干部人事檔案數字化整理

　　1、嚴格規(guī)范檔案目錄建庫、檔案掃描、圖像處理、數據存儲、數據驗收、數據交換、數據備份、安全管理等基本環(huán)節(jié)，保證數字檔案的真實性、完整性、可用性、安全性，確保與紙質檔案一致。

　　2、干部人事數字檔案在利用、轉遞和保密等方面按照紙質檔案相關要求管理。

　　干部人事檔案數字化整理

　　事業(yè)單位如何建設干部檔案信息化的？

　　建立健全干部檔案數據庫管理系統(tǒng)。將事業(yè)單位在職干部檔案中的“三齡一歷”、個人身份、職務職稱、獎懲培訓、歷年考核結果等重要信息錄入微機。在此系統(tǒng)下，檔案信息能夠自動檢索、自由提取，進行統(tǒng)計匯總、分類管理、日常查詢等各項業(yè)務操作。

　　如利用微機可以直接生成《干部任免審批表》、《“三齡一歷”確認表》、《干部花名冊》等各種人員信息表。因此，在提高檔案管理工作的同時，也促進了我局干部任免、工資套改、編制管理等人事工作的運轉速度。

　　利用數據庫，做好干部檔案的審核、整理工作。我們將人工管檔和數據庫管理相結合，充分發(fā)揮信息化管理功效。如在審核檔案時，我們將檔案中缺少的年度考核表、工資表、任免表等情況分別錄入微機，再根據由數據庫產生的《缺少檔案材料一覽表》去收集材料，最后將每份檔案的收集結果在庫中予以反映，從而使檔案人員不用進檔案室查閱，就能夠全面、準確、及時、動態(tài)的掌握全部檔案的信息變化情況。

　　加強日常維護和定期更新。由專人負責檔案資料的變動、完善。增強工作的主動性，對每月形成的檔案材料，實行索要制度。使檔案數據庫中的內容更加符合干部的成長。

　　為管理者和查詢人提供最新的第一手資料。實行干部檔案信息化管理之后，查閱檔案較以往更加方便，檔案管理更加規(guī)范，既減少了檔案管理的中的重復勞動，也減少了人手翻閱檔案所造成的磨損和時間浪費，大大提高了干部檔案管理的工作效率和現代化水平。

　　檔案數字化管理：數字化干部人事檔案管理系統(tǒng)是對傳統(tǒng)干部人事檔案管理工作的一次創(chuàng)新，能夠實現對檔案和檔案材料收集、鑒別、整理、保管、轉遞、統(tǒng)計、查閱等日常工作的數字化管理，并可通過組織系統(tǒng)專網實現干部檔案的網上瀏覽和遠程查借閱功能。按照干部檔案業(yè)務工作流程，經過系統(tǒng)管理員的授權，單位內部領導和有關科室可以在各自辦公室查閱干部檔案，外來查檔單位可以在閱檔室通過電腦查閱電子檔案，也可以通過網絡實現遠程閱檔。

　　系統(tǒng)全面運行后，可以大大提高工作效率，提升干部工作服務的水平和質量，實現干部檔案由管理向干部信息研究與利用的質的轉變。檔案數字化采集：從檔案實體庫提卷后，首先拆卷、校對檔案頁數、區(qū)分高掃、平掃材料，然后進行數據采集。檔案采集同時對圖像進行糾偏、去污、去黑邊等處理，校對檔案目錄、核對電子材料，完成初步審核。然后由專人再次對檔案原件及數據進行審核，確認無誤后，完成檔案裝訂還原，對電子數據進行歸檔。為檔案的利用提供準確可靠的數據信息。

　　在整個過程中，各環(huán)節(jié)相互配合，協(xié)同操作，以流水線方式完成信息的采集、審核工作。檔案數字化查閱：以組織系統(tǒng)專用資源網為網絡基礎，采用B/S(瀏覽器/服務器)模式架構，在組織系統(tǒng)內部實現了本地及遠程查檔、閱檔功能。系統(tǒng)在安全方面進行了方考慮:可按日期、時間或長期有效等多種方式，完成閱檔授權；閱檔過程進行詳細的日志記錄；信息采用加密信道傳輸等多種方式，使系統(tǒng)運行更加安全可靠。

　　數字化檔案管理系統(tǒng)的數字化檔案

　　一、提高經濟效益過去一直使用粗放型模式即以增加辦公人員和辦公費用為解決這一難題的唯一手段，致使管理成本大幅上漲。而數字化管理檔案使傳統(tǒng)的以紙質為載體的檔案信息對象轉為機讀檔案，不僅節(jié)約了保管費用，節(jié)省了占地空間，而且查閱起來極為方便迅速，從而避免了反復印制資料而造成的紙張和人員的浪費。

　　二、提高辦公效率數字化檔案管理使資料能及時歸檔，并盡快提供利用。

　　以組織部門為例，干部的任用、干部的提拔都需要詳細準確的檔案信息。然而檔案數字化管理變可提供詳細、即時的數據信息，為領導決策提供服務。與此同時，數字化檔案管理使查詢資料變得非常簡單，真正讓辦公人員做到足不出戶便可知曉天下大事。由于信息的超時空流動，數字化檔案事實上成為“無墻界檔案”，檔案庫也從文件實體的保管基本變成了提供利用方便的信息控制中心。

　　三、增強檔案原件保護將紙制檔案轉變?yōu)閿底只娮訖n案后，檔案的使用更加安全。由其對歷史久遠的檔案材料，數字化處理后無疑是對其更好的保護，另外，通過檔案的數字化處理后，防止了部分檔案篡改的行為。

　　數字化檔案管理系統(tǒng)數字化檔案管理是對傳統(tǒng)干部人事檔案管理工作的一次創(chuàng)新，能夠實現對檔案和檔案材料收集、鑒別、整理、保管、轉遞、統(tǒng)計、查閱等日常工作的數字化管理，并可通過組織系統(tǒng)專網實現干部檔案的網上瀏覽和遠程查借閱。這為今后干部任用、干部提拔等工作帶來了極大的方便。系統(tǒng)分為日常業(yè)務管理、檔案數字化采集系統(tǒng)和數字化檔案查閱系統(tǒng)三大部分。