在數(shù)字化時(shí)代，檔案管理的現(xiàn)代化進(jìn)程不斷加速，檔案數(shù)字化掃描系統(tǒng)作為提升檔案管理效率、保障檔案安全、促進(jìn)信息共享的關(guān)鍵技術(shù)手段，正逐漸成為檔案管理領(lǐng)域的重要發(fā)展方向。隨著信息技術(shù)的飛速發(fā)展，傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案管理方式已難以滿足現(xiàn)代社會(huì)對(duì)信息快速檢索、高效利用和長(zhǎng)期保存的需求。因此，建設(shè)一套高效、安全、可靠的檔案數(shù)字化掃描系統(tǒng)，不僅能夠有效解決傳統(tǒng)檔案管理中的諸多問題，還能為檔案信息的深度挖掘和廣泛應(yīng)用提供有力支持。

　　檔案數(shù)字化掃描系統(tǒng)的主要功能：

　　1、未歸檔文件管理 包括文件信息著錄、開放管理、文件鑒定、文件銷毀、文件歸檔、文件檢索、打印輸出等，涵蓋文件管理的全過程。

　　2、電子文件權(quán)限控制 在系統(tǒng)維護(hù)中，增加了對(duì)電子文件操作的權(quán)限。

　　3、全宗管理 包括全宗著錄、全宗修改、全宗歷史、全宗信息統(tǒng)計(jì)、檢索利用、打印輸出等。

　　4、資料管理 包括資料著錄、開放管理、資料鑒定、資料銷毀、檢索查詢、統(tǒng)計(jì)報(bào)表、打印輸出等。

　　5、卷內(nèi)文件管理 包括卷內(nèi)文件著錄、拆卷管理、插卷管理、開放管理、卷內(nèi)文件鑒定、卷內(nèi)文件銷毀、檢索利用、打印輸出等。提供“掃描”功能，對(duì)檔案原件掃描后的大量圖形文件進(jìn)行管理，同時(shí)可參照掃描圖形文件進(jìn)行著錄。

　　6、歸檔文件管理 包括歸檔文件著錄、拆件管理、插件管理、開放管理、歸檔文件鑒定、歸檔文件銷毀、檢索利用、打印輸出等。

　　7、綜合檢索 跨模塊對(duì)文件、檔案、資料進(jìn)行按關(guān)鍵詞檢索，可以查看檢索返回記錄的詳細(xì)信息，可以查看所包含的電子文件。

　　8、系統(tǒng)維護(hù) 包括分類數(shù)據(jù)設(shè)置、提示數(shù)據(jù)設(shè)置、倒排數(shù)據(jù)設(shè)置、用戶管理、權(quán)限設(shè)置、系統(tǒng)日志管理、數(shù)據(jù)備份與恢復(fù)等功能。

　　9、電子文件著錄 包括模板名稱定義、自動(dòng)提取項(xiàng)設(shè)置、選擇電子原文、指定電子原文屬于的模板、執(zhí)行自動(dòng)提取等功能。

　　10、借閱管理 檢索文件、檔案或資料信息、進(jìn)行借閱登記;歸還時(shí)，直接選擇借閱的記錄進(jìn)行“歸還”操作。

　　11、電子文件屬性信息著錄 在多媒體組建中增加了電子文件屬性信息著錄功能。針對(duì)每個(gè)電子文件，可以錄入文件名稱、圖號(hào)等著錄項(xiàng)。著錄項(xiàng)可以由用戶自行設(shè)置。

　　12、統(tǒng)計(jì)年報(bào) 包括檔案及其管理狀況的統(tǒng)計(jì)和檔案事業(yè)組織與管理狀況的統(tǒng)計(jì)。可方便形成上報(bào)報(bào)表的盤(碟)。

　　13、案卷級(jí)檔案管理 包括案卷著錄、編制案卷、案卷整理、開放管理、案卷鑒定、案卷銷毀、檢索利用、打印輸出等。

　　14、數(shù)據(jù)管理 包括流水號(hào)設(shè)置、資料檢索號(hào)設(shè)置、編制報(bào)表、數(shù)據(jù)移交與接收、匯總報(bào)表、批量修改(包含批量替換)、數(shù)據(jù)檢查、數(shù)據(jù)檢查設(shè)置等功能。

　　15、檔案編研 包括信息著錄、大事記、組織沿革、專題匯編、全宗指南、檢索查詢、統(tǒng)計(jì)報(bào)表、打印輸出等。

　　16、自動(dòng)校對(duì) 在未歸檔文件管理、案卷級(jí)檔案管理、文件級(jí)檔案管理、歸檔文件管理以及資料管理模塊中可以選配“多點(diǎn)錄入、計(jì)算機(jī)自動(dòng)比對(duì)入庫(kù)”的功能。

　　檔案數(shù)字化掃描系統(tǒng)建設(shè)的必要性：

　　檔案數(shù)字化掃描系統(tǒng)實(shí)現(xiàn)了檔案結(jié)構(gòu)化管理、永久性保存，做到歸檔自動(dòng)化、保管電子化、徹底解決傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案歸檔困難、數(shù)量繁多、檢索效率低、保存成本高等難題，為檔案保管單位提供了便捷服務(wù)。

　　第一，提高檔案管理工作效率：系統(tǒng)具備數(shù)字化檔案預(yù)覽、歸檔、存儲(chǔ)、借閱等管理服務(wù)功能，規(guī)范檔案采集、歸檔、管理及使用流程，與人工歸集整理檔案相比，大大縮短了工作時(shí)限。

　　第二，提升檔案保存年限與安全性：數(shù)字化檔案具有使用年限和存儲(chǔ)年限長(zhǎng)、安全存儲(chǔ)性高等優(yōu)點(diǎn)。系統(tǒng)通過數(shù)字信息技術(shù)，將檔案保存時(shí)間延長(zhǎng)，甚至可做到檔案永久保存;檔案數(shù)據(jù)獨(dú)立存儲(chǔ)，數(shù)據(jù)安全性大大提升。

　　第三，降低檔案管理成本：數(shù)字化檔案系統(tǒng)的應(yīng)用實(shí)現(xiàn)了從傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案到數(shù)字化檔案形式的轉(zhuǎn)變，提高公檔案存放空間的利用率，降低了檔案管理成本。

　　第四，保證數(shù)字化檔案數(shù)據(jù)的真實(shí)性和獨(dú)立性：檔案采集全面，操作全程留痕，可溯可查，便于監(jiān)管。

　　綜上所述，檔案數(shù)字化掃描系統(tǒng)的建設(shè)是一項(xiàng)較為復(fù)雜的工作。未來，隨著技術(shù)的不斷進(jìn)步和檔案管理需求的日益多樣化，檔案數(shù)字化掃描系統(tǒng)還需不斷優(yōu)化和升級(jí)，以適應(yīng)時(shí)代發(fā)展的要求。