現(xiàn)如今，隨著檔案數(shù)量的激增以及社會的迅速發(fā)展，傳統(tǒng)的檔案管理模式逐漸不能適應(yīng)發(fā)展需要。再加之社會大眾的文化程度不斷提高，對于各類歷史檔案、文書檔案或者人事檔案的利用需求擴大升級，傳統(tǒng)的檔案管理模式智能將檔案信息存放在特定的線下檔案館或者檔案室里，很難滿足社會大眾不斷升級的多樣化檔案需求。因此，我國檔案管理的相關(guān)機構(gòu)認識到了信息技術(shù)的重要性，積極探索檔案管理與先進技術(shù)相結(jié)合的發(fā)展道路，衍生出了檔案數(shù)字化的新型檔案信息形態(tài)。

　　具體來說，檔案數(shù)字化指的是利用數(shù)據(jù)庫技術(shù)、數(shù)據(jù)壓縮技術(shù)、掃描技術(shù)等技術(shù)手段，將紙質(zhì)檔案、銀鹽感光材料照片檔案、以模擬型號為記錄形式(錄音帶、錄像帶)的錄音、錄像檔案等介質(zhì)的檔案進行數(shù)字加工，將其轉(zhuǎn)化為存儲在磁帶、磁盤、光盤等載體上并能被計算機識別的數(shù)字圖像或數(shù)字文本的處理過程。近些年來，企事業(yè)單位等各類社會組織對于檔案數(shù)字化轉(zhuǎn)型的需求不斷增大，檔案數(shù)字化服務(wù)也逐漸趨于完善，并更加專業(yè)化。

　　檔案數(shù)字化服務(wù)的具體服務(wù)流程：

　　第一，檔案數(shù)字化前期準備

　　1. 檔案出庫。紙質(zhì)檔案數(shù)字化加工之前，檔案保管機構(gòu)需要對檔案信息資源進行有序整理，就是要按照檔案信息化建設(shè)的要求，在進行數(shù)字轉(zhuǎn)換之前，對檔案信息普遍、全面地進行一次鑒定和加工整理。

　　2. 檔案的交接。檔案保管機構(gòu)將需數(shù)字化處理的檔案移交給業(yè)務(wù)承包方，承包方應(yīng)當(dāng)對照檔案保管機構(gòu)提供的檔案目錄認真清點核對檔案的卷數(shù)，在檔案保管機構(gòu)和承包方確認無誤的情況下，簽訂《紙質(zhì)檔案數(shù)字化原件交付單》。

　　第二，檔案數(shù)字化過程

　　1. 設(shè)備選擇。檔案掃描應(yīng)根據(jù)紙質(zhì)檔案原件實際情況、數(shù)字化目的、數(shù)字化規(guī)模、計算機網(wǎng)絡(luò)和存儲條件等選擇相應(yīng)的掃描設(shè)備，進行相關(guān)參數(shù)的設(shè)置和調(diào)整。參數(shù)的設(shè)置和調(diào)整應(yīng)保證掃描后數(shù)字圖像清晰、完整、不失真，圖像效果最接近檔案原貌。

　　掃描儀是進行紙質(zhì)檔案數(shù)字化工作所必需的設(shè)備，常用的紙質(zhì)檔案數(shù)字化設(shè)備有平板掃描儀、高速掃描儀、寬幅掃描儀、零邊距掃描儀、數(shù)碼翻拍儀等。不同的設(shè)備有不同的使用范圍。

　　2. 參數(shù)設(shè)置。在掃描前使用專用硬件設(shè)備交驗顯示器參數(shù)，使之與掃描儀的對應(yīng)參數(shù)保持一致，防止掃描結(jié)果在顯示器上顯示時產(chǎn)生亮度和色彩的偏差。

　　3. 數(shù)字化操作。將紙質(zhì)檔案進行掃描，轉(zhuǎn)化為電子文件，采用專業(yè)掃描儀或者數(shù)碼翻拍儀等設(shè)備完成，保證掃描質(zhì)量和準確度?！皰呙琛辈僮魍瓿珊?，接下來為圖像文件命名就可以按設(shè)置好的文件格式進行存儲。

　　第三，檔案數(shù)字化后的處理步驟

　　1. 圖像處理。掃描完成后，需要對圖像進行處理。這包括圖像校正、裁剪、旋轉(zhuǎn)和增強等操作。圖像校正消除了因掃描時出現(xiàn)的傾斜或偏移導(dǎo)致的問題，確保圖像的水平和垂直對齊。裁剪操作可以去除邊框、空白和不需要的部分，使圖像更加整潔。旋轉(zhuǎn)功能可以糾正橫向或縱向放置的圖像。圖像增強則是通過調(diào)整亮度、對比度和色彩來改善圖像質(zhì)量。

　　2. 光學(xué)字符識別(OCR)。為了增強數(shù)字化檔案的可搜索性和可編輯性，通常需要進行光學(xué)字符識別(OCR)。OCR軟件能夠自動識別掃描圖像中的文本，并將其轉(zhuǎn)換為可編輯文本格式。這樣，用戶可以方便地使用關(guān)鍵詞搜索檔案內(nèi)容，而不必逐頁查找。

　　3. 數(shù)據(jù)掛接。數(shù)據(jù)掛接是將經(jīng)過質(zhì)檢的紙質(zhì)檔案數(shù)字圖像，掛接到檔案目錄數(shù)據(jù)庫中去，實現(xiàn)目錄數(shù)據(jù)與數(shù)字圖像的關(guān)聯(lián)，以便于利用者通過檔案目錄數(shù)據(jù)庫直接調(diào)閱檔案全文。數(shù)據(jù)掛接應(yīng)借助相關(guān)軟件。掛接后應(yīng)逐條檢查掛接結(jié)果的準確性。

　　以上就是檔案數(shù)字化服務(wù)的具體流程和步驟，雖然較為繁瑣，但嚴謹遵守流程進行操作，一方面有利于保障客戶檔案信息和檔案實體原件的安全性，另一方面有利于確保數(shù)字化檔案的質(zhì)量，為后續(xù)數(shù)字化檔案的利用和管理奠定良好的基礎(chǔ)。

　　最后，從社會發(fā)展趨勢來看，檔案數(shù)字化抓緊成為我國檔案管理事業(yè)發(fā)展的主流方向。未來，檔案數(shù)字化將會更加完善，檔案數(shù)字化外包機構(gòu)可以為客戶提供高效、專業(yè)、個性化的檔案數(shù)字化服務(wù)。