文書檔案作為具有保存價值、憑證價值和參考價值的文件材料，詳細(xì)記錄了組織的各類工作記錄以及其他各類活動，在組織的發(fā)展壯大中發(fā)揮著重要的作用。在社會各行各業(yè)都積極開展數(shù)字轉(zhuǎn)型的背景下，如何進(jìn)一步加快文書檔案數(shù)字化進(jìn)程，提升管理效率，創(chuàng)新管理模式，推動文書檔案管理朝著現(xiàn)代化、數(shù)字化、規(guī)范化的方向發(fā)展，是目前我國各個檔案管理機(jī)構(gòu)和企事業(yè)單位都較為關(guān)注的問題。文書檔案整理數(shù)字化是我國檔案數(shù)字化整理中占比較大的一個方面。

　　文書檔案整理數(shù)字化的必要性：

　　第一，數(shù)字化整理是提升文書檔案管理和利用效率的必然要求。近些年，信息技術(shù)對各行各業(yè)的影響不斷加深，文書檔案數(shù)字化已經(jīng)成為時代發(fā)展趨勢。加快文書檔案數(shù)字化建設(shè)，充分將現(xiàn)代信息技術(shù)應(yīng)用至文書檔案管理的各個環(huán)節(jié)，不斷改革文書檔案管理內(nèi)容，能夠更好地采集信息資源，提升立卷歸檔效率。除此之外，傳統(tǒng)紙質(zhì)化、純手工化的管理模式中，文書檔案保管周期短、成本高，且容易受檔案管理環(huán)境的影響。與此相比，檔案整理數(shù)字化可以將文書檔案轉(zhuǎn)化為數(shù)字化的形式進(jìn)行保存、加工和管理，能夠延長文書檔案保管期限，打破文書檔案開發(fā)利用的時間壁壘和空間壁壘，最大限度地保證文書檔案資源的完整性、真實(shí)性和原始性。數(shù)字化整理和建設(shè)對我國的實(shí)際影響和發(fā)揮發(fā)展有著十分重要的作用。

　　第二，數(shù)字化整理是滿足文書檔案利用需求的內(nèi)在要求。文書檔案是在組織日常行政事務(wù)中產(chǎn)生的信息資源，具有重要的社會價值、文化價值、經(jīng)濟(jì)價值、科研價值。因此，充分挖掘文書檔案的價值，滿足相關(guān)主體的利用需求，是數(shù)字化時代文書檔案管理工作的目標(biāo)之一。首先，文書檔案整理數(shù)字化可以大大簡化文書檔案收集、整理以及編輯的各個流程，打造一體化的檔案管理模式，能夠更好地對文書檔案進(jìn)行查詢與檢索，為企業(yè)相關(guān)的查檔、用檔主體提供信息參考。例如，文書檔案數(shù)字化后，能夠改變現(xiàn)有的檔案管理、檔案利用格局，在同一時間滿足多個主體的查檔需求，提升組織的整體工作效率和質(zhì)量。其次，文書檔案記載了組織內(nèi)日常行政事務(wù)的全過程，反映了組織日常行政事務(wù)的內(nèi)容和規(guī)律，具有十分關(guān)鍵的參考、指導(dǎo)和借鑒作用。加快文書檔案數(shù)字化建設(shè)，搭建相應(yīng)的檔案服務(wù)平臺，可以直接在內(nèi)網(wǎng)或者外網(wǎng)終端為相關(guān)主體提供檔案服務(wù)，幫助其更好地了解相關(guān)信息。最后，加快文書檔案數(shù)字化建設(shè)，能夠進(jìn)一步為企業(yè)管理者提供決策依據(jù)，增強(qiáng)決策的科學(xué)性、準(zhǔn)確性以及可行性。

　　文書檔案整理數(shù)字化應(yīng)遵循的原則：

　　1. 遵循文件的形成規(guī)律，保持文件之間原有的內(nèi)在聯(lián)系。文件的形成有其自身的規(guī)律和特點(diǎn)。不同的機(jī)關(guān)，盡管其職責(zé)和業(yè)務(wù)范圍各不相同，但各項(xiàng)職能活動總是存在著各方面的聯(lián)系，所形成的文件之間必然有一定規(guī)律，這種規(guī)律也就是文件之間有機(jī)聯(lián)系的具體表現(xiàn)。文件之間的這種聯(lián)系既能反映出機(jī)關(guān)職能活動的歷史面貌，同時也符合人們查找利用檔案的心理預(yù)期，為檢索提供了線索。因此，進(jìn)行文書檔案數(shù)字化整理工作時，必須遵循檔案文件之間的形成規(guī)律，保持文件之間原有的有機(jī)聯(lián)系。

　　2. 區(qū)分不同價值。不是所有辦理完畢的文件材料都需要整理歸檔，而是要依照國家有關(guān)規(guī)定，區(qū)分歸檔范圍內(nèi)不同文件的價值，找定不同保管期限。

　　3. 便于保管和利用。這是歸檔文件整理最基本的原則，也是檢驗(yàn)歸檔文件整理方法實(shí)用性的唯一標(biāo)準(zhǔn)?！氨阌诒９芎屠谩奔仁菤w檔文件整理的出發(fā)點(diǎn)，也是最終目的。

　　綜上所述，文書檔案整理數(shù)字化對政府機(jī)關(guān)單位、企業(yè)和其他社會機(jī)構(gòu)來說都有著十分重要的意義。為了確保本組織內(nèi)文書檔案數(shù)字化的質(zhì)量和效率，企事業(yè)單位可以選擇與專門從事的檔案數(shù)字化整理的外包公司進(jìn)行合作，將本組織的文書檔案掃描等工作外包出去，自己則只需要做好質(zhì)量檢查和日常監(jiān)督工作，既能節(jié)約人力物力成本，又能在一定程度上保證文書檔案數(shù)字化加工的準(zhǔn)確性和完整性。