近些年，信息技術迅速發(fā)展，各種新興技術手段紛紛出現(xiàn)，如云計算、數(shù)字化、人工智能等，為各個領域和行業(yè)的發(fā)展轉型提供了很大助益。為了提高管理水平，我國檔案管理也積極與數(shù)字化相結合，發(fā)展出檔案數(shù)字化的新型檔案信息形態(tài)。

　　什么叫檔案整理數(shù)字化呢?

　　檔案整理數(shù)字化是隨著計算機技術、掃描技術、光學字符識別技術、數(shù)字攝影技術(錄音、錄像)、數(shù)據(jù)庫技術、多媒體技術和存儲技術等的發(fā)展而產生的一種新型檔案管理形態(tài)。檔案整理數(shù)字化可以將各種載體的檔案資源轉化為以二進制形式存在的電子檔案信息，以數(shù)字化的形式存儲，網絡化的形式互相連接，利用計算機系統(tǒng)進行管理，形成一個有序結構的檔案信息管理系統(tǒng)，可以及時提供利用，實現(xiàn)資源共享。

　　檔案整理數(shù)字化的重要性和意義：

　　1. 強化檔案保管效果，及時備份原件的同時可以更好滿足原件管理的需要。很多的機關事業(yè)單位與企業(yè)已經采取了檔案數(shù)字化建設模式，但是對于庫房的整體管理還存在一些問題。檔案庫房條件差、老舊小問題依然突出，檔案原件依然存在在反復查閱與復印過程中的磨損、丟失的風險。檔案數(shù)字化建設可以將原件與數(shù)字化信息分開，查閱通過電子檔案進行，高效還不丟失，從而實現(xiàn)了強化檔案保管的效果，分散了風險。

　　2. 檔案數(shù)字化建設的重要目標是顯著提升信息應用水平，改善檔案管理效率，從而改善單位組織架構，推動工作成果。在傳統(tǒng)的檔案管理模式中，大多數(shù)管理工作，包括資料的收集、整理、分類管理等都需要人工來完成。而通過數(shù)字化建設能夠將傳統(tǒng)的紙質資料轉化為信息資源錄入到計算機中，可以隨時進行信息的調取，做好內容的分析與篩選，從而為便利地進行信息查詢、檢索提供方便，有效降低了檔案管理的負擔，提升了科學管理的效果。

　　3. 檔案數(shù)字化建設的一個重要原則就是提升管理覆蓋面，降低不必要支出。除去部分重要材料需要采取紙質歸檔模式之外，大部分的材料都屬于佐證材料，不需要采取紙質歸檔模式來進行管理，不但節(jié)約了資料室的管理空間，也有效降低了管理成本。通過優(yōu)化管理流程與環(huán)境能夠幫助單位更好地分配檔案管理資源，既可以突出關鍵材料的應用，也可以減輕后期管理的壓力，更有利于提升管理覆蓋面，滿足信息化發(fā)展的客觀需求。

　　如何實現(xiàn)檔案整理數(shù)字化轉型呢?

　　1. 檔案數(shù)字化管理。數(shù)字化檔案管理系統(tǒng)是對傳統(tǒng)檔案管理工作的一次創(chuàng)新，能夠實現(xiàn)對檔案和檔案材料收集、鑒別、整理、保管、轉遞、統(tǒng)計、查閱等日常工作的數(shù)字化管理，并可通過組織系統(tǒng)專網實現(xiàn)檔案的網上瀏覽和遠程查借閱功能。按照檔案業(yè)務工作流程，經過系統(tǒng)管理員的授權，單位內部領導和有關科室可以在各自辦公室查閱檔案，外來查檔單位可以在閱檔室通過電腦查閱電子檔案，也可以通過網絡實現(xiàn)遠程閱檔。系統(tǒng)全面運行后，可以大大提高工作效率，提升工作服務的水平和質量，實現(xiàn)檔案由管理向信息研究與利用的質的轉變。

　　2. 檔案數(shù)字化采集。從檔案實體庫提卷后，首先拆卷、校對檔案頁數(shù)、區(qū)分高掃、平掃材料，然后進行數(shù)據(jù)采集。檔案采集同時對圖像進行糾偏、去污、去黑邊等處理，校對檔案目錄、核對電子材料，完成初步審核。然后由專人再次對檔案原件及數(shù)據(jù)進行審核，確認無誤后，完成檔案裝訂還原，對電子數(shù)據(jù)進行歸檔。為檔案的利用提供準確可靠的數(shù)據(jù)信息。在整個過程中，各環(huán)節(jié)相互配合，協(xié)同操作，以流水線方式完成信息的采集、審核工作。

　　3. 檔案數(shù)字化查閱。以組織系統(tǒng)專用資源網為網絡基礎，在組織系統(tǒng)內部實現(xiàn)本地及遠程查檔、閱檔功能。系統(tǒng)在安全方面進行了方考慮:可按日期、時間或長期有效等多種方式，完成閱檔授權;閱檔過程進行詳細的日志記錄;信息采用加密信道傳輸?shù)榷喾N方式，使系統(tǒng)運行更加安全可靠。

　　最后，眾所周知，檔案是在各種活動和工作中形成的原始記錄，對組織和個人來說都十分重要，具有重要的原始憑證作用和參考作用。因此，檔案整理數(shù)字化使用的范圍非常廣泛，政府單位、企業(yè)、以及醫(yī)院和學校等其他社會組織，都可以通過檔案整理數(shù)字化，更好地進行檔案管理和利用工作。