔案應(yīng)優(yōu)先數(shù)字化;利用率高、開放需求大的檔案也需重點(diǎn)關(guān)注，確保有限資金投入到最有價(jià)值的檔案數(shù)字化工作中 。

　　2.精準(zhǔn)設(shè)定工作目標(biāo)。目標(biāo)要清晰、可衡量，比如在規(guī)定時(shí)間內(nèi)完成特定數(shù)量檔案的數(shù)字化，或者達(dá)到一定的數(shù)字化質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)，方便后續(xù)工作評(píng)估和進(jìn)度把控。

　　3.細(xì)化工作內(nèi)容。詳細(xì)列舉數(shù)字化工作的各個(gè)環(huán)節(jié)，從檔案整理、掃描、圖像處理、數(shù)據(jù)錄入到存儲(chǔ)等，每個(gè)環(huán)節(jié)都要有明確說明，避免工作遺漏或混亂。

　　4.合理進(jìn)行成本核算。全面計(jì)算各項(xiàng)成本，包括設(shè)備采購(gòu)或租賃、軟件購(gòu)買、人員薪酬、場(chǎng)地租賃等費(fèi)用，制定合理預(yù)算，保障資金充足且不浪費(fèi)。

　　5.選定合適的數(shù)字化技術(shù)方法和主要技術(shù)指標(biāo)。根據(jù)檔案類型和需求，選擇合適的掃描設(shè)備、分辨率、圖像格式等技術(shù)參數(shù)，確保數(shù)字化后的電子圖像清晰、準(zhǔn)確，符合長(zhǎng)期保存和利用要求。

　　6.確定驗(yàn)收依據(jù)。依據(jù)相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范，如《紙質(zhì)檔案數(shù)字化規(guī)范》，明確驗(yàn)收的具體指標(biāo)和流程，保證數(shù)字化成果質(zhì)量合格。

　　7.科學(xué)安排人員。根據(jù)工作內(nèi)容和流程，合理配置管理人員、技術(shù)人員、檔案整理人員等，確保人員專業(yè)技能與崗位需求匹配。

　　8.明晰責(zé)任分工。明確每個(gè)崗位和人員在數(shù)字化工作中的具體職責(zé)，避免出現(xiàn)職責(zé)不清、推諉責(zé)任的情況。

　　9.規(guī)劃合理的進(jìn)度。安排制定詳細(xì)的時(shí)間表，將工作分解為多個(gè)階段，設(shè)定每個(gè)階段的完成時(shí)間節(jié)點(diǎn)，定期檢查進(jìn)度，及時(shí)調(diào)整偏差。

　　10.制定完善的安全管理措施。建立檔案實(shí)體安全和信息安全保障機(jī)制，如檔案交接手續(xù)、數(shù)字化場(chǎng)所的安全防護(hù)、數(shù)據(jù)備份與恢復(fù)、信息加密等措施，防止檔案損壞、丟失和信息泄露。

　　11.進(jìn)行專家論證。邀請(qǐng)檔案管理、信息技術(shù)等領(lǐng)域?qū)＜覍?duì)工作方案進(jìn)行論證，借助專家經(jīng)驗(yàn)和專業(yè)知識(shí)，優(yōu)化方案，確?？茖W(xué)、規(guī)范、合理。

　　12.嚴(yán)格執(zhí)行審批后的方案。工作方案審批通過后，要嚴(yán)格按照方案執(zhí)行，執(zhí)行過程中如有變動(dòng)，需經(jīng)過審批流程，審批結(jié)果與工作過程文件一并保存，便于追溯和管理。

　　安徽檔案整理數(shù)字化的主要流程：

　　1、檔案整理：掃描前對(duì)檔案進(jìn)行核實(shí)、案卷拆分，掃描后將檔案重新裝訂，恢復(fù)其原貌的整理工作。

　　2、著錄建庫(kù)：利用檔案目錄數(shù)據(jù)庫(kù)建庫(kù)軟件經(jīng)過數(shù)據(jù)準(zhǔn)備工作后的符合標(biāo)準(zhǔn)的檔案目錄輸入計(jì)算機(jī);(一般通過政務(wù)網(wǎng)錄入該單位檔案管理賬戶)

　　3、檔案掃描：根據(jù)檔案原件的不同特點(diǎn)，使用相應(yīng)的掃描儀和掃描方式對(duì)檔案進(jìn)行掃描。

　　4、圖像處理：檢查所掃描的圖像是否清晰、完整，有無(wú)缺漏頁(yè)，影像方向是否正確等，并視需要對(duì)所掃描的圖像進(jìn)行糾偏、去污等技術(shù)處理。

　　5、圖像存儲(chǔ)：存儲(chǔ)時(shí)按全宗、目錄、案卷分級(jí)建立文件夾存儲(chǔ)，其中的一份文件也需要單獨(dú)創(chuàng)建文件夾。并根據(jù)不同的掃描格式選擇適當(dāng)數(shù)據(jù)存儲(chǔ)格式。

　　6、數(shù)據(jù)質(zhì)檢：對(duì)建成的目錄數(shù)據(jù)庫(kù)、圖像的質(zhì)量分別進(jìn)行質(zhì)量檢查和技術(shù)把關(guān)。

　　7、數(shù)據(jù)掛接：建立目錄數(shù)據(jù)庫(kù)和檔案圖像信息之間的一一對(duì)應(yīng)關(guān)系。

　　8、數(shù)據(jù)驗(yàn)收：對(duì)掃描的圖像與相應(yīng)數(shù)據(jù)信息掛接的準(zhǔn)確性進(jìn)行抽樣檢查并對(duì)合格數(shù)據(jù)提交甲方驗(yàn)收。

　　9、數(shù)據(jù)備份：將掛接后的目錄數(shù)據(jù)庫(kù)和掃描的圖像信息及時(shí)地刻錄光盤或依據(jù)甲方要求的介質(zhì)和份數(shù)進(jìn)行備份。

　　最后，安徽檔案整理數(shù)字化不僅可以幫助檔案管理機(jī)構(gòu)和組織提升檔案管理效率，還可以使檔案的查詢、檢索和利用更加便捷，充分發(fā)揮檔案的價(jià)值。