焦作是位于中原，河南省西北部，是我國較早出現(xiàn)人類活動的中心地區(qū)和黃河文化發(fā)源地之一，是華夏文明的發(fā)祥地之一。此外，焦作市交通便利，地處中國南北交匯點，東西結(jié)合部，是中原經(jīng)濟區(qū)核心區(qū)城市之一，形成了以鐵路、高速公路為骨架、干線公路為支撐、農(nóng)村公路為脈絡(luò)的綜合運輸網(wǎng)絡(luò)體系。因此，焦作市的檔案資源較為豐富，包括歷史檔案、紅色檔案和現(xiàn)代檔案等各種不同的檔案資源類型。檔案掃描服務(wù)可以幫助焦作市各大組織和檔案管理機構(gòu)更好地保管現(xiàn)存檔案資源，提升檔案管理效率。簡言之，檔案掃描服務(wù)就是由專業(yè)的檔案掃描外包服務(wù)公司對組織內(nèi)的檔案資源進行數(shù)字化掃描加工，經(jīng)過一系列流程，轉(zhuǎn)換為以數(shù)字形式存儲的電子檔案。隨著檔案掃描工作在全國各地的普及，檔案掃描服務(wù)公司數(shù)量也逐漸增多，提供的服務(wù)越來越專業(yè)化、個性化。

　　焦作學(xué)校檔案掃描服務(wù)的主要流程：

　　第一，檔案掃描服務(wù)加工前，需要將檔案分類、整理完成，才可進行后面的檔案數(shù)字化加工流程，這就如同房子的地基，打好了后面的工作才不會亂。

　　第二，檔案掃描服務(wù)加工時，必須根據(jù)檔案紙質(zhì)的情況，選用適合的掃描設(shè)備，否則不僅損傷檔案紙質(zhì)原件，還無法完成掃描質(zhì)量。

　　第三，檔案掃描服務(wù)加工工作完成后，還需要選擇正規(guī)的檔案數(shù)字化管理系統(tǒng)，一方面保證檔案掃描后的圖像加工操作，另一方面為后續(xù)檔案查詢/借閱等工作提升效率。

　　第四，在檔案數(shù)字化加工流程中，雖然已獲取了電子版檔案，但同樣要注意紙質(zhì)原件的安全保護，防止非法人員鉆空子。

　　焦作學(xué)校檔案掃描服務(wù)應(yīng)遵循的原則：

　　一、保密性原則

　　學(xué)生檔案作為機要文件保存，原則上不對外查閱、不外借。校外其他單位確需調(diào)閱學(xué)生檔案，須持縣級以上單位介紹信，經(jīng)學(xué)生處負責(zé)人同意、填寫檔案查閱登記表后，方可調(diào)閱。查閱、借閱檔案，必須嚴格遵守保密制度和閱檔規(guī)定，嚴禁涂改、圈閱、批注、抽取、撤換檔案材料，未經(jīng)允許不得擅自拍攝、復(fù)制檔案內(nèi)容。

　　二、完整性原則

　　學(xué)生檔案應(yīng)包括高中(中職)階段檔案、學(xué)生在校期間成績單、學(xué)生登記表、畢業(yè)生登記表、獎懲材料等。學(xué)生畢業(yè)前，學(xué)籍檔案由所在學(xué)院保管。畢業(yè)時，各學(xué)院按照學(xué)生處要求將學(xué)籍檔案整理完畢，由學(xué)生處統(tǒng)一安排時間驗收并封存檔案。

　　三、科學(xué)性原則

　　檔案數(shù)字化的科學(xué)性原則指在進行數(shù)字化時遵循檔案信息的形成、保管、利用的客觀規(guī)律，使檔案信息數(shù)字化工程真正服務(wù)于社會，發(fā)揮其信息資源的作用。檔案數(shù)字化的科學(xué)性要求從檔案信息的收集、處理、存儲、傳遞、利用乃至反饋的整個過程，都必須保證真實、準(zhǔn)確、可靠,數(shù)字化的方法和手段也需要注意科學(xué)性。

　　四、安全性原則

　　學(xué)生檔案要建立專門學(xué)生檔案室，檔案室要堅固、安全、要有防火、防潮、防盜、防光等設(shè)施。檔案室的防火、防潮、防盜、防光、防高溫等安全設(shè)施應(yīng)經(jīng)常檢查以確安全，要保持庫房的清潔和庫房內(nèi)適宜的溫、濕度。

　　五、規(guī)范性原則

　　檔案數(shù)字化的規(guī)范性原則指檔案數(shù)字化后的文件格式符合國家檔案局頒布的檔案電子文檔標(biāo)準(zhǔn),具有較好的通用性,能夠通過計算機網(wǎng)絡(luò)檢索提供給利用者。數(shù)字化后的檔案信息內(nèi)容要與原紙質(zhì)檔案信息完全一致。檔案管理工作要本著為培養(yǎng)人才服務(wù)，為經(jīng)濟建設(shè)服務(wù)，為人事工作服務(wù)的原則，堅持維護真實性和完整性的工作方針，實行統(tǒng)一管理，嚴密保管的辦法。學(xué)校檔案管理工作按照學(xué)校統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)、校院分級管理的原則實行，學(xué)生處對學(xué)院的學(xué)生檔案工作實行監(jiān)督和指導(dǎo)。

　　綜上所述，從時代發(fā)展趨勢來看，焦作學(xué)校檔案掃描交工服務(wù)是順應(yīng)潮流、適應(yīng)時代發(fā)展的新舉措、新要求。檔案作為一種原生信息資源，是對組織內(nèi)部或者個人活動和工作的各項內(nèi)容的原始記錄，其重要性正日益凸顯出來，逐步掌握信息技術(shù)為檔案工作服務(wù)，為社會主義經(jīng)濟建設(shè)服務(wù)，為社會主義精神文明建設(shè)服務(wù)。