青島位于我國的山東省，地處山東半島南部。因地理位置優(yōu)越，自唐宋以來，青島市便是北方重要港口，擁有擁有貨物吞吐量世界第四大港、中國第二大外貿(mào)口岸——青島港。與此同時，青島市還是我國首批沿海開放城市、全國文明城市、國家衛(wèi)生城市、國家園林城市，國家森林城市，是國務(wù)院批準(zhǔn)的山東半島藍(lán)色經(jīng)濟(jì)區(qū)規(guī)劃核心區(qū)域龍頭城市。因此，青島的各類檔案資源十分豐富。

　　傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案歸檔存在以下管理痛點(diǎn):

　　1. 易遺失?？绲赜蚣乃?，原始單據(jù)、憑證等易丟失。

　　2. 易篡改。手工紙質(zhì)單據(jù)，易篡改、易損壞。

　　3. 人工效率較為低下。大量單據(jù)需打印、匹配、歸整，效率低，實(shí)物紙質(zhì)文檔調(diào)閱難度大、查詢效率低。

　　4. 成本高。涉及憑證封面、檔案盒、檔案柜、檔秦室等，檔案存儲成本高

　　5. 發(fā)票歸檔不符合政策。傳統(tǒng)發(fā)票歸檔，需歸檔紙質(zhì)發(fā)票或打印后的電子發(fā)票，不滿足電子發(fā)票歸檔的政策要求。

　　相對于傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案系統(tǒng)易遺失、易篡改、效率低下、成本高等核心痛點(diǎn)，青島檔案整理掃描服務(wù)公司可為企業(yè)提供以下價值:

　　(1)檔案管理便捷。查找方便、調(diào)閱快捷、查詢和利用流程簡潔。

　　(2)減少重復(fù)工作。電子檔案自動歸檔，無需多系統(tǒng)重復(fù)歸集、匹配信息。

　　(3)提高歸檔時效。接口自動同步歸檔所需文件，流程結(jié)束即歸檔完成。

　　(4)節(jié)省人工成本。檔案信息的查詢不再需要由檔案管理人員人工進(jìn)行翻找，可以通過線上計(jì)算機(jī)系統(tǒng)一鍵查詢。

　　(5)檔案利用率高。各系統(tǒng)間電子檔案數(shù)據(jù)共享，便于調(diào)閱，即查即用。

　　青島檔案整理掃描服務(wù)的內(nèi)容：

　　1. 檔案整理和清查。在開展檔案掃描服務(wù)工作之前，專業(yè)團(tuán)隊(duì)會根據(jù)檔案的類型、年份、業(yè)務(wù)領(lǐng)域等進(jìn)行細(xì)致分類，比如對于企業(yè)檔案，可分為人事檔案、財(cái)務(wù)檔案、合同檔案等;政府部門檔案則按職能和業(yè)務(wù)范疇劃分。通過科學(xué)分類，使檔案管理更加有序，便于后續(xù)的查找和利用。此外，專業(yè)人員還會對檔案進(jìn)行清查，檢查是否有缺漏、或污漬，如有污漬，則需要進(jìn)行清理，防止影響掃描質(zhì)量。

　　2. 檔案掃描。檔案整理掃描服務(wù)公司會有專業(yè)的檔案掃描團(tuán)隊(duì)，根據(jù)客戶檔案的實(shí)際情況，選擇最合適的掃描設(shè)備，對各類紙質(zhì)實(shí)體檔案進(jìn)行高精度的掃描。與此同時，針對不同尺寸、材質(zhì)的檔案，還能夠靈活調(diào)整掃描參數(shù)，確保掃描質(zhì)量。無論是普通的A4文件，還是大幅面的圖紙，都能清晰地轉(zhuǎn)化為電子圖像。

　　3. 圖像處理。由于各種各樣的原因，掃描后的圖像并非完全符合檔案數(shù)字化掃描要求，部分圖像可能存在噪點(diǎn)、傾斜、字跡模糊等問題，影響后續(xù)檔案掃描工作。因此，專業(yè)人員會運(yùn)用圖像處理軟件，對這部分圖像進(jìn)行去噪、糾偏、增強(qiáng)對比度等圖像處理，使圖像清晰可讀，還原檔案圖像的原始風(fēng)貌。如若通過圖像處理無法還原，則需要重新對該頁檔案進(jìn)行掃描。

　　4. 光學(xué)字符識別。經(jīng)過圖像識別后，檔案整理掃描服務(wù)公司還將利用光學(xué)字符識別技術(shù)軟件對掃描處理后的圖像中的文字進(jìn)行自動識別，將其轉(zhuǎn)換為可編輯的文本形式，由此可以方便后續(xù)檔案的管理、查詢和利用等業(yè)務(wù)。

　　5. 數(shù)據(jù)錄入與索引建立。完成上述處理后，檔案掃描人員還會將檔案中的關(guān)鍵信息，如檔案名稱、日期、編號、內(nèi)容摘要等錄入數(shù)據(jù)庫，并建立與之對應(yīng)的索引。這樣一來，在社會大眾或檔案管理人員需要查詢檔案時，只需輸入相關(guān)關(guān)鍵詞，就能迅速定位到所需檔案，實(shí)現(xiàn)一鍵檢索和定位，極大地提高了檔案的檢索效率。

　　6. 數(shù)據(jù)存儲與備份。檔案掃描人員會把處理好的、經(jīng)過一系列掃描加工程序的數(shù)字化檔案存儲在安全可靠的存儲介質(zhì)中，同時進(jìn)行多份備份，防止數(shù)據(jù)丟失。與此同時，還可以采用云存儲、本地服務(wù)器存儲等多種方式進(jìn)行存儲，以滿足不同客戶的個性化需求。

　　綜上所述，相較于傳統(tǒng)的檔案數(shù)字化整理來說，青島檔案整理掃描服務(wù)不僅可以提高檔案管理效率、大大提高檔案的查詢和利用服務(wù)水平，還可以在促進(jìn)我國檔案管理事業(yè)的現(xiàn)代化、信息化、智能化建設(shè)和發(fā)展。未來，我國對于檔案掃描的運(yùn)用將會更加普及。