文書檔案，是機關(guān)、團(tuán)體、企事業(yè)單位在形成在行政管理事務(wù)活動中產(chǎn)生的，由通用文書轉(zhuǎn)化而來的那一部分檔案的習(xí)慣稱謂。具體內(nèi)容包括命令、指示、決定、布告、請示、報告、批復(fù)、通知、信函、簡報、會議記錄、計劃和總結(jié)等。

　　文書檔案整理及數(shù)字化的主要步驟：

　　(一)文書檔案整理

　　1、文書檔案整理收集。收集是歸檔文書檔案管理整理的前提、根本，沒有收集齊全完整的文件材料，歸檔整理就不能很好地反映立檔單位的歷史面貌和工作情況。因此，收集應(yīng)歸檔的文件材料必須保證齊全完整;收集范圍是本單位的收文、發(fā)文、內(nèi)部文件。必須采取以下相應(yīng)措施：

　　(1)立檔單位要建立健全收發(fā)文登記制度，有完整的收文登記本、發(fā)文登記本、印章登記本、依據(jù)歸檔范圍，收集所登記的“紅頭文件”的歸檔。

　　()檢查本單位在年度工作中產(chǎn)生的“白頭文件”材料是否收集歸檔。如：①會議材料：本單位年度工作會議材料(總結(jié)、計劃)、表彰材料，專業(yè)會議材料，代表發(fā)言材料;本單位在上級工作會議上發(fā)言、匯報、經(jīng)驗材料、典型材料、交流或發(fā)表論文、考察報告。②綜合材料：會議記錄本(黨委、黨組會議，行政、辦公會議)等;各類花名冊、登記簿(干部職工、黨員、專業(yè)技術(shù)人員等花名冊及主要業(yè)務(wù)工作登記簿);年報表(業(yè)務(wù)、黨員、人事勞資等各種統(tǒng)計報表);各種介紹信存根(黨團(tuán)組織關(guān)系、干部調(diào)動、行政事務(wù)等)、協(xié)議、合同。

　　2、文書檔案整理裝訂。用不銹鋼釘或線將歸檔范圍中的文書檔案管理歸檔文件以“件”為單位固定在一起即單“件”裝訂，便于保管利用。

　　(1)整理單位：確定以件為文書檔案管理歸檔文件的整理單位。一般以每份文件為一件，文件正本與定稿為一件，正文與附件為一件，原件與復(fù)制件為一件，轉(zhuǎn)發(fā)文與被轉(zhuǎn)發(fā)文為一件，重要文件的正本與歷次修改稿可各為一件;計算機及其網(wǎng)絡(luò)環(huán)境中形成的文件，無定稿的或打印出來的定稿上無領(lǐng)導(dǎo)修改手跡、批示而定稿不存檔的，將正本與發(fā)文稿紙為一件，報表、名冊、圖冊、會議記錄、介紹信存根等按其原來的裝訂方式，一個自然本(冊)為一件，未裝訂的式樣同一的表格，以一定的單位組合，可裝訂在一起的為一件;來文與復(fù)文可為一件，未裝訂成套的會議材料各為一件，正文與文件處理單為一件。

　　(2)文件的裝訂：文書檔案管理歸檔文件按件裝訂具體要求：正本在前，定稿在后;正文在前，附件在后;原件在前，復(fù)制件在后;轉(zhuǎn)發(fā)文在前，被轉(zhuǎn)發(fā)文在后;復(fù)文在前，來復(fù)在后;漢文在前，少數(shù)民族文字在后;不同文字的文本，無特殊規(guī)定的，中文在前，外文在后;有文件處理的，文件處理單在前，正文在后。

　　(3)裝訂的部位與對齊方式及注意事項：文件裝訂時應(yīng)以左、下側(cè)對齊，以便裝訂和利用。裝訂時，應(yīng)將保管期限為永久的文書檔案管理歸檔文件中去掉不符合保管要求的一般訂書釘，采用不銹鋼訂書釘裝訂(注意：采用不銹鋼訂書釘裝訂的檔案不能用微波設(shè)備進(jìn)行消毒，否則可能會引起火災(zāi))。或較厚的文件采用“三孔一線”的線裝方法裝訂。

　　3、文書檔案整理分類。文書檔案管理歸檔文件采用年度——保管期限分類法進(jìn)行分類，同全宗應(yīng)保持分類方案的穩(wěn)定。

　　4、文書檔案整理編號。文書檔案管理歸檔文件編號是指將文書檔案管理歸檔文件在全宗中的位置標(biāo)識為符號，并以歸檔章的形式在文書檔案管理歸檔文件上注明。編號是編目工作的起點和基礎(chǔ)，其目的是反映分類、排列這些系統(tǒng)工作的成果。

　　(二)文書檔案數(shù)字化

　　文書檔案是我國檔案數(shù)字化加工中處理相對較多的檔案類型。文書檔案的數(shù)字化包括檔案預(yù)處理、檔案掃描、圖像處理、光學(xué)字符識別、光學(xué)字符識別、數(shù)據(jù)整理和分類、數(shù)據(jù)掛接、數(shù)字化檔案存儲和備份、數(shù)據(jù)驗收與移交等一系列繁瑣且相互關(guān)聯(lián)的程序。

　　最后，隨著社會信息技術(shù)水平的不斷進(jìn)步，文書檔案整理及數(shù)字化工作在全國的普及程度將會越來越高，越愛越多的企事業(yè)單位和其他社會組織開展檔案整理數(shù)字建設(shè)工作，以促進(jìn)檔案管理效率的提高。