檔案數(shù)字化是什么，這個機構(gòu)是干什么的？在日常工作中，檔案數(shù)字化是當前信息化高度發(fā)展態(tài)勢下，對檔案管理工作的一項基礎(chǔ)且重要的環(huán)節(jié)。那么檔案數(shù)字化機構(gòu)在其中又能做什么呢？

　　檔案整理工作：對于有大量人事檔案、文書檔案、財務(wù)檔案等的單位或企業(yè)來說，材料可能分布在單位各個不同部門，導致在進行材料整理歸納時耗費大量時間，且由于人手不夠充分、日常工作繁雜等原因，使大量材料堆積不能及時歸檔。而檔案數(shù)字化機構(gòu)的專業(yè)檔案服務(wù)人員可以為單位、企業(yè)提供檔案整理服務(wù)，滿足工作需求。

　　檔案數(shù)字化工作：應(yīng)國家政策要求，現(xiàn)在越來越多的單位、企業(yè)也在開展日常信息化工作的部署，那么檔案材料的電子化、數(shù)字化是開展工作的重要基礎(chǔ)，而對單位或公司來說，每年的工作進程都會產(chǎn)生大量的紙質(zhì)文件、書面材料，這項工序就需要專項工作人員，而檔案數(shù)字化機構(gòu)，有完善的工作流程、軟硬件設(shè)施齊全，能高效完成檔案數(shù)字化的工作。

　　項目準備：檔案整理數(shù)字化服務(wù)商和委托企業(yè)制定工作標準和計劃，按企業(yè)要求在規(guī)定的時間、地點完成工作。

　　定掃描頁：原則上應(yīng)將確定為數(shù)字化對象的紙質(zhì)檔案全部掃描，不宜進行挑掃。如有不需要掃描的頁面應(yīng)加以標注。

　　編制頁號：應(yīng)對沒有頁號或頁號不正確的檔案重新編制頁號。統(tǒng)一位置書寫頁號，且不壓蓋檔案內(nèi)容。同時將破損頁面、缺頁等特殊情況進行登記。

　　目錄數(shù)據(jù)準備：按照目錄數(shù)據(jù)庫建立時制定的數(shù)據(jù)規(guī)則，對照檔案原件內(nèi)容，規(guī)范檔案中的目錄內(nèi)容。并對照需在目錄數(shù)據(jù)庫中進行標記的情況進行標記。

　　拆除裝訂：應(yīng)以對紙質(zhì)檔案的保護為原則確定是否拆除裝訂。如需拆除裝訂物，應(yīng)注意保護檔案不受損害，并對排列順序不準確的檔案進行重排。特殊裝訂且拆除裝訂后需恢復的檔案，在拆除裝訂物時應(yīng)采用拍照等方式記錄檔案原貌，以便于恢復。

　　技術(shù)修復：破損嚴重或其他無法直接進行掃描的紙質(zhì)檔案，應(yīng)先由專業(yè)技術(shù)人員進行技術(shù)修復。折皺不平影響掃描質(zhì)量的紙質(zhì)檔案應(yīng)先進行壓平等相應(yīng)技術(shù)處理。

　　數(shù)字化處理：對原紙質(zhì)材料進行掃描，上傳到相應(yīng)的系統(tǒng)。然后對已經(jīng)上傳數(shù)字化的材料進行修圖處理，修掉檔案材料中的折痕、墨塊等。

　　校驗和掛接：會有不同的工作人員進行第一次校驗和第二次校驗，只有通過兩次校驗都沒有問題，才能接著對檔案進行批量掛接處理，將掃描、處理完成的圖片掛接到相應(yīng)的檔案條目。掛接完成之后還需要進行目錄編撰、圖像處理、掛接校對。

　　分類和裝訂：在進行數(shù)字化管理之后，需要對紙質(zhì)檔案進行分類和裝訂，以便于后續(xù)的查閱和使用。

　　數(shù)據(jù)備份：最后需要在光盤或者硬盤中進行數(shù)字化的備份，以防止數(shù)據(jù)丟失。

　　檔案管理轉(zhuǎn)型數(shù)字化管理是一種趨勢，順應(yīng)互聯(lián)網(wǎng)潮流和時代發(fā)展的要求。很多企業(yè)會把檔案數(shù)字化工作外包檔案整理數(shù)字化服務(wù)商。

　　宿州檔案整理數(shù)字化需要注意哪些

　　檔案信息是企業(yè)的核心資源和重要資產(chǎn)，隨著科技的飛速發(fā)展，數(shù)字化、智能化對企業(yè)的發(fā)展越來越重要。那么，檔案數(shù)字化服務(wù)的選擇需要注意什么呢？

　　第一，采用科學的技術(shù)指標。熟悉掌握檔案數(shù)字化相關(guān)的規(guī)范文件。例如，紙質(zhì)檔案掃描加工的主要技術(shù)參數(shù)要求涉及色彩模式、分辨率、存儲格式和壓縮率等。其中掃描色彩模式一般有黑白二值、灰度、彩色等。建議掃描分辨率不小于300dpi。

　　第二，采用規(guī)范的加工流程。檔案數(shù)字化加工的流程主要包括檔案整理、目錄建庫、檔案掃描、圖像處理、圖像存儲、數(shù)據(jù)質(zhì)檢、數(shù)據(jù)掛接、數(shù)據(jù)驗收、數(shù)據(jù)備份、成果管理等。不可遺漏任何一個工作環(huán)節(jié)，否則可能導致數(shù)字化成果不合格、不可用。

　　第三，采用嚴謹?shù)倪^程管理。在數(shù)字化加工過程中，建立問題反饋機制，階段性對數(shù)字化成果進行檢驗和修正，加強對質(zhì)量的檢測和過程的監(jiān)控。

　　第四，有標準的檔案數(shù)字化方案。制定方案的人需要熟悉國家及行業(yè)標準，并且能真正意識到檔案管理信息化的重要性，如果僅僅將檔案信息化看作工作任務(wù)，會出現(xiàn)為了完成工作任務(wù)而工作的不良現(xiàn)象，不利于檔案數(shù)字化的工作開展。

　　第五，具備數(shù)字化軟件和硬件設(shè)備。要做好檔案數(shù)字化建設(shè)，企業(yè)需要配備服務(wù)器、計算機、掃描儀、檔案數(shù)字化加工軟件等軟硬件設(shè)備。如果企業(yè)現(xiàn)有的一些硬件設(shè)備常年不更換和維護的話，容易導致計算機設(shè)備的存儲與系統(tǒng)老化，存在著檔案信息丟失的潛在隱患。

　　第六，有獨立的加工場地。企業(yè)在檔案數(shù)字化建設(shè)開展之前，需要準備相對獨立的加工場地，以保證檔案材料的安全。并且在檔案的進出環(huán)節(jié)設(shè)置專人管理，以保證檔案數(shù)字化過程中的閉環(huán)管理。

　　看到這里，想必大家已經(jīng)意識到，企業(yè)想要做好檔案數(shù)字化建設(shè)，是需要投入一定的人力、物力、財力的，所以才會有越來越多的企業(yè)選擇專業(yè)的第三方機構(gòu)！

　　宿州檔案數(shù)字化流程

　　數(shù)字檔案是按照國家相關(guān)技術(shù)標準，利用掃描等技術(shù)手段將紙質(zhì)檔案轉(zhuǎn)化形成為數(shù)字圖像和數(shù)字文本。那么檔案數(shù)字化的過程包含哪些具體的工作流程呢？

　　一、檔案出庫。需要對每一本檔案材料做出庫登記、入庫盤點、雙方核對、驗收移交。

　　二、整理編碼、核對。對接收的每本檔案材料進行核查與整理，比如拆除材料紙頁上舊的裝訂、對存在破損或未達掃描標準的材料進行技術(shù)修復，編制材料的類號和頁號，整理編碼完成后仔細核查準確，防止漏編錯編。

　　三、電子目錄的錄入、校對、調(diào)整。將每一份檔案紙質(zhì)材料編制對應(yīng)的電子目錄，對完成的目錄進行校對，確保轉(zhuǎn)確率、避免出現(xiàn)錯別字等，還要核查檔案材料的形成日期、材料具體頁數(shù)是否有誤。

　　四、檔案文件掃描。要將全部檔案材料逐件按照順序掃描，形成檔案材料電子檔原始圖像。

　　五、原始圖像制作、數(shù)據(jù)初審、高清圖像刻作。對原始掃描圖像進行修整，比如在不影響材料內(nèi)容的前提下對紙張的破損、遺留的裝訂痕跡進行修理；修整后要對電子數(shù)據(jù)進行核查核對，并作圖像高清刻作。

　　六、重新裝訂并檢查。要保證紙質(zhì)文件順序與電子檔文件順序完全一致，打印并加裝新的檔案材料目錄、隔頁紙和檔案正文內(nèi)容，檢查類頁號是否填寫缺漏、文件是否有錯裝、漏裝，核查無誤后將紙質(zhì)檔案封盒。

　　七、數(shù)據(jù)總審入庫。對電子檔數(shù)據(jù)進行檢查復核，確定各方面細節(jié)無誤、數(shù)據(jù)內(nèi)容符合標準規(guī)則后，將電子檔數(shù)據(jù)刻作入庫，將檔案紙質(zhì)材料與電子檔數(shù)據(jù)庫移交。

　　八、目錄數(shù)據(jù)準備

　　按照《檔案著錄規(guī)則》(DA/T 18)等的要求，規(guī)范檔案中的目錄內(nèi)容，包括確定檔案目錄的著錄項、字段長度和內(nèi)容要求。如有錯誤或不規(guī)范的案卷題名、文件名、責任者、起止頁號和頁數(shù)等，應(yīng)進行修改。

　　九、拆除裝訂

　　在不去除裝訂物情況下，影響掃描工作進行的檔案，應(yīng)拆除裝訂物；將檔案原件的裝訂線拆除，排好順序，不得出現(xiàn)任何漏缺頁及順序差錯，更不能對檔案原件有任何損壞。

　　十、區(qū)分掃描件和非掃描件

　　按要求把同一案卷中的掃描件和非掃描件區(qū)分開。普發(fā)性文件區(qū)分的原則是：無關(guān)的重份的文件要剔除，有正式件的文件可以不掃描原稿。

　　十一、頁面修整

　　對破損嚴重、無法直接進行掃描的檔案，應(yīng)先進行技術(shù)修復、裱糊；

　　折皺不平影響掃描質(zhì)量的原件應(yīng)先進行相應(yīng)處理(壓平或燙平等)后再進行掃描。

　　十二、檔案整理登記

　　制作并填寫紙質(zhì)檔案數(shù)字化加工過程登記表，詳細記錄檔案整理后每份文件的起始頁號和頁數(shù)。

　　看完全文，相信大家對檔案數(shù)字化的過程也有所了解了，如果有對檔案材料信息化、數(shù)字化的相關(guān)疑問和工作需求，歡迎致電或在中博奧技術(shù)有限公司官網(wǎng)進行業(yè)務(wù)咨詢！

　　宿州檔案整理數(shù)字化服務(wù)的優(yōu)勢

　　在計算機技術(shù)的全面應(yīng)用下，衍生出數(shù)字化技術(shù)，其應(yīng)用領(lǐng)域廣泛，具有針對性的優(yōu)勢，比如，數(shù)字化技術(shù)具有信息處理快的優(yōu)勢，在日常使用過程中，面對大量的綜合性數(shù)據(jù)，其傳遞和分析能力較強。計算機高效處理性明顯，數(shù)字化技術(shù)應(yīng)用下，處理速率提高，滿足了檔案數(shù)字化的要求?，F(xiàn)在來帶大家看看檔案數(shù)字化優(yōu)勢具體有哪些？

　　一、數(shù)字化管理檔案使傳統(tǒng)的以紙質(zhì)為載體的檔案信息對象轉(zhuǎn)為機讀檔案，不僅節(jié)約了保管費用，節(jié)省了占地空間，而且查閱起來極為方便迅速，從而避免了反復印制資料而造成的紙張和人員的浪費。

　　二、提高辦公效率，數(shù)字化檔案管理使資料能及時歸檔，并盡快提供利用。數(shù)字化檔案管理使查詢資料變得非常簡單，真正讓辦公人員做到足不出戶便可知曉天下大事。數(shù)字化檔案事實上成為“無墻界檔案”，檔案庫也從文件實體的保管基本變成了提供利用方便的信息控制中心。

　　三、增強檔案原件保護，將紙制檔案轉(zhuǎn)變?yōu)閿?shù)字化電子檔案后，檔案的使用更加安全。尤其對歷史久遠的檔案材料，數(shù)字化處理后無疑是對其更好的保護。

　　四、降低企業(yè)經(jīng)營成本。過去一直使用粗放型模式來管理檔案，也就是增加辦公人員和辦公費用解決這一難題，致使管理成本大幅上漲。而數(shù)字化管理檔案讓傳統(tǒng)的以紙質(zhì)為載體的檔案信息轉(zhuǎn)化為機讀檔案，不僅節(jié)約了日常保管維護費用，而且查閱起來極為方便迅速，從而避免了反復印制資料而造成的紙張和人員的浪費。

　　五、提高辦公效率。檔案數(shù)字化管理使資料能及時歸檔，并盡快提供利用。以組織人事部門為例，干部的任用、干部的提拔都需要詳細準確的檔案信息。在檔案數(shù)字化之后就可以及時的提供詳細的數(shù)據(jù)，為領(lǐng)導決策提供服務(wù)。

　　六、增強檔案原件保護。將紙質(zhì)檔案轉(zhuǎn)變?yōu)閿?shù)字化電子檔案進行檔案數(shù)字化管理后，檔案的使用更加安全。尤其對歷史久遠的檔案材料，數(shù)字化處理后無疑是對其更好的保護。

　　好了，本期檔案數(shù)字化優(yōu)勢的內(nèi)容就為您介紹到這里，我們下期再見！