所謂數(shù)字化，就是將許多復雜多變的信息轉變?yōu)榭梢远攘康臄?shù)字、數(shù)據(jù)，再以這些數(shù)字、數(shù)據(jù)建立起適當?shù)臄?shù)字化模型，把它們轉變?yōu)橐幌盗卸M制代碼，引入計算機內(nèi)部，進行統(tǒng)一處理，這就是數(shù)字化的基本過程。檔案數(shù)字化就是將傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案轉換為以二進制形式存儲在線上的數(shù)字化檔案的過程。

　　全宗是指一個獨立的立檔單位形成的檔案所組成的有機整體，實際上就是我們常講的獨立全宗。這種全宗形態(tài)在我國檔案機構是最為普遍的，在館藏全宗構成中絕大部分都是獨立全宗。

　　關于聯(lián)合全宗，通常是將文書處理和行政事務統(tǒng)一管理的合署辦公的兩個以上單位或同時保留兩個以上牌子的單位形成的檔案設置為一個聯(lián)合全宗，如原重慶市檔案局館、原重慶市第二輕工業(yè)局和原重慶市手工業(yè)管理局等。因為此類機構形成的檔案難以嚴格區(qū)分形成單位而設置各自獨立全宗，所以只能設置為一個聯(lián)合全宗。

　　關于全宗匯集，因為種種歷史原因，一些檔案形成和收集的數(shù)量較少，內(nèi)容也不夠完整、不成體系。對此，可將具有某種同類屬性特征的若干全宗集合形成一個全宗匯集，如重慶市檔案館館藏民國時期的“巴縣所屬馬王、蔡家、歇馬、人和、同興鄉(xiāng)鎮(zhèn)公所全宗匯集”“社會福利機構全宗匯集”“各小學全宗匯集”，以及館藏新中國成立后的“中共重慶市委臨時工作機構全宗匯集”、若干破產(chǎn)企業(yè)全宗匯集等。

　　關于檔案匯集。通常有兩種情況。一是檔案館對已形成的全宗體系之外的、全宗歸屬難以明辨的檔案，或全宗歸屬已不復存在且過于零碎分散的檔案按照某種同類屬性特征組合成檔案匯集。重慶市檔案館館藏“清代檔案”就是一個典型的檔案匯集。類似的，重慶市檔案館館藏民國檔案中的“聯(lián)勤部所屬機構檔案匯集”“各地旅渝同鄉(xiāng)會檔案匯集”等都屬于這一類。二是檔案館出于強化管理或方便管理的需要，按照某種同類屬性特征將相關檔案集合在一起形成檔案匯集。如，重慶市檔案館館藏“革命歷史檔案”“征集檔案匯集”就是屬于此類的檔案匯集。

　　一個全宗的數(shù)字化的意義：

　　1. 以全宗為單位對檔案進行數(shù)字化加工，可以最大限度上保持檔案指甲的原有內(nèi)在聯(lián)系，確保檔案所表達的內(nèi)容和意思不受影響，保障數(shù)字化檔案信息的完整性和準確性。

　　2. 有利于提高檔案管理和利用效率。檔案數(shù)字化最大的目的就是更好地提供利用，最大程度發(fā)揮檔案的價值。一個全總的數(shù)字化可以改變檔案的查詢和利用方式，不再需要專門到線下申請調(diào)閱、瀏覽檔案原件，而是可以遠程通過特定的檔案管理系統(tǒng)對所需檔案信息進行意見查詢，可以大大節(jié)約檔案查詢和利用的時間，減輕檔案管理機構和檔案管理人員的工作壓力。

　　一個全宗的檔案數(shù)字化掃描格式類型：

　　1. PDF(Portable Document Format)：PDF是一種通用的文檔格式，可以存儲文本、圖像、表格和其他多媒體內(nèi)容。PDF文件可以在各種設備和操作系統(tǒng)上保持一致的呈現(xiàn)效果，并且支持文本搜索和可編輯性。

　　2. JPEG(Joint Photographic Experts Group)：這是一種廣泛使用的圖像格式，適合存儲彩色照片和復雜圖像。它采用有損壓縮，可以在文件大小和圖像質(zhì)量之間取得平衡。

　　3. PNG(Portable Network Graphics)：PNG是一種支持透明背景和壓縮的圖像格式。它適合存儲圖標、簡單圖形和帶有透明度的圖像。

　　4. TIFF(Tagged Image File Format)：這是一種無損的圖像格式，適合保存高質(zhì)量的圖像。TIFF文件通常比JPEG文件更大，但可以保留更多的細節(jié)和顏色信息。

　　5. OCR(光學字符識別)：OCR不是一種文件格式，而是一種技術，可以將掃描的紙質(zhì)文檔轉換為可編輯的文本文檔。OCR技術可以將掃描后的圖像中的文字識別出來，并生成可編輯的文本文件。

　　6. DOC(Microsoft Word文檔)：DOC格式是Microsoft Word的原始文檔格式，可以存儲文本、表格、圖像和其他格式的內(nèi)容。DOC文件可以在Microsoft Word程序中進行編輯和處理。

　　7. TXT(純文本文檔)：TXT格式是一種純文本格式，只能存儲文本內(nèi)容，不支持文本格式和圖像。TXT文件可以在各種文本編輯器中打開和編輯。