檔案是指過去和現(xiàn)在的國家機構、社會組織以及個人從事政治、軍事、經(jīng)濟、科學、技術、文化、宗教等活動直接形成的對國家和社會有保存價值的各種文字、圖表、聲像等不同形式的歷史記錄。隨著社會的發(fā)展和進步，傳統(tǒng)的檔案管理模式逐漸不能滿足社會大眾的需要。在此背景下，檔案數(shù)字加工應運而生。檔案數(shù)字加工，就是通過各種先進技術手段，對傳統(tǒng)的實體檔案原件進行加工處理，改變其存在形式和存儲方式，由實體轉換為非實體，由存儲在線下檔案柜內(nèi)變?yōu)榇鎯υ诰€上特定的檔案管理系統(tǒng)內(nèi)，將其轉變?yōu)橐远M制形式存儲在計算機內(nèi)的數(shù)字檔案的過程。

　　檔案數(shù)字加工的具體步驟：

　　第一，檔案數(shù)字化前處理。檔案數(shù)字化前處理，是檔案數(shù)字化工作的重要環(huán)節(jié)，?它涉及到對檔案進行全面的檢查和準備，?以確保數(shù)字化過程的順利進行和保證數(shù)字化成果的質(zhì)量。主要包括：

　　1. 檔案出庫。檔案調(diào)出庫房，應由雙方共同清點案卷數(shù)量，仔細查看每個案卷，對于案卷有否破損、殘缺、漏頁、缺頁、有無卷內(nèi)目錄、頁碼是否連續(xù)，裝訂是否牢固，有否破損等情況均記錄備案，并作為檔案再入庫驗收的依據(jù)。完成檔案調(diào)取清點、登記等前期工作后，可提交檔案出庫申請。經(jīng)相關負責人批準后，嚴格按照檔案庫房管理規(guī)范，辦理出庫相關手續(xù)。并與數(shù)字化部門共同清點無誤后，對檔案進行交接出庫。

　　2. 編制頁號。編制頁號檔案拆卷前先檢查卷內(nèi)文件頁碼，如有頁碼缺失或錯誤，需重新編制頁碼。編制時，用鉛筆編寫在當面材料的右上角;編制雙面書寫的文字材料時，正面編寫在右上角，反面編寫在左上角。

　　3. 拆除裝訂。應以對紙質(zhì)檔案的保護為原則確定是否拆除裝訂。拆除裝訂時，要注意保護檔案不受損害，不得損壞檔案包裝原件，并對排列順序不準確的檔案進行重排。對于拆卷后難以復原的珍貴原件，應先請示檔案所屬單位，決定是否拆卷。拆卷時，要先去掉金屬物。對于特殊裝訂且拆除裝訂后需恢復的檔案，拆除時應拍照記錄，以便恢復檔案原貌。

　　4. 檔案裁頁。對于必須裁頁才能掃描的文件，應經(jīng)過檔案所屬單位同意后，方可用裁紙刀沿文件原有折痕細心裁切，不得徒手撕裁。

　　第二，檔案掃描。檔案掃描是紙質(zhì)檔案轉化數(shù)字檔案的關鍵步驟。檔案掃描可以使用各種不同的掃描設備來完成，例如：平板掃描儀、工程掃描儀或鼓式掃描儀。檔案掃描應根據(jù)紙質(zhì)檔案原件實際情況、數(shù)字化目的、數(shù)字化規(guī)模、計算機網(wǎng)絡和存儲條件等選擇相應的掃描設備，和進行相關參數(shù)的設置和調(diào)整。參數(shù)的設置和調(diào)整應保證掃描后數(shù)字圖像清晰、完整、不失真，圖像效果最接近檔案原貌。

　　第三，圖像處理。掃描完成后，需要對圖像進行處理。這包括圖像校正、裁剪、旋轉和增強等操作。圖像校正消除了因掃描時出現(xiàn)的傾斜或偏移導致的問題，確保圖像的水平和垂直對齊。裁剪操作可以去除邊框、空白和不需要的部分，使圖像更加整潔。旋轉功能可以糾正橫向或縱向放置的圖像。圖像增強則是通過調(diào)整亮度、對比度和色彩來改善圖像質(zhì)量。

　　第四，光學字符識別(OCR)。為了增強數(shù)字化檔案的可搜索性和可編輯性，通常需要進行光學字符識別(OCR)。OCR軟件能夠自動識別掃描圖像中的文本，并將其轉換為可編輯文本格式。這樣，用戶可以方便地使用關鍵詞搜索檔案內(nèi)容，而不必逐頁查找。

　　第五，數(shù)據(jù)掛接。數(shù)據(jù)掛接又稱數(shù)據(jù)匹配，是數(shù)字歸檔中為保證數(shù)字檔案的準確性和完整性所需要的流程。借助軟件對數(shù)據(jù)庫中的目錄數(shù)據(jù)與對應的數(shù)字檔案進行匹配掛接，并逐條對掛接結果進行檢查，包括目錄數(shù)據(jù)與數(shù)字檔案對應的準確性、已掛接數(shù)字檔案與實際掃描數(shù)量的一致性、數(shù)字檔案是否能正常打開等，以實現(xiàn)準確關聯(lián)。

　　第六，數(shù)據(jù)驗收。項目驗收是檔案數(shù)字化加工中，用于確保數(shù)字化后的檔案符合所需質(zhì)量標準和規(guī)范的過程。這通常涉及對數(shù)字檔案進行一系列測試和檢查，以驗證它們具有足夠的質(zhì)量并符合指定的標準。這其中包括圖像掃描、檢查處理數(shù)據(jù)匹配步驟中可能存在的錯誤、遺漏或其他問題。在某些情況下，項目驗收測試還可能涉及使用專門的軟件工具來完成該過程，以確保符合所需標準。

　　最后，隨著信息技術水平的不斷提升和社會大眾對于檔案的需求越來越差異化、個性化，檔案數(shù)字加工將會在全國范圍內(nèi)逐漸普及，全面促進檔案的現(xiàn)代化、智能化、信息化發(fā)展。