科技檔案全稱是科學(xué)技術(shù)檔案，是指在自然科學(xué)研究、生產(chǎn)技術(shù)、基本建設(shè)(以下簡稱科研、生產(chǎn)、基建)等活動中形成的應(yīng)當(dāng)歸檔保存的圖紙、圖表、文字材料、計算材料、照片、影片、錄像、錄音帶等科學(xué)技術(shù)文件材料。

　　在整理科技檔案之前，首先需要對科技檔案有一個充分的了解。

　　科技檔案的特點：

　　1. 專業(yè)性。首先，從科技檔案的形成主體看，它產(chǎn)生于科學(xué)研究、生產(chǎn)技術(shù)、基本建設(shè)、地質(zhì)勘察、氣象預(yù)報、水文觀測等專業(yè)技術(shù)活動;其次，從科技檔案的內(nèi)容看，它是這些專業(yè)技術(shù)活動的記錄和產(chǎn)物，反映了這些專業(yè)的科技內(nèi)容及相關(guān)科技方法和手段;最后，從科技檔案的形式看，科技圖紙、計算書、報告書、任務(wù)書等科技文件的編制都有一定的專業(yè)技術(shù)規(guī)范要求。

　　2. 成套性?？萍紮n案的形成是有規(guī)律的。任何科技、生產(chǎn)活動都是以一個獨立的項目或某一特有的現(xiàn)象為對象進(jìn)行的，如一個科研課題的研究、一個產(chǎn)品的開發(fā)、一個工程項目的建設(shè)以及一種氣象現(xiàn)象的觀測等，都會按照一定的規(guī)律形成一系列相關(guān)的科技文件。這些科技文件相互之間既以不同的工作階段相區(qū)別，又以總體的科技程序和科技內(nèi)容緊密銜接，構(gòu)成了一個記錄和反映該項科技、生產(chǎn)活動的全部過程和成果的文件整體。成套性特點對于科技檔案的科學(xué)管理有著重要的制約作用，在科技檔案管理工作中應(yīng)盡可能地保持成套科技檔案的完整性和有機聯(lián)系。

　　科技檔案整理機構(gòu)的業(yè)務(wù)包括：

　　一、頁號的編寫

　　1.科技檔案以卷為單位進(jìn)行編制頁號，每卷一個頁號，每卷從“1”開始編寫頁號;

　　2.編寫頁號時以有效內(nèi)容的頁面為一頁，沒有有效內(nèi)容的頁面不算做檔案頁。

　　3.已有頁號的文件可不再重新編寫頁號(頁號需要連續(xù)，保持位置相對固定，不得中斷)。

　　4.卷內(nèi)目錄、卷內(nèi)備考表不編寫頁號。

　　二、案卷封面編制

　　1.案卷封面宜印制在卷盒正表面，亦可采用內(nèi)封面形式。

　　2.案卷題名，應(yīng)簡明、準(zhǔn)確地揭示卷內(nèi)科技文件的內(nèi)容，主要包括產(chǎn)品、科研課題、建設(shè)項目、設(shè)備儀器名稱或代字(號)、結(jié)構(gòu)、階段名稱、文件類型名稱等。

　　3.立卷單位，應(yīng)填寫負(fù)責(zé)組卷部門或單位。

　　4.起止日期，應(yīng)填寫案卷內(nèi)科技文件形成的最早和最晚的時間---年、月、日(年度應(yīng)填寫四位數(shù)字)。

　　5.保管期限，應(yīng)填寫組卷時依照有關(guān)規(guī)定劃定的保管期限。

　　6.密級，應(yīng)填寫卷內(nèi)科技文件的最高密級。

　　7.檔號，由全宗號、分類號(或項目代號或目錄號)、案卷號組成。

　　全宗號，需向檔案館移交的檔案，其全宗號由負(fù)責(zé)接收的檔案館給定;

　　分類號，應(yīng)根據(jù)本單位分類方案設(shè)定的類別號確定;

　　項目代號，由所反映的產(chǎn)品、課題、項目、設(shè)備儀器等的型號、代字或代號確定;

　　目錄號，填寫目錄編號;

　　案卷號，應(yīng)填寫科技檔案按一定順序排列后的流水號。

　　三、案卷脊背編制

　　1.案卷脊背印制在卷盒側(cè)面。

　　2.案卷題名、保管期限、檔號，填寫方法同上。

　　3.案卷脊背項目可根據(jù)需要選擇填寫。

　　四、卷內(nèi)目錄的編制

　　1.卷內(nèi)目錄應(yīng)排列在卷內(nèi)文件首頁之前。

　　2.序號，應(yīng)依次標(biāo)注卷內(nèi)文件排列順序。

　　3.文件編號，應(yīng)填寫文件文號或型號或圖號或代字、代號等。

　　4.責(zé)任者，應(yīng)填寫文件形成者。

　　5.文件題名，應(yīng)填寫文件全稱，題名內(nèi)容不足以顯示內(nèi)容的，需根據(jù)文件內(nèi)容擬寫題名。

　　6.日期，應(yīng)填寫文件形成的時間，一般為八位阿拉伯?dāng)?shù)字，不足部分用“0”補全。

　　7.頁數(shù)，應(yīng)填寫每件文件總頁數(shù)。

　　8.備注，可根據(jù)實際填寫需注明的情況。

　　9.檔號，由全宗號、分類號(或項目代號或目錄號)、案卷號組成。

　　五、卷內(nèi)備考表編制

　　1.卷內(nèi)備考表應(yīng)標(biāo)明案卷內(nèi)全部文件總件數(shù)、總頁數(shù)以及在組卷和案卷提供使用過程中需要說明的問題。

　　2.立卷人，應(yīng)由立卷責(zé)任者簽名。

　　3.立卷日期，應(yīng)填寫完成立卷的時間。

　　4.檢查人，應(yīng)由案卷質(zhì)量審核者簽名。

　　5.檢查日期，應(yīng)填寫案卷質(zhì)量審核的時間。

　　6.互見號，應(yīng)填寫反映同一內(nèi)容不同載體檔案的檔號，并注明其載體類型。

　　7.檔號，由全宗號、分類號(或項目代號或目錄號)、案卷號組成。

　　8.卷內(nèi)備考表，應(yīng)排列在卷內(nèi)全部文件之后，或直接印制在卷盒內(nèi)底面。