機關(guān)檔案是指機關(guān)在公務(wù)活動中形成的，對國家和社會有查考、利用和保存價值的各種形式、各種載體的歷史記錄。在機關(guān)日常工作過程中，形成最多的檔案類型是機關(guān)紙質(zhì)檔案?，F(xiàn)如今，隨著信息化建設(shè)的不斷推進，我國機關(guān)檔案管理正逐步向數(shù)字化轉(zhuǎn)型，按照國家政策要求，開展機關(guān)紙質(zhì)檔案數(shù)字化建設(shè)，統(tǒng)籌傳統(tǒng)載體檔案數(shù)字化、電子文件歸檔與電子檔案管理工作，并建立檔案數(shù)字化常態(tài)機制，積極實施紙質(zhì)檔案數(shù)字復(fù)制件的全文識別，建立室藏傳統(tǒng)載體檔案目錄數(shù)據(jù)庫，強化檔案數(shù)字化全過程監(jiān)管，保證檔案數(shù)字化成果的質(zhì)量、安全和有效利用。

　　機關(guān)紙質(zhì)檔案數(shù)字化外包的主要工作內(nèi)容：

　　1. 基本設(shè)置?；驹O(shè)置是對檔案管理的基本參數(shù)進行設(shè)置，明確檔案管理系統(tǒng)的使用單位、各人員權(quán)限、檔案類型、庫房位置、保管期限等情況，是檔案管理系統(tǒng)開展日常業(yè)務(wù)工作的前提。基本設(shè)置一般由單位主管、檔案工作負責人及相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)共同確定(普通工作人員不涉及)，在單位引進檔案管理系統(tǒng)時進行，具體通過系統(tǒng)的系統(tǒng)設(shè)置和基礎(chǔ)信息兩大模塊實現(xiàn)。系統(tǒng)設(shè)置和基礎(chǔ)信息兩大模塊的使用。

　　2. 檔案導(dǎo)入。檔案業(yè)務(wù)工作的第一步就是檔案的收集與整理，反映在檔案管理系統(tǒng)中就是檔案導(dǎo)入工作。數(shù)字化檔案的導(dǎo)入，首先仍然是檔案卷宗信息的導(dǎo)入。通過檔案收集模塊的檔案導(dǎo)入界面下載模板，根據(jù)模板錄入檔案的卷宗信息(包括卷內(nèi)目錄)，然后導(dǎo)入系統(tǒng)中，形成相應(yīng)的檔案信息。其次是檔案全文的導(dǎo)入。通過檔案收集中的文件導(dǎo)入，將檔案的全文文件導(dǎo)入系統(tǒng)，并與相應(yīng)的檔案卷宗對應(yīng)。

　　3. 檔案入庫。檔案入庫是指將已經(jīng)導(dǎo)入系統(tǒng)的檔案存放進庫房，這主要針對的是有紙質(zhì)載體的檔案。因為現(xiàn)在很多地方實行的是紙質(zhì)與電子的雙套制，即既有電子檔案、又有對應(yīng)的紙質(zhì)載體，所以除了純紙質(zhì)檔案外，許多電子檔案也有對應(yīng)的紙質(zhì)部分。檔案入庫針對的就是純紙質(zhì)檔案和電子檔案的紙質(zhì)部分。

　　檔案入庫的操作通過檔案存儲的檔案入庫頁面實現(xiàn)。在待入庫列表上，勾選要入庫的檔案，點擊“分配庫位”，選擇要存放的庫房、庫位，點擊“確認”即可。當然在檔案系統(tǒng)內(nèi)完成入庫的同時，必須將對應(yīng)的紙質(zhì)檔案存放到相應(yīng)的庫房、庫位中。

　　4. 檔案借閱。在檔案公布后，單位如有查看檔案的需要，可通過檔案借閱對已公布的檔案進行借閱。檔案借閱既可借閱紙質(zhì)檔案，又可借閱電子檔案。檔案借閱的實現(xiàn)，主要通過系統(tǒng)的“檔案借閱”模塊，在檔案借閱的全文檢索中查詢到需借閱的檔案后，直接點擊借閱申請進行借閱，也可添加進檔案車后再行借閱申請。

　　5. 檔案銷毀。檔案銷毀是指保管期限到期后，經(jīng)過檔案負責人鑒定，對需要銷毀的檔案進行銷毀。檔案銷毀，首先是確定需要銷毀的檔案，然后進行銷毀，在檔案管理系統(tǒng)內(nèi)對檔案進行銷毀的同時，也要將相應(yīng)的紙質(zhì)部分進行處理，可派專人登記銷毀。

　　6. 檔案利用。檔案利用是指對檔案的利用情況的查看，通過系統(tǒng)的“檔案存儲模塊”中的“庫房利用率和檔案利用率”，即可查看單位對檔案的利用情況。檔案作為一種信息資源，對組織和個人工作活動來說起著原始憑證作用和重要的參考作用，只有對其進行充分利用，才能在最大程度上發(fā)揮檔案資源的價值。因此，檔案的利用環(huán)節(jié)十分重要。

　　檔案數(shù)字化轉(zhuǎn)型和升級對我國的檔案管理和建設(shè)起著非常重要的作用。因此，為了促進檔案數(shù)字化轉(zhuǎn)型和升級工作，我國積極開展檔案數(shù)字化建設(shè)和升級，將其作為檔案管理和建設(shè)的重點。

　　綜上所述，機關(guān)紙質(zhì)檔案數(shù)字化外包是檔案管理現(xiàn)代化的重要舉措，也是機關(guān)單位應(yīng)對數(shù)字化轉(zhuǎn)型挑戰(zhàn)的有效途徑。通過外包，機關(guān)單位能夠?qū)⒂邢薜馁Y源集中于核心業(yè)務(wù)，同時借助專業(yè)機構(gòu)的技術(shù)優(yōu)勢，確保檔案數(shù)字化工作的高效、安全和合規(guī)。未來，隨著檔案數(shù)字化技術(shù)的不斷發(fā)展和外包服務(wù)的進一步規(guī)范化，機關(guān)單位的檔案管理將更加智能化、便捷化，為機關(guān)工作的高效開展和信息化建設(shè)提供有力支撐。