近些年來，隨著信息技術(shù)水平的提升，各行各業(yè)逐漸認識到傳統(tǒng)發(fā)展模式的不足，看到了新興信息科技的力量，積極與新興技術(shù)手段相結(jié)合，以實現(xiàn)自身的創(chuàng)新可持續(xù)發(fā)展。在此發(fā)展趨勢下，我國檔案管理行業(yè)也認識到了自己的不足，積極開展檔案整理工作。隨著檔案數(shù)量的不斷增加，以及檔案整理工作的復(fù)雜性，不少檔案管理機構(gòu)都開始選擇將檔案整理工作外包出去，以提升檔案整理效率，充分發(fā)揮檔案信息的價值。隨著需求的不斷增多，專業(yè)的檔案整理機構(gòu)也陸續(xù)出現(xiàn)并發(fā)展壯大。

　　靠譜的檔案整理機構(gòu)在為客戶提供檔案整理服務(wù)過程中，會充分尊重以下原則：

　　1. 保持文件之間的歷史聯(lián)系。所謂文件之間的歷史聯(lián)系，是指文件在產(chǎn)生和處理過程中所形成的內(nèi)在聯(lián)系，主要表現(xiàn)在文件的來源、時間、內(nèi)容和形式等方面。檔案整理時，應(yīng)盡可能保持這種聯(lián)系，而不要割裂這種聯(lián)系。

　　2. 充分利用原有的整理基礎(chǔ)。充分利用原有的整理基礎(chǔ)，是指對于已經(jīng)整理過的檔案，不要輕易打亂原有的整理體系重新整理，這就是我國檔案界慣稱的“充分利用原基礎(chǔ)”。檔案是歷史文化的積累，它不僅記了社會實踐活動，而且自然反映了歷來檔案整理和保存的真實情況與成果。所以，對于已經(jīng)整理過的檔案，我們要尊重前人的勞動成果，只要有規(guī)可循、有目可查，就應(yīng)力求保持其原有的整理體系。特別是對歷史檔案的原有整理基礎(chǔ)，更應(yīng)慎重對待，力求保持歷史原貌。在不同的情況下，我們對“充分利用原有的整理基礎(chǔ)”的把握，應(yīng)有不同的策略：一是在原有整理結(jié)果基本可用的情況下，保持原有整理成果不變，通過編制必要的檢索工具來彌補其中的缺陷;二是在原有整理狀況明顯不合理的情況下，應(yīng)充分研究和利用原來整理的成果，進行局部的調(diào)整;三是在原有整理結(jié)果基本不可用的情況下，可以重新整理，但也應(yīng)當(dāng)量吸收和保留原有整理基礎(chǔ)中的可取之處，如原有的形成單位、內(nèi)容和時間等標識。

　　3. 便于檔案的保管和利用。便于檔案的保管和利用，既是檔案整理工作的出發(fā)點和根本目的，也是衡量檔案整理量的最終尺度。一般而言，檔案整理過程中，只要保持了文件之間的歷史聯(lián)系，就能便于案的保管和利用，這兩者基本上是一致的。但有時也會產(chǎn)生矛盾。比如，一次會議的文件料，有紙質(zhì)文件，也有照片和錄音錄像材料;有文書材料，也有會務(wù)經(jīng)費支出的會計材料，這些文件材料在內(nèi)容上有著重要的聯(lián)系，但由于檔案門類和載體類型不同，如果按照保持文件之間的歷史聯(lián)系的要求全部放在一起整理，顯然不便于保管和利用。在整理檔案時，如果持文件聯(lián)系與便于保管利用發(fā)生了矛盾，不能機械地運用保持文件之間歷史聯(lián)系的原則應(yīng)首先考慮檔案保管和利用的方便。因此，對于不同種類的檔案，或者記錄載體、機密和和保存價值等明顯不同的文件，應(yīng)根據(jù)具體情況分別整理。

　　靠譜的檔案整理機構(gòu)

　　1.資質(zhì)與經(jīng)驗。對于機關(guān)單位而言，檔案服務(wù)外包公司的資質(zhì)是合作的首要前提。合法合規(guī)經(jīng)營是基礎(chǔ)，外包公司不僅要有合法有效的營業(yè)執(zhí)照，還必須具備與檔案服務(wù)相關(guān)的專業(yè)許可。特別是涉及涉密檔案整理加工時，涉密資質(zhì)更是不可或缺，這是保障檔案信息安全與合規(guī)操作的關(guān)鍵。

　　豐富的行業(yè)經(jīng)驗同樣是衡量外包公司實力的重要指標。有過為政府部門、機關(guān)單位提供檔案整理服務(wù)經(jīng)驗的公司，往往更能理解檔案服務(wù)外包的工作流程和特殊要求，在合作過程中能夠更好地適應(yīng)機關(guān)單位嚴謹、規(guī)范的工作環(huán)境。業(yè)主單位可以通過查閱公司官網(wǎng)、公眾號展示的成功案例，參考過往客戶的評價，詳細了解其服務(wù)過的機關(guān)單位類型、項目規(guī)模及成果，以此評估公司的實戰(zhàn)經(jīng)驗是否豐富。

　　2.人員與技術(shù)。專業(yè)的人才團隊與先進的技術(shù)手段，是檔案服務(wù)外包公司的核心競爭力。針對機關(guān)單位的檔案整理工作，外包公司應(yīng)配備熟悉檔案管理政策法規(guī)、精通機關(guān)檔案分類體系的專業(yè)人才，確保檔案鑒定、分類、整理等基礎(chǔ)工作準確規(guī)范。同時，具備計算機、數(shù)據(jù)庫、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的專業(yè)人員也是關(guān)鍵，他們能夠運用先進的技術(shù)設(shè)備和軟件，保障檔案整理工作的高效推進。