西安市檔案整理服務公司：近日，根據(jù)《機關實物檔案歸檔管理辦法》、《實物檔案管理辦法》的有關規(guī)定，結合本單位檔案工作實際，積極制定了本單位的實物檔案管理制度。實物檔案是指該院在各個歷史時期及各項業(yè)務活動中形成、獲得或者收集的，具有保存利用價值的各種實物，是機關檔案的重要組成部分。通過規(guī)范制定實物檔案的歸檔范圍、歸檔要求、實物檔案的整理及利用制度，進一步細化了檔案分類，加強了該院實物檔案的歸檔管理工作。

　　下一步，辦公室將會把實物檔案管理制度發(fā)送給各科室，組織大家傳閱學習，提高實物檔案管理認識，嚴格按照實物檔案的有關規(guī)定，確保實物檔案的安全。

　　西安市檔案整理服務公司實物（榮譽）檔案管理辦法

　　為加強實物檔案的管理工作，使實物檔案管理科學化、規(guī)范化、標準化，根據(jù)《中華人民共和國檔案法》等法律法規(guī)，結合XX公司（以下簡稱公司）實際，制定本辦法。

　　第一條本辦法所稱實物檔案，是指公司以及員工個人在其工作活動中形成的有保存價值的以物質實體為載體的物品檔案，其中包含公司以及員工個人職務活動而獲得各級機關、組織、社會團體頒發(fā)的有保存和利用價值的榮譽檔案。

　　第二條實物檔案的歸檔范圍

　?。ㄒ唬┕精@得的各種獎狀、獎杯、獎牌、錦旗、榮譽證書、光榮冊等。

　?。ǘ┥霞夘I導、知名人士、有關單位贈送給公司的題詞、錦旗、牌匾、字畫、工藝品等。

　　（三）公司對外交往中獲贈的重要紀念品。

　?。ㄋ模┕窘M織的各種重大活動中形成的紀念品。

　?。ㄎ澹┕境闪⒁詠硎褂眠^的牌、匾。

　?。﹩T工職務活動中獲得的獎狀、證書、獎杯、獎牌等，歸檔員工個人所有；公司檔案室留存復印件和照片。

　　（七）其它有保存價值的實物。

　　第三條實物檔案的歸檔要求

　?。ㄒ唬儆跉w檔范圍的實物，各部門應及時向檔案室歸檔，集中管理。任何部門或個人不得據(jù)為已有。移交接收的辦理參見公司《檔案管理實施細則》

　　（二）應歸檔的實物形成后及時歸檔，隨辦隨歸；由建檔人向公司檔案室移交；由于特殊原因，應歸檔的實物確需在有關部門暫時保留的，應先將歸檔實物移交檔案室拍照登記，再辦理借用手續(xù)。

　?。ㄈw檔的實物要保持完整、清潔，不得有缺損、污染。任何部門和個人不得擅自將實物檔案損壞、私存或轉送他人。

　?。ㄋ模w檔的實物應當拍照歸檔并建立目錄。

　　（五）本單位對外交往中贈送給對方的重要實物，也應當拍照歸檔。

　　第四條實物檔案的保管期限

　　實物檔案的保管期限定為永久、定期兩種，定期一般分為30年、10年。

　　第五條實物檔案的整理

　　（一）歸檔實物的分類

　　歸檔實物以件為單位進行整理（成套實物為一件）。歸檔實物分為榮譽檔案類和其他紀念類兩大類，榮譽檔案再分為證書、獎狀類，獎杯、獎牌、錦旗類，其他類型獎品類。

　?。ǘw檔實物的排列

　　歸檔實物按種類結合時間進行排列。

　?。ㄈw檔實物的編號

　　歸檔實物應按分類方案和排列順序逐件編檔號。由全宗號、類別號、年度和保管期限、件號組成。其格式如下：

　　1、全宗：公司漢語拼音首字母。

　　2、類別：（1）證書、獎狀類，表示為SW1；（2）獎杯、獎牌、獎旗類，表示為SW2；（3）其他類型獎品類，表示為SW3；（4）其他紀念品類，表示為SW4。其中SW是“實物”的漢語拼音首字母。

　　3、年度：為實物檔案產(chǎn)生或獲得的所屬年度，用四位阿拉伯數(shù)字表示；例如2016年，即表示為2016。

　　4、保管期限：用Y、D30、D10分別代表實物檔案的保管期限永久、定期30年、定期10年，其中Y是漢語拼音“永久”的首字母，D是漢語拼音“定期”的首字母。

　　5、件號：按年度內(nèi)各類實物檔案所產(chǎn)生或獲得的時間順序1—N編制件號，即第一件為1，第二件為2，第三件為3，以此類推，直至N件。

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　　為滿足實物檔案保管、檢索利用和移出后便于歸檔的需要，每件實物檔案都應標注檔號。檔號的位置一般標識在實物檔案的背面、底座、下方或其它適當位置。

　?。ㄎ澹嵨餀n案目錄的編制：歸檔實物應按分類方案和檔號順序編制實物檔案目錄。實物檔案目錄設置檔號、題名、實物來源、形成日期、實物類別、實物數(shù)量、保管期限、存放地點、互見號、備注等項目（附件1《實物檔案目錄》）。

　　實物檔案目錄用紙幅面尺寸采用國際標準A4型。

　　第六條保管

　?。ㄒ唬嵨餀n案存放于公司檔案室專柜。

　?。ǘ嵨餀n案原則上應在可視性強的柜、架上上擺放保存。重要的榮譽應放在明顯位置，并應保持整體的外觀優(yōu)美、整齊。

　?。ㄈ[放位置不足的，獎旗可疊放于盒中，也可卷放于圓紙筒中，但都應標識其檔號；重要的證書應擺放，不太重要的，可摞放在架上或柜內(nèi)。

　　（四）存貯用柜、架，宜采用不可燃、耐腐蝕材料。確保對榮譽檔案無有害影響。

　?。ㄎ澹貪穸纫蟠尜A的適宜溫度和濕度，參照紙質檔案的保管要求，即：溫度控制在14℃-24℃；相對濕度控制在45-60%。對特殊材料制成的榮譽檔案，應據(jù)情特殊保管。

　?。κ也貙嵨餀n案，應定期進行檢查，并及時做好檢查記錄。發(fā)現(xiàn)問題，應查明原因，及時采取補救措施。

　?。ㄆ撸σ堰M檔案室的實物檔案，應逐件拍成數(shù)碼照片，連同其文字說明一同編制目錄。

　　第七條利用

　?。ㄒ唬嵨餀n案是宣傳公司企業(yè)形象的重要載體和資源。為擴大實物檔案的利用，公司檔案室應建立展示機制，將重大榮譽檔案展示利用。

　?。ǘ嵨餀n案一般不得外借。特殊情況下，需移出檔案庫房時，應經(jīng)公司領導批準，并辦理借出手續(xù)，按時歸還。

　?。ㄈ┮蛱厥庑枰?，需要將部分實物檔案長期異地陳列、掛放時，應辦理審批手續(xù)，并應單獨建立移出清冊，附加說明。

　　第八條附則

　　（一）本實施細則由XX部檔案室負責解釋。