寧波市位于浙江省東部和大陸海岸線中段，是我國重要的港口城市，港口具有水深、浪少、常年不凍不淤，陸域開闊的優(yōu)越建港條件。與此同時，寧波市是是東亞文化之都，有著金銀彩繡、泥金彩漆等地方特色民間藝術(shù)，其中鄞州金銀彩繡、寧波走書等被列入國家非物質(zhì)文化遺產(chǎn)名錄。在此背景下，寧波積累了較為豐富的檔案資源，包括各種各樣的類型。為了更好地保管這些檔案資源，寧波積極開展檔案數(shù)字化轉(zhuǎn)型工作，專業(yè)的檔案數(shù)字化公司也陸續(xù)出現(xiàn)。

　　如何選擇合適的寧波檔案數(shù)字化公司來開展檔案外包工作呢?

　　1. 檔案外包需求的分類?？傮w來說，檔案外包從服務(wù)需求內(nèi)容上整體上分為2大類，勞務(wù)外包和專業(yè)外包;勞務(wù)外包主要解決的是勞動力不足的問題，而專業(yè)外包則是解決檔案管理過程中的管理流程、管理制度、專業(yè)檔案的整理方案、迎接上級檢查或檔案執(zhí)法檢查的迎檢方案、專業(yè)檔案管理軟件、檔案知識管理和數(shù)據(jù)挖掘等方面的專業(yè)服務(wù)。在實際過程的檔案外包合作過程中，可能出現(xiàn)以上2種需求都包含的情況。從外包主體上可以分為檔案館(室)機關(guān)外包和企事業(yè)公司制外包2個主體類別，由于檔案館(室)主要業(yè)務(wù)是檔案管理，并配備了專業(yè)人員，所以外包的需求大多是勞務(wù)需求型的。企業(yè)和事業(yè)單位的由于檔案作為支撐主營業(yè)務(wù)的模塊，往往在知識儲備和人力配備上不足，對專業(yè)要求比較高，所以往往需要進行管理咨詢、整理掃描、軟件規(guī)劃等專業(yè)外包服務(wù)。

　　2. 檔案服務(wù)公司服務(wù)類別。目前國內(nèi)檔案公司提供的基本服務(wù)大致分為檔案軟件開發(fā)、檔案整理數(shù)字化加工、檔案裝具用具生產(chǎn)及銷售、紙質(zhì)檔案托管、檔案信息化硬件供應(yīng)等幾大類。不同的公司服務(wù)的目標(biāo)客戶群體不同，有的直接面對終端客戶，有的做檔案渠道。

　　3. 如何根據(jù)需求甄選檔案公司。在選擇目標(biāo)檔案服務(wù)商的決策上，應(yīng)該根據(jù)自身的需求和內(nèi)部檔案管理成熟度來考量。比如傳統(tǒng)的檔案館(室)，本身對勞務(wù)外包需求比較大，可以選擇專業(yè)做檔案整理掃描的公司。比如企事業(yè)單位，在檔案專業(yè)上不足，可以選擇具備檔案管理咨詢和檔案全流程服務(wù)業(yè)績的公司，這樣確保檔案管理工作的專業(yè)性和系統(tǒng)性。檔案軟件的選擇和選型，都是建立在客戶檔案管理成熟度比較高的階段，所以檔案管理軟件的作為工具型的產(chǎn)品，一定是要結(jié)合檔案管理現(xiàn)狀來選型的。選擇何種檔案類型的服務(wù)公司這一問題是較為復(fù)雜的，不僅需要評估專業(yè)能力，也要考量服務(wù)的可持續(xù)性和長久性，考量檔案服務(wù)公司的服務(wù)價值觀。對于國內(nèi)起步較晚的檔案外包行業(yè)來說，檔案服務(wù)產(chǎn)品化和品牌化，是外包企業(yè)戰(zhàn)略發(fā)展的必然選擇。

　　寧波檔案數(shù)字化公司開展工作，可以幫助客戶實現(xiàn)：

　　1. 空間節(jié)約。傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案需要大量的庫房和貨架進行存儲，占用寶貴的物理空間。而數(shù)字化掃描可以將海量的紙質(zhì)檔案轉(zhuǎn)化為電子文件，存儲在服務(wù)器或云端，極大地節(jié)省了存儲空間，提高了空間利用率。

　　2. 方便檢索。數(shù)字化檔案可以通過關(guān)鍵詞、日期、文件類型等多種方式進行快速檢索，幾秒鐘內(nèi)即可找到目標(biāo)文件，大大提高了檔案的查找效率和準(zhǔn)確性。而傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案需要人工逐份翻閱，費時費力，效率低下。

　　3. 信息共享。數(shù)字化檔案可以方便地通過網(wǎng)絡(luò)或云存儲平臺進行共享，實現(xiàn)多人同時查閱、編輯和共享檔案信息，打破了時間和空間的限制，提高了工作效率和信息的共享性。

　　4. 數(shù)據(jù)安全。紙質(zhì)檔案容易受到火災(zāi)、水災(zāi)、蟲蛀、霉變等自然災(zāi)害以及人為損壞、丟失等因素的影響，造成信息損失。而數(shù)字化檔案可以進行數(shù)據(jù)備份、加密存儲，并設(shè)置訪問權(quán)限，有效地提高了檔案的安全性和可靠性，保障信息安全。

　　5. 長期保存。紙質(zhì)檔案會隨著時間的推移而自然老化、褪色、破損，導(dǎo)致信息丟失或難以識別。數(shù)字化掃描可以將檔案信息永久保存，并通過技術(shù)手段進行修復(fù)和還原，保證檔案信息的完整性和可讀性，實現(xiàn)檔案的長期保存。

　　總而言之，將檔案整理外包給寧波檔案數(shù)字化公司，是提高檔案管理效率、方便檢索、信息共享和數(shù)據(jù)安全的有效手段，也是現(xiàn)代檔案管理的重要發(fā)展趨勢。它不僅可以節(jié)省存儲空間、提高工作效率，更重要的是能夠更好地保護和利用珍貴的檔案資源，為社會發(fā)展和科學(xué)研究提供有力支撐。