強(qiáng)化檔案整理工作促進(jìn)檔案信息服務(wù)，為進(jìn)一步加強(qiáng)檔案管理工作，有效保護(hù)檔案資源，杜絕在檔案管理中存在檔案丟失、整理不規(guī)范、不及時(shí)等問(wèn)題，四川檔案整理服務(wù)公司嚴(yán)格落實(shí)“三合一”制度工作重點(diǎn)，認(rèn)真貫徹落實(shí)《中華人民共和國(guó)檔案法》，多措并舉，扎實(shí)有效的開(kāi)展檔案整理工作。

　　紙質(zhì)文件整理流程之排列，排列是指在分類方案的最低一級(jí)類目?jī)?nèi)，根據(jù)一定的方法確定歸檔文件先后次序的過(guò)程。歸檔文件排列應(yīng)遵循“時(shí)間結(jié)合事由”的原則，強(qiáng)調(diào)“時(shí)間”在排列中的主導(dǎo)作用，是符合辦公自動(dòng)化條件下歸檔文件整理的一般規(guī)律。

　　事由則是一個(gè)比較寬泛的概念，可指一件具體的事，或一個(gè)具體的問(wèn)題，或一段較緊密的工作過(guò)程等。界定事由，目的是為了使密切相關(guān)的歸檔文件相對(duì)集中，保持有機(jī)聯(lián)系，方便檢索利用。在具體劃分上，可根據(jù)辦理時(shí)間長(zhǎng)短、形成文件數(shù)量多少、文書處理程序異同等，本著便于整理和利用的原則靈活掌握，沒(méi)有統(tǒng)一的規(guī)定。

　　增強(qiáng)培訓(xùn)抓能力，四川檔案整理服務(wù)公司組織安排鄉(xiāng)專職檔案工作人員參加縣檔案館有關(guān)檔案整理的專項(xiàng)培訓(xùn)，學(xué)習(xí)檔案管理專業(yè)知識(shí)和技能，并依據(jù)實(shí)質(zhì)短缺的業(yè)務(wù)知識(shí)、亟需提高的工作能力，仔細(xì)討教檔案指導(dǎo)員，切實(shí)提升自身業(yè)務(wù)能力，提高全鄉(xiāng)檔案管理規(guī)范化、精細(xì)化水平。

　　明確分工抓進(jìn)度，四川檔案整理服務(wù)公司高度重視檔案工作，明確分工任務(wù)，安排專人專時(shí)將一年來(lái)的文件資料整理歸檔，要求在整理過(guò)程中，把所有應(yīng)歸檔文件科學(xué)合理地分類、排列、編號(hào)，齊全、完整、準(zhǔn)確地納入規(guī)范化管理程序，認(rèn)真、高效完成精準(zhǔn)扶貧、疫情防控、文書、婚姻、財(cái)務(wù)、最低生活保障等相關(guān)檔案的整理歸檔工作。

　　健全制度抓長(zhǎng)效，結(jié)合實(shí)際，進(jìn)一步完善檔案管理責(zé)任追查制度建設(shè)，成立健全檔案資料的采集、歸檔、查閱等長(zhǎng)效機(jī)制，形成檔案歸檔制度化、檔案工作規(guī)范化的工作態(tài)勢(shì)，保證檔案資料保存齊全、資料完好，并建立了相應(yīng)的電子檔案?jìng)浞荨?/p>

　　目前，大多數(shù)單位實(shí)行“雙套制”的保管模式，對(duì)歸檔文件整理仍以手工整理為主，信息化管理尚處于檔案輔助管理階段。為確保歸檔文件利用時(shí)的查全率和查準(zhǔn)率，在對(duì)歸檔文件進(jìn)行組件、分類后，排序時(shí)須充分考慮歸檔文件的形成時(shí)間（辦結(jié)時(shí)間）、事由重要程度、事由共同屬性等再進(jìn)行先后次序的確認(rèn)。

　　對(duì)此，在分類方案的最低一級(jí)類目?jī)?nèi)進(jìn)行歸檔文件排列時(shí)，

　　一般按以下三點(diǎn)操作：

　　1、同一事由的歸檔文件，按文件形成時(shí)間先后順序，集中排列在一起；

　　2、不同事由的歸檔文件，按事由辦結(jié)時(shí)間先后順序排列（該排列方法比較適合實(shí)施檔案信息化管理的立檔單位）；

　　3、同一保管期限下的會(huì)議文件、統(tǒng)計(jì)報(bào)表、內(nèi)部刊物等成套性文件，或系統(tǒng)性較強(qiáng)，或形式特殊，利用需要相互參照、查證，往往成套利用，宜集中排列。

　　除此之外，在實(shí)際工作中，由于種種原因，往往會(huì)有一些文件沒(méi)有按規(guī)定時(shí)間移交檔案部門，對(duì)于這些零散文件，應(yīng)認(rèn)真鑒定其形成時(shí)間，視不同情況，或排在相應(yīng)類別的最后，或與相關(guān)歸檔文件裝訂為一件等。但這些都是補(bǔ)救措施，應(yīng)盡量避免此類情況的發(fā)生。

　　什么是“檔號(hào)”？

　　中華人民共和國(guó)檔案行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)《檔號(hào)編制規(guī)則》(DA/T 13-1994)中對(duì)檔號(hào)的定義為：檔案館（室）在整理和管理檔案的過(guò)程中，以字符形式賦予檔案的一組代碼。

　　檔號(hào)編制原則：

　?。?）唯一性原則

　　檔案館（室）內(nèi)檔號(hào)應(yīng)指代單一。不同編號(hào)對(duì)象應(yīng)賦予不同代碼，一個(gè)代碼只表示一個(gè)編號(hào)對(duì)象。

　?。?）合理性原則

　　檔號(hào)結(jié)構(gòu)必須與館藏檔案的整理分類體系相適應(yīng)。

　?。?）穩(wěn)定性原則

　　檔號(hào)一經(jīng)確定，一般不應(yīng)隨意改變。

　?。?）擴(kuò)充性原則

　　檔號(hào)必須留有適當(dāng)?shù)倪f增容量，以便適應(yīng)不斷擴(kuò)充檔案的需要。

　?。?）簡(jiǎn)單性原則

　　檔號(hào)力求簡(jiǎn)短明了，以便減少代碼差錯(cuò)，節(jié)省存貯空間，提高處理效率。

　　檔號(hào)結(jié)構(gòu)分類

　　檔號(hào)結(jié)構(gòu)分為三種：

　　第一種結(jié)構(gòu)為：全宗號(hào)-案卷目錄號(hào)-案卷號(hào)-件、頁(yè)（張）號(hào)。

　　第二種結(jié)構(gòu)為：全宗號(hào)-類別號(hào)-案卷號(hào)-件、頁(yè)（張）號(hào)。

　　第三種結(jié)構(gòu)為：類別號(hào)-項(xiàng)目號(hào)-案卷號(hào)-件、頁(yè)（張）號(hào)。

　　國(guó)家檔案局在新頒布的《歸檔文件整理規(guī)則》（DA/T 22-2015）中，增加了歸檔文件檔號(hào)結(jié)構(gòu)和編制要求，標(biāo)準(zhǔn)規(guī)定：歸檔文件應(yīng)依分類方案和排列順序編寫檔號(hào)。檔號(hào)編制應(yīng)遵循唯一性、合理性、穩(wěn)定性、擴(kuò)充性、簡(jiǎn)單性原則。

　　檔號(hào)的結(jié)構(gòu)宜為：全宗號(hào)-檔案門類代碼?年度-保管期限-機(jī)構(gòu)（問(wèn)題）代碼-件號(hào)。上、下位代碼之間用“-”連接，同一級(jí)代碼之間用“?”隔開(kāi)。如“Z109-WS?2011-Y-BGS-0001”。、

　　檔號(hào)結(jié)構(gòu)和檔案排列編號(hào)（參考）

　　文書檔案

　　1、排列編號(hào)方法：

　　按照同一年度，同一保管期限進(jìn)行排列編制件號(hào)；

　　2、檔號(hào)：

　　由全宗號(hào)-年度-保管期限-機(jī)構(gòu)號(hào)-件號(hào)組成；

　　聲像檔案

　　1、編號(hào)排列方法：

　　按照載體不同設(shè)置二級(jí)類目；照片檔案在同一保管期限內(nèi)、同一盒內(nèi)進(jìn)行排列，編制件號(hào)，件號(hào)在盒內(nèi)流水，其它載體類檔案按照文件類型（01-錄音文件、02-錄像文件、03數(shù)據(jù)文件、圖片文件、04-其它）再設(shè)置二級(jí)類目，在盤號(hào)內(nèi)對(duì)文件進(jìn)行編號(hào)。

　　1.1照片檔案檔號(hào)：

　　全宗號(hào)—分類號(hào)—保管期限—盒號(hào)—件號(hào)。

　　1.2聲像檔案檔號(hào)：

　　全宗號(hào)—分類號(hào)—二級(jí)分類號(hào)—件號(hào)。

　　審計(jì)檔案

　　1、排列編號(hào)方法：

　　在一級(jí)類目下，按審計(jì)項(xiàng)目設(shè)置編號(hào)；

　　2、檔號(hào)：

　　全宗號(hào)—分類號(hào)—項(xiàng)目號(hào)—案卷號(hào)—件號(hào)

　　會(huì)計(jì)檔案

　　1、排列編號(hào)方法：

　　在一級(jí)類目下，按照二級(jí)類目編制目錄號(hào)和案卷號(hào)；

　　2、檔號(hào)：

　　全宗號(hào)—目錄號(hào)（一級(jí)類目代字+二級(jí)類目代字+年度號(hào)）—案卷號(hào)；

　　二級(jí)類目為：憑證1、賬簿2、報(bào)表3、其他4。

　　其中根據(jù)公司實(shí)際運(yùn)作情況，可將財(cái)務(wù)檔案按“類別—機(jī)構(gòu)—年度”的分類方法，按不同機(jī)構(gòu)進(jìn)行立卷歸檔，分別給予目錄號(hào)，只有一個(gè)機(jī)構(gòu)的，可不做機(jī)構(gòu)號(hào)區(qū)分。如SH1.1表示上海公司第一本會(huì)計(jì)憑證目錄號(hào)，其中，第一個(gè)“1”表示會(huì)計(jì)憑證，第二個(gè)“1”表示年度號(hào)。SH2.1表示上海公司第一本會(huì)計(jì)賬薄目錄號(hào)，以此類推。

　　設(shè)備儀器檔案

　　1、排列編號(hào)方法：

　　在一級(jí)類目下，按設(shè)備種類或型號(hào)設(shè)置；

　　2、檔號(hào)：

　　全宗號(hào)—分類號(hào)（SB）—設(shè)備種類（型號(hào)）—案卷號(hào)

　　實(shí)物檔案

　　1、排列編號(hào)方法：

　　按照實(shí)物載體不同設(shè)置二級(jí)類目，在同一年度內(nèi)，編制件號(hào)；

　　2、檔號(hào)：

　　全宗號(hào)—一級(jí)分類號(hào)（實(shí)物）—保管期限—件號(hào)