檔案怎么歸類整理？引言檔案管理人員在檔案管理工作中應(yīng)明確檔案管理工作的內(nèi)涵及原則并且通過自主學(xué)習(xí)及參與培訓(xùn)的方式及時的更新自身的管理理念，明確檔案管理的重要性不斷地加強檔案歸類整理工作以此為企業(yè)的發(fā)展奠定一定的基礎(chǔ)。

　　檔案怎么歸類整理

　　一、檔案管理歸檔整理分類解析

　　一內(nèi)涵：在管理工作中相關(guān)人員應(yīng)明確檔案具有很多種類型不同類型的檔案基本資料不同。雖然其種類與機密程度之間存在著些許的差異但是相對于檔案管理人員而言檔案管理是對檔案中的數(shù)據(jù)進行提取與整理以此為相關(guān)人員查詢企業(yè)發(fā)展資料提供一定的便捷性。

　　為提高檔案管理人員的專業(yè)性確保管理人員可以按照相關(guān)的規(guī)定對檔案進行分類、儲存、管理及銷毀,企業(yè)應(yīng)對檔案管理人員進行專業(yè)的培訓(xùn)使其具有一定的管理技巧進而提高管理質(zhì)量。

　　二原則：管理人員在管理過程中應(yīng)明確檔案管理工作的原則確保檔案管理工作具有一定的精準(zhǔn)性及規(guī)范性進而提高檔案管理工作的水平。并且應(yīng)根據(jù)資料中的相關(guān)內(nèi)容進行相關(guān)目錄的編制提高檔案管理中的查詢及搜索功能.另外在檔案管理中分類、轉(zhuǎn)定等工作有著不同的原則管理人員應(yīng)根據(jù)檔案管理的準(zhǔn)則進行檔案的管理、儲存及銷毀工作以此提高檔案管理工作的規(guī)范性。

　　二、檔案管理歸檔整理分類技巧

　　一、以整理程序為準(zhǔn)：檔案管理工作中管理人員應(yīng)將相關(guān)的數(shù)據(jù)資料進行合理的分類在分類工作中使檔案庫中的數(shù)據(jù)形成健全的程序提高檔案分類工作的質(zhì)量.管理人員應(yīng)在資料搜集工作完成后選擇合適的分類程序完成檔案的分類工作保證工作人員可以使用相關(guān)程序熟練的完成分類工作并且簡化檔案管理分類工作提高管理效率.

　　二、紙質(zhì)檔案電子檔案區(qū)別對待：

　?。?紙質(zhì)檔案.紙質(zhì)檔案管理是檔案管理中最為重要的工作之一管理人員在紙質(zhì)檔案管理中應(yīng)將相關(guān)的數(shù)據(jù)進行簡單化確保自身可以快速的調(diào)取相關(guān)的資料提高自身的管理效率。管理人員應(yīng)根據(jù)資料的重要程度完成收集、檢查等工作并根據(jù)既有的分類方式完成分類及整理工作提高檔案管理工作的質(zhì)量。

　　在進行紙質(zhì)版檔案整理中管理人員需要消耗大量的人力及物力為紙質(zhì)檔案電子化奠定了一定的基礎(chǔ)減少了電子化工作中的步驟。但是相關(guān)人員在進行檔案電子化工作中也要對相關(guān)的資料進行細(xì)分保證電子版檔案具有一定的完整性使其在企業(yè)的發(fā)展中發(fā)揮重要的作用。

　?。?電子檔案.隨著科學(xué)技術(shù)及互聯(lián)網(wǎng)的發(fā)展電子檔案出現(xiàn)在檔案管理工作中并且管理人員在進行管理中逐漸度地加強了電子檔案的使用率提高檔案管理的信息化.信息技術(shù)的發(fā)展使管理人員逐漸地使用計算機軟件技術(shù)完成對電子檔案的處理在一定程度上簡化了工作人員的工作提高了其工作質(zhì)量.并且企業(yè)還應(yīng)加強對管理人員的培訓(xùn)使其掌握相關(guān)的科學(xué)技術(shù)加強對電子檔案的管理以此提高自身的工作質(zhì)量.

　　三、技巧及方法說明

　?。薄⒁圆牧狭飨?、流量為導(dǎo)向提升歸檔率.近幾年我國社會經(jīng)濟發(fā)展十分迅速社會各個行業(yè)也隨之得到了較大的發(fā)展這種情況下檔案數(shù)量大幅增加對檔案管理工作提出了更高的要求。新形勢下有關(guān)人員在開展工作時應(yīng)對注重對材料流向及流量進行細(xì)致的分析及時對自身工作進行改進根據(jù)工作難度的不同對資源進行合理的分配進而加快檔案管理工作的進度提高檔案管理工作的質(zhì)量。

　?。病⑼高^職能確保范圍、期限。檔案管理工作會受到職能的影響檔案管理的期限及范圍會根據(jù)職能的改變而發(fā)生變化進而影響檔案管理工作的開展加大了工作的難度有關(guān)人員在實際工作中應(yīng)對這種情況給予足夠的關(guān)注。注意對項目管理方法的應(yīng)用,對工作進行科學(xué)合理的劃分在充分了解檔案具體數(shù)據(jù)的基礎(chǔ)上開展工作進而避免時間及精力的不必要浪費確保檔案管理工作的高效有序開展。

　?。场⒁浴爸黧w”為旨?xì)w的歸檔法.以主體為旨?xì)w從某種意義上講是指有關(guān)人員在開展檔案管理工作時應(yīng)以檔案的用途為依據(jù),對檔案進行歸納和整理進而為后續(xù)的工作提供便利加快工作開展的進度。有關(guān)人員在實際工作中應(yīng)對檔案的用途進行分析在了解檔案用途的基礎(chǔ)上開展工作進而提高工作開展的針對性實現(xiàn)工作質(zhì)量的大幅提升。

　　４、行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)先行提高整體質(zhì)量。有關(guān)人員在工作中應(yīng)高度重視行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)的作用以行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)為依據(jù)開展工作進而實現(xiàn)工作開展效率及質(zhì)量的大幅提升。有關(guān)人員應(yīng)積極學(xué)習(xí)國家相關(guān)規(guī)章制度確保充分掌握和熟練應(yīng)用相關(guān)規(guī)章制度并明確行業(yè)特性及發(fā)展趨勢在此基礎(chǔ)上開展檔案管理工作進而保障檔案管理工作的質(zhì)量。

　　５、歸檔范圍、分類方案密切結(jié)合.隨著社會的發(fā)展及科技的進步檔案資料保存方式也發(fā)生了較大的變化?，F(xiàn)階段紙質(zhì)材料在實際工作中的應(yīng)用越來越少僅僅在資料的核對和保存方面有著一些應(yīng)用而電子版檔案逐漸取代了紙質(zhì)檔案的地位在日常工作中得到了越來越廣泛的應(yīng)用。因此有關(guān)人員在工作中應(yīng)加大對信息化技術(shù)的應(yīng)用充分考慮到分類方案及歸檔范圍進而加快工作開展進度提高工作開展的質(zhì)量。

　　結(jié)論

　　檔案管理工作人員在檔案管理工作中應(yīng)明確檔案的整理順序并且全面的掌握紙質(zhì)版檔案與電子版檔案管理的區(qū)別以其兩者之間的特點加強對檔案的管理提高檔案管理的水平.在實際工作中管理人員應(yīng)使用以材料流向、流量為導(dǎo)向提升歸檔率、以自身職能確保范圍、歸檔范圍、分類方案密切結(jié)合等方式提高自身檔案管理的水平為相關(guān)人員快速的提取相關(guān)檔案資料提供便利進而促進企業(yè)的進一步發(fā)展。

　　檔案分類整理方案

　　為提高檔案管理水平，促進本單位檔案管理規(guī)范化、科學(xué)化、標(biāo)準(zhǔn)化，更好地為本單位各項工作服務(wù)，根據(jù)《歸檔文件整理規(guī)則》，《科學(xué)技術(shù)檔案案卷構(gòu)成的一般要求》，《會計檔案管理辦法》，《照片檔案管理規(guī)范》結(jié)合工作實際，對本單位形成的各種門類文件和載體的檔案進行集中統(tǒng)一管理，并按照其內(nèi)容和載體的不同，制定分類方案如下：

　　一、分類原則

　　以本單位職能活動中形成的各種門類和載體的全部檔案為對象，依據(jù)工作職能、結(jié)合檔案內(nèi)容和載體形式特點，進行科學(xué)分類，保持文件之間的有機聯(lián)系，便于檔案的科學(xué)管理和利用。

　　二、全宗內(nèi)檔案門類

　　本單位所有門類、載體檔案，共有文書檔案、會計檔案、照片檔案、實物檔案、光盤檔案、專門(業(yè)務(wù))檔案、設(shè)備檔案、基建檔案共8大類。

　　三、全宗內(nèi)各門類檔案的分類、編號

　?。ㄒ唬┪臅鴻n案

　　1.1949~2001年，按保管期限—年度—機構(gòu)(問題)分類組卷，每個保管期限內(nèi)案卷號混年度編寫大流水號。

　　保管期限為：永久（目錄號1）、長期（目錄號2）、短期（目錄號3）。

　　機構(gòu)分類類目為：辦公室、公交科、出租科、市場監(jiān)督科、信息科、工會、團委七個。注：機構(gòu)分類或問題分類選其一，不同時存在。

　　文書檔案檔號編制方法：全宗號—目錄號—案卷號。

　　案卷標(biāo)簽采用以下式樣：

　　——紅色為永久保管期限、綠色為長期保管期限、藍(lán)色為短期保管期，字體是仿宋4號。

　　背脊標(biāo)簽粘貼方法：離底邊3公分處粘貼。

　　2.2002-2006年，采用保管期限—年度—機構(gòu)（問題）分類法，按歸檔文件整理規(guī)則，以件為單位整理。保管期限為：永久、長期、短期。2007年開始，保管期限為：永久、30年、10年。

　　機構(gòu)分類類目為：辦公室、公交科、出租科、市場監(jiān)督科、信息科、工會、團委七個。

　　文件件號編制為：按照保管期限—年度—機構(gòu)（問題）分別編制流水號。

　　3.歸檔章的使用：

　　在每件文件首頁的上端空白處采用紅色印泥蓋上統(tǒng)一刻制的歸檔章，文件處理單隨同文件一道歸檔的可蓋文件處理單上。填寫編號項目的字跡材料應(yīng)耐久。

　　歸檔章的項目為：全宗號、年度、室編件號、機構(gòu)或問題、保管期限、館編件號、總頁數(shù)（見圖）。

　　①全宗號：C80是由檔案館給各立檔單位編制的代號，沒有代號的暫時不填。檔案管理軟件中可用單位名稱的拼音字母代替。（以下各門類的全宗號填寫都按此規(guī)定）

　?、谀甓龋阂裕次话⒗?dāng)?shù)字填寫歸檔文件的形成年度。如二○○二年表示為"2002"，不能簡化為"02"。

　?、凼揖幖枺簷n案室在分類方案的最低一級類目（即機構(gòu)或問題）內(nèi)，按文件的排列順序從"１"開始逐件編號，不同類目不能混合編號。

　?、鼙９芷谙蓿簹w檔文件保管期限統(tǒng)一為"永久"、"長期（30年）"、"短期（10年）"標(biāo)識。在2006年前的檔案保管期限是永久、長期、短期；2007年開始根據(jù)國家檔案局8號令保管期限是永久、30年、10年。

　　⑤機構(gòu)或問題：按機構(gòu)分類的，用中文填寫分類方案類目的機構(gòu)名稱或規(guī)范化簡稱；例：辦公室、公交科、出租科、市場監(jiān)督科、信息科、工會、團委。按問題分類的，用中文填寫類目名稱，例：黨群類、行政類。企業(yè)在歸章中的“問題”可以填寫原大類代號。

　?、摒^編件號：到進館時按進館要求填寫。

　?、呖傢摂?shù)：每件歸檔文件的總頁數(shù)。計算頁數(shù)時以文件中有圖文的頁面統(tǒng)計，批文單與文件一同歸檔的，應(yīng)加上批文單的頁數(shù)?？傢摂?shù)用阿拉伯?dāng)?shù)字填寫。

　　4.檔案盒盒脊：

　　在盒脊設(shè)置的項目有：全宗號、年度、保管期限、機構(gòu)（問題）、起止件號、盒號。

　　全宗號用紅色耐久材料蓋章，其余用黑色耐久材料蓋章，其中起止件號僅填寫室編件號，即盒內(nèi)第一件文件和最后一件文件的件號。

　　盒號，即檔案盒的排列順序號。館編起止件號、盒號在進館時再按要求填寫，平時用鉛筆填寫，脊背上的字體是仿宋4號

　　6.卷盒排列方法：

　　以件為單位整理的檔案按保管期限—年度—機構(gòu)（問題）順序排列。

　?。ǘ嫏n案

　　按會計檔案管理辦法規(guī)定，以卷為保管單位。

　　采用核算單位——年度——形式（名稱）分類。核算單位按順序從1開始編制流水號，每個核算單位對應(yīng)一個目錄號。

　　如：核算單位有3個，核算單位代號1為行政會計(目錄號4)，核算單位代號2為黨委會計(目錄號5)，核算單位代號3為工會會計(目錄號6)。(注：這里的樣本目錄號是臨時的，各單位要根據(jù)你前面的文書檔案的目錄號確定目錄號，核算單位有幾個要給幾個目錄號)

　　案卷號編制方法：

　　同一核算單位下按照憑證、帳簿、財務(wù)報表、其他順序排列編年度小流水號。

　　會計憑證裝盒，財務(wù)報告和其他類用硬卷皮裝訂，會計賬薄不另加裝具，加貼規(guī)定的封面。

　　會計檔案檔號編制方法：

　　全宗號—目錄號—年度—案卷號。

　　標(biāo)簽式樣如下：

　　藍(lán)色標(biāo)簽代表定期保管期限，紅色標(biāo)簽代表永久保管期限，全宗號、目錄號用紅色耐久字跡，其余用黑色耐久字跡。

　　背脊標(biāo)簽粘貼方法：離底邊2公分處粘貼。

　?。ㄈ┱掌瑱n案（目錄號7）

　　按年度(內(nèi)容)分類并組成案卷，以張為單位，按拍攝時間先后順序排列，編寫卷內(nèi)照片小流水號。每一本照片冊為一個案卷號，混年度編寫案卷大流水號，并編制案卷目錄。案卷封面不填寫內(nèi)容，背脊采用標(biāo)簽。四線格標(biāo)簽(或者用文書檔案標(biāo)簽)。

　　保管期限：永久。

　　照片檔案檔號編制方法：全宗號—目錄號—案卷號。

　　標(biāo)簽：式樣如下

　　——紅色為永久保管期限、字體是仿宋4號。

　　背脊標(biāo)簽粘貼方法：離底邊3公分處粘貼。

　　照片的整理：

　　題名應(yīng)簡明概括、準(zhǔn)確反映照片的基本內(nèi)容，人物、時間、地點、事由、背景、攝影者六要素盡可能齊全。

　?。ㄋ模┕獗P檔案（目錄號8）

　　光盤類檔案以張為保管單位，每一張為一卷，按形成時間的先后順序排列。案卷號的編制按照混年編大流水號。

　　保管期限：永久。

　　檔號編制方法：全宗號—目錄號—案卷號。

　　標(biāo)簽：有二種式樣如下。多可以用。

　　背脊標(biāo)簽粘貼方法：離底邊3公分處粘貼。

　　——紅色為永久保管期限、字體是仿宋4號。

　　背脊標(biāo)簽粘貼方法：離底邊3公分處粘貼。

　?。ㄎ澹嵨餀n案（目錄號9）

　　實物類檔案以件為保管單位，每一件為一卷，按形成時間的先后順序排列。案卷號的編制按混年編大流水號。

　　保管期限：永久

　　檔號編制方法：全宗號—目錄號—案卷號。

　　標(biāo)簽：式樣如下。標(biāo)簽在實物背面離底邊左邊(或者右邊)3公分處粘貼。(上下左右各單位自已統(tǒng)一)

　?。ｉT(業(yè)務(wù))檔案

　　業(yè)務(wù)檔案分為公交行政許可檔案、出租車行政許可檔案、出租車行政處罰檔案、三輪車從業(yè)人員管理檔案四種。

　　專門(業(yè)務(wù))檔案的檔號編制方法：全宗號—分類號—年度—案卷號。

　　分類號一級類目采用代號KG表示，二級類目采用阿拉伯?dāng)?shù)字代表，類目之間用間隔符號“.”分開，分類號與案卷號之間用“—”表示。

　　案卷號在最低一級編年度小流水號。

　　標(biāo)簽：式樣如下。標(biāo)簽的位子離底邊3公分處粘貼。

　　專門(業(yè)務(wù))檔案分類號附注表

　　分類號

　　檔案內(nèi)容

　　KG·1

　　公交行政許可檔案

　　KG·2

　　出租車行政許可檔案

　　KG·3

　　出租車行政處罰檔案

　　KG·4

　　三輪車從業(yè)人員管理檔案

　　（七）設(shè)備檔案

　　設(shè)備檔案按各種設(shè)備型號分類組卷。

　　檔號編制方法：全宗號—分類號(設(shè)備代號民)—案卷號。

　　分類號一級類目采用代號S（設(shè)備）表示，二級類目為設(shè)備代號，采用阿拉伯?dāng)?shù)字代表，類目之間用間隔符號“?”分開，分類號與案卷號之間用“—”表示。

　　案卷號在最低一級類目下編流水號。