如何做好事業(yè)單位人事檔案管理

　　目前，人事檔案管理存在著交接程序不完善、管理手段落后、硬件設施有限、職稱評審無紙化與傳統(tǒng)人事檔案管理方式的沖突、檔案材料范圍狹窄等問題。隨著我國人事制度改革力度的不斷加大，應解決人事檔案管理存在的諸多問題，從而提高人事檔案的利用水平。

　　一、關于材料的收集與歸檔

　　人事檔案管理而言，材料的收集是關鍵，也是做好人事檔案管理工作的前提。材料的收集齊全與否，其內容能否反映干部職工全面情況，將直接影響檔案的提供利用。因此，人事檔案管理人員要在材料的收集上下功夫，尤其要著重收集反映干部德、能、勤、績方面的材料。

　　主要應做好以下工作：

　　1、及時收集歸檔。檔案人員對所收集的材料(如人事任免、調資升級、考核、獎懲等材料)或有關部門轉遞來的材料(如學籍、學歷、技術職稱等材料)，要及時登記，歸入人事檔案卷內相應類別。

　　2、加強與有關部門的聯系。組織人事部門要與形成人事檔案材料的部門建立收集、送交檔案材料的聯系制度，檔案人員應根據所掌握的形成人事檔案材料的信息，定期向有關部門(各級組織人事、紀檢監(jiān)察、教育培訓、審計、統(tǒng)戰(zhàn)等部門)收集或催收新形成的人事檔案材料。

　　3、要嚴把材料“入口關”，做好鑒定工作。人事檔案管理工作要求收集材料齊全，但并非所收集的材料都歸檔。因此，對收集的材料要進行認真鑒定，嚴格審查。對那些不符合歸檔要求的材料，應及時通知形成材料的部門補送或補辦手續(xù);對不屬于人事檔案范疇的材料則必須舍棄。

　　二、關于檔案種類和卷內類別的判斷。

　　1、檔案種類的判斷。在歸檔之前，檔案人員首先要對收集的材料進行判斷，看其是否屬于人事檔案，注意不要把屬于文書檔案(如干部任免通知、請示報告、來往函件等)、紀檢檔案(如案件審理過程中的請示報告、調查報告、旁證、檢舉材料等)、業(yè)務檔案(如個人的著作、論文、譯文、創(chuàng)造發(fā)明的總結等)及其他類型檔案的材料歸入人事檔案。

　　2、卷內類別的判斷。人事檔案卷內材料的分類，一般情況下按材料的名稱“對號入座”，歸入相應類別即可。但也有例外。有些材料的名稱與內容并不相符，若按名稱歸類則有可能給以后的利用帶來不便。因此，在分類時必須做到既要看名稱，也要看內容；對包括多方面內容的，還要看以哪一方面的內容為主，力求分類準確。

　　三、關于檔案的保管方式

　　人事檔案管理方式較常見的有兩種，即袋裝法和裝訂法。兩種方式各有利弊。袋裝法由于材料不裝訂直接裝袋，所以抽取、填入材料方便，但不符合“裝訂整齊”的要求且易造成材料的丟失。裝訂法是將材料分類后按序裝訂在一起，裝入檔案盒入柜存放。其優(yōu)點是裝訂整齊、外表美觀，但存取材料不便，且由于反復拆訂易對紙張造成損壞。

　　人事檔案是人才信息的重要載體，它能充分反映出個人經歷、德才能績工作表現，獎懲情況、行為軌跡，歷史背景及其經歷，是知人善任，選賢舉能的重要工具。做好人事檔案管理工作對人才資源開發(fā)起著重要作用。隨著我國人事制度改革力度的不斷加大，企事業(yè)單位人事檔案管理顯得更為重要。

　　檔案管理個人總結

　　檔案在借閱的時間內及時督促、收回,對還回的資料其借條做到及時注銷,確保工作的準確性和連續(xù)性。下面是我為大家整理的關于檔案管理個人總結，希望對你有所幫助，如果喜歡可以分享給身邊的朋友喔!

　　檔案管理個人總結1

　　本人從事檔案管理工作以來，在局領導和同志們的關心支持幫忙下，經過自我的努力，較好地履行了職責，圓滿地完成了各項工作任務?，F將工作總結如下：

　　一、檔案資料的收集

　　參與了對各科室檔案的接收進庫工作。共參與接收文書檔案-卷，會計檔案-卷，用地檔案-卷，地籍檔案-卷，土地利用總體規(guī)劃檔案-卷，監(jiān)察檔案-卷，規(guī)劃檔案-卷，交易檔案-卷，人事檔案-卷，評估檔案-卷，礦管檔案-卷，底圖檔案-卷，基建檔案-卷，照片檔案-張，錄像、光盤-盤，圖書資料-冊。

　　二、檔案資料的整理

　　在接入庫前，對各科室的檔案進行案卷質量檢查，對不貼合入庫要求的進行指導并幫忙進行整理。參與整理底圖、航片-份，分類組卷歸檔-卷;對-張照片按相關要求進行了整理歸檔。負責資料的管理工作。對圖書進行了分類整理，近年來按規(guī)范要求整理資料-余冊。并按相關要求，建立健全了資料接收、整理與管理體系。對-卷基建檔案進行了整理歸檔。

　　三、檔案資料檢索利用

　　負責對各科室全引目錄的接收和整理工作，對各科室報送的-冊全引目錄進行了整理，并精裝成冊，并在原有檢索工具的基礎上，根據局內檔案利用狀況不斷完善，不斷增加，續(xù)添了職務任免專題目錄、專業(yè)技術職務專題目錄、先進個人專題目錄，人名索引-條、用地檔案-條、地籍檔案-條、監(jiān)察檔案-條、土地利用總體規(guī)劃檔案-條、規(guī)劃檔案-條、基建、設備、資料、實物目錄共-條。健全了檢索體系。用心參與檔案信息開發(fā)利用工作。負責資料與檔案的接待利用工作。共接待利用者-人，編寫了檔案利用實例效果匯編。

　　四、檔案資料保管保護

　　負責對局內檔案資料的安全管理。定期對其數量和保管狀況進行全面檢查，填寫登記簿;對檔案資料庫內溫濕度按照要求進行調控，并及時對檔案資料進行除塵、消毒，定期清理庫房衛(wèi)生，并進行安全檢查，未出現任何事故。

　　五、檔案資料的統(tǒng)計

　　負責檔案資料的登記與統(tǒng)計工作。建立了各種登記統(tǒng)計簿冊，并及時進行登記統(tǒng)計。按上級要求及時報送有關數據。

　　檔案管理個人總結2

　　一年來，在領導和同事們的關心、支持和幫助下，本人不斷加強政治理論和業(yè)務知識的學習，認真履行崗位職責，較好地完成了本職工作和領導交辦的各項任務，自身素質和工作能力都有了較大提高。現總結如下。

　　一、加強政治學習，不斷增強自身素質

　　為了適應新形勢的要求和工作的需要，我始終把學習作為提高政治素質的前提和基礎，充分利用業(yè)余時間，積極學習。

　　二、加強理論學習，不斷提高業(yè)務素質和拓寬知識

　　積極參加由區(qū)檔案局組織的兩次繼續(xù)教育，進一步提高對檔案工作的理論知識，加強了在檔案工作解決實際問題的能力。同時注重充分利用業(yè)余時間搞好自我充電，參加了--專業(yè)的學習，目前已通過了-門課程的考核。通過學習，拓寬了視野，豐富了知識。為了配合鎮(zhèn)電子政務工程建設，我還注重學習計算機知識，掌握基本操作方法和操作技能，為實現辦公自動化奠定良好的基礎。

　　三、積極工作，圓滿完成各項任務

　　全面完成了--年度文件材料的歸檔工作。年初，依據我鎮(zhèn)機關各部門的實際情況，制定了《機關檔案材料收集情況表》，并在收集的過程中，嚴格按要求檢查文件材料，對于材料所缺的部門進行再次催收，最后均經各部門領導簽名確認。--年底，被借調到鎮(zhèn)保辦公室，負責對全鎮(zhèn)所有參保人員的個人信息的錄入工作。

　　在鎮(zhèn)保辦，嚴格遵守鎮(zhèn)辦各項工作制度，時時處處以工作為先，遇到緊急任務，加班加點，尤其是在為離土農民的投保工作中，充分利用雙休日為分們辦理各項手續(xù)，切實解決好他們的后顧之憂。在鎮(zhèn)領導的安排下和區(qū)信息委的指導下，我配合電腦公司，全程參加了我鎮(zhèn)的電子政務工程建設，通過前期對各部門的需求調研、基礎設施的建設，目前已完成了對內、外網的開發(fā)工作。

　　工作中，雖然取得了一定成績，但仍然存在著一些問題和不足，今后，我要一如既往的向領導、同事們學習，發(fā)揚優(yōu)點、克服不足，力爭使自己的政治素質和業(yè)務水平上一個新臺階，更好地完成領導安排的各項工作任務。

　　檔案管理個人總結3

　　檔案是人類活動的記錄，是人們認識和把握客觀規(guī)律的重要依據。借助檔案，能夠更好地了解過去、把握現在。今年我局檔案管理工作有了較大的發(fā)展?，F將具體情況總結如下：

　　一、高度重視，加強領導

　　20--年，我局高度重視機關檔案管理工作，將機關檔案管理工作納入工作日程，加強對檔案管理工作的領導，真正做到了認識到位，組織到位，措施到位。同時，配備了管理人員，建立檔案管理工作網絡，形成了以主管領導掛帥、辦公室主任分管、檔案室具體負責的三級檔案管理模式。

　　為進一步加強對機關檔案工作管理，局機關舍得在檔案設施上投入，局機關專門擠出辦公房設立了文書、科技檔案室;配置檔案柜52節(jié)，為檔案室配置了計算機、掃描儀等專用設備，適應了現代化管理的需要。

　　二、加強制度建設，規(guī)范檔案管理

　　為進一步加強我局的檔案管理制度建設，規(guī)范檔案管理，提高檔案管理質量，20--年，我局按照旗檔案局要求，對所有須歸檔的文書檔案文件材料進行了整理，共整理文書檔案2820份，經整理后，將目錄全部輸入計算機管理，極大地提高了檢索速度。在歸檔過程中，我局檔案所有文件歸檔目錄全部使用計算機打印。

　　20--年10月16日，經旗檔案局年審組審核20--年文件，均已達到合格的標準，并給予文件整理較好，環(huán)境衛(wèi)生干凈整潔的好評。

　　文件、材料的歸檔全部使用無酸檔案盒，文件不易被腐蝕、變質，有利于檔案的保存，使我局的檔案逐步走向了規(guī)范化、科學化管理軌道。

　　三、積極參加檔案培訓，完成上級交辦的任務

　　為進一步提高檔案工作的規(guī)范化、科學化管理水平，我局檔案專職人員積極參加了盟旗聯合舉辦檔案培訓班，對檔案局《機關文件材料歸檔范圍和文書檔案保管期限》進行了認真的學習，對檔案工作的開展，提供了科學依據。20--年上半年，由于機關檔案累積較多，按照旗檔案局有關要求，必須在當年6月底前向檔案局移交--年以前形成的所有文書檔案和20--年文書檔案年審工作。在時間緊、任務重的情況下，在檔案局領導的指導和支持下，完成了近--年的文書檔案的整理歸檔任務，為我局檔案管理邁上新臺階奠定了堅實的基礎。

　　四、工作中的不足和今后打算

　　1、加大檔案管理人員培訓力度，提高檔案管理人員的業(yè)務素質。20--年，要加大培訓工作力度，提高檔案管理專業(yè)人員的素質，以帶動管理局檔案管理水平的提高。

　　2、加大資金投入，強化檔案現代化管理。隨著時代的發(fā)展，社會信息化程度越來越高。我們將進一步加強檔案現代化管理，有效發(fā)揮檔案的信息功能，做好各項基礎工作，加強檔案的規(guī)范化管理，不斷提高檔案管理的現代化水平，充分發(fā)揮檔案的作用，為推進管理局事業(yè)繁榮發(fā)展做出積極的貢獻。

　　檔案管理個人總結4

　　今年以來，在上級領導的正確指導與幫助下，我始終堅持學習理論和重要思想，堅持黨的路線方針政策和國家的法律、法規(guī)以及各項規(guī)章制度，能以員工行為守則嚴格要求自己，刻苦鉆研業(yè)務，熟練掌握本崗位的.管理辦法和操作規(guī)程。現將一年來的主要工作匯報如下：

　　一、思想政治學習方面

　　能夠認真學習馬列主義、思想及理論和重要思想，深刻領會黨的十六屆五中全會精神，不斷加強自身黨性修養(yǎng)，在政治上、思想上、實事求是，堅持原則，遵紀守法，沒有出現違紀違規(guī)行為。特別是通過前一階段保持黨員先進性教育活動開展以來，通過學習《讀本》，使自己在思想政治水平方面有了更進一步的提高。撰寫個人心得體會2篇，撰寫分析整改材料1篇，并按照大家提出的在寫作方面多下功夫，以提高寫作水平等3條意見，制訂了整改措施。

　　二、認真完成本職工作及領導交辦的各項工作任務。

　　1、加強對文件的收發(fā)與管理。首先加強對來文的登記與管理。2005年，共收到行政及黨委來文1000多份，地直機關來文170多份。每份文件都能及時送領導傳閱，然后按領導的批示再分送到各個部室辦理，讓上級行的精神迅速傳達下去，基本杜絕了公文處理上的積壓、延時、誤事等現象的發(fā)生。其次，認真核登規(guī)范了內部發(fā)文。2005年全行共發(fā)文500多份，每份文件都經過認真登記編號。第三，每年年底，每個部室處理完畢的文件，都要分門別類，妥善保管，為以后裝訂檔案做好準備。

　　2、認真做好電子公文傳輸工作。自從2004年11月份電子公文系統(tǒng)開通到各縣以來，所有的文件都要從公文系統(tǒng)傳輸，因為對于縣支行操作人員來說，這畢竟是一門新技術，每天既要收發(fā)省分行來文及本行發(fā)文，又要及時解決各縣支行在傳輸過程中出現的問題，由于文件發(fā)送及時，周報被“信息情況”采用27期，“-----”采用3期，“---分行簡報”采用2期，發(fā)送的“--分行保持黨員先進性教育活動簡報”27期，被上級部門采用6期，信息采用率排名同行前列。

　　3、促進檔案管理與達標。根據《檔案法》和《檔案管理條例》，以及《甘肅省〈歸檔文件整理規(guī)則〉實施細則》和一級檔案管理的標準，今年共裝訂檔案1312件，其中：

　　永久104件、長期674件、短期544件，所有檔案從收集、整理、分類、編號、裝訂、打印目錄都由我一人完成。既為機關節(jié)省費用4000多元，又使機關的檔案管理從收集、保管、檢索、利用等各個方面得到了進一步加強和完善。在今年10月份省分行組織的全省檔案管理工作檢查及12月份當地檔案部門工作檢查中，我行檔案工作得到了檢查組的充分肯定，使檔案管理工作基本實現了制度化和規(guī)范化，為提高檔案管理的自身價值和促進全行系統(tǒng)的檔案管理達標升級工作起到了積極的促進作用。止年末，全行10個單位有9個單位的文書檔案達標，其中：3個單位達到“省一級”、3個單位達到“省二級”、2個單位達到“省三級”、1個單位達到“縣(市)一級。

　　4、積極配合辦公室主任、副主任抓好全行日常事務性工作，積極協(xié)助辦公室領導籌辦各類會議和來人接待、上下溝通、內外聯系工作，做到了各類事項安排合理有序，為保持市分行機關正常工作，盡到了自己的責任。

　　三、存在問題及打算

　　一是理論功底不夠扎實，尤其是馬列主義理論水平較低，分析問題不透徹，獨自解決問題的能力較差。二是對金融業(yè)務知識學習不夠，專業(yè)知識欠缺。三是寫作水平較低，對文稿起草還需進一步提高。四是深入基層較少，尤其對檔

　　案管理工作指導不夠。今后，我將進一步加強學習，努力克服工作中存在的不足與缺點，不斷提高自身政治素質、學識水平及工作能力，盡職盡責，圓滿完成各項工作任務，為---的快速發(fā)展做出自己的貢獻。

　　檔案管理個人總結5

　　本人自參加工作以來,一直從事辦公室檔案管理工作。通過多年來的實踐與學習，使自己充分具備了相應的檔案專業(yè)知識和業(yè)務能力，逐漸成長為業(yè)務骨干，受到了單位領導和廣大職工的認可。本人終堅持學習理論和重要思想，堅持黨的路線方針政策和國家的法律、法規(guī)各項規(guī)章制度，嚴格要求自己，刻苦鉆研業(yè)務，熟練掌握本崗位的管理辦法和操作規(guī)程?，F將一年來的主要工作匯報如下：

　　一、思想政治學習方面

　　能夠認真學習馬列主義、思想及理論和重要思想，深刻領會黨的十六屆五中全會精神，不斷加強自身黨性修養(yǎng)，在政治上、思想上，實事求是，堅持原則，遵紀守法，沒有出現違紀違規(guī)行為。

　　二、認真完成本職工作及領導交辦的各項工作任務。

　　1、檔案收集整理工作

　　從年初開始，為了更好的服務于檔案事業(yè)，努力收集檔案文書。案卷整理遵循文件材料形成規(guī)律，保持卷內文件的系統(tǒng)聯系，合理、規(guī)范組卷，符合國家有關標準。所有檔案從收集、整理、分類、編號、裝訂、打印目錄我都認真完成。既為單位節(jié)省了費用，又使我局的檔案管理從收集、保管、檢索、利用等各個方面得到了進一步加強和完善。

　　2、做好檔案編研工作

　　我積極做好檔案的編研工作，廣泛涉獵《檔案利用效益匯編》、《組織沿革》等資料。根據單位工作需要，編制了我局機構沿革及建站以來的《大事記》等編研資料。

　　3、積極配合上級做好協(xié)調溝通工作

　　我作為辦公室一員，始終積極配合辦公室主任、副主任做好辦公室日常管理工作，充分履行辦公室參與政務、管理事務、綜合服務的職能作用，做到了各類事項安排合理有序，認真履行職責，有效地保證了黨務、政務工作的正常運轉。

　　三、存在問題及打算

　　理論功底不夠扎實，尤其是馬列主義理論水平較低，分析問題不透徹，獨自解決問題的能力較差。今后，我將進一步加強學習，努力克服工作中存在的不足與缺點，不斷提高自身政治素質、學識水平及工作能力，盡職盡責，圓滿完成各項工作任務，為農業(yè)銀行的快速發(fā)展做出自己的貢獻。

　　文件檔案管理規(guī)定

　　第一章總則

　　為加強本公司文件檔案管理工作，特制定本規(guī)定。

　　歸檔的文件材料必須按年度立卷，本部門內部機構在工作活動中形成的各種有保存價值的文件材料，都要按照本規(guī)定的規(guī)定，分別立卷歸檔。

　　公文承辦部門或承辦人員應保證經辦文件的系統(tǒng)完整(公文上的各種附件一律不準抽存)。結案后及時交專(兼)職檔案員歸檔。工作變動或因故離職時應將經辦的文件材料向接辦人員交接清楚，不得擅自帶走或銷毀。

　　第二章文件材料的收集管理

　　堅持部門收集、管理文件材料制度。各部門均應指定專(兼)職檔案員，負責管理本部門的文件材料，并保持相對穩(wěn)定。人員變動應及時通知總經理辦公室檔案員。

　　凡本公司繕印發(fā)出的公文(含定稿和兩份打印的正件與附件、批復請示、轉發(fā)文件含被轉發(fā)的原件)一律由總經理辦公室統(tǒng)一收集管理。

　　一項工作由幾個部門參與辦理，在工作活動中形成的文件材料，由主辦部門收集歸卷。會議文件由會議主辦部門收集歸卷。

　　1.公司工作人員外出學習、考察、調查研究、參加上級機關召開的會議等公務活動、相關人員購置技術資料、工具書、購置設備儀器核報差旅費時，必須將相關的文件、資料向總經理辦公室檔案員辦理歸檔手續(xù)，檔案員簽字認可后財務部門才給予核報差旅費。

　　2.本公司召開會議，由會議主辦部門指定專人將會議材料、聲像檔案等向檔案員辦理歸檔手續(xù)，檔案員簽字認可后財務部門才給予報會議費用。

　　對保管的技術檔案，每年年終要進行鑒定，鑒定工作由主管領導、工程技術人員、檔案人員組成的鑒定小組進行。對丟失參考價值、無保存意義的資料應及時清理，經鑒定小組批準后指定專人監(jiān)銷。

　　按密級劃分的有關規(guī)定，總經辦檔案員應及時準確的對技術資料進行密級劃分，嚴格按保密制度履行查、借閱手續(xù)。

　　各部門專(兼)職檔案員的職責：

　　1.了解本部門的工作業(yè)務，掌握本部門文件材料的歸檔范圍，收集管理本部門的文件材料。

　　2.認真執(zhí)行平時歸檔制度，對本部門承辦的文件材料及時收集歸卷，每年的三月份前應將歸檔文件材料歸檔完畢，并向總經辦檔案員辦好交接簽收手續(xù)。

　　3.承辦人員借用文件材料時，應積極地做好服務工作，并辦理臨時借用文件材料登記手續(xù)。

　　第三章歸檔范圍

　　重要的會議材料，包括會議的通知、報告、決議、總結、領導人講話、典型發(fā)言、會議簡報、會議記錄等。

　　上級機關發(fā)來的與本公司有關的決定、決議、指示、命令、條例、規(guī)定、計劃等文件材料。

　　本公司對外的正式發(fā)文與有關單位來往的文書。

　　本公司的請示與上級機關的批復。

　　本公司反映主要職能活動的報告、總結。

　　本公司的各種工作計劃、總結、報告、請示、批復、會議記錄、統(tǒng)計報表及簡報。

　　信訪工作材料。

　　本公司與有關單位簽訂的合同、協(xié)議書等文件材料。

　　本公司干部任免的文件材料以及關于職工獎勵、處分的文件材料。

　　本公司職工勞動、工資、福利方面的文件材料。

　　本公司的歷史沿革、大事記及反映本公司重要活動的剪報、照片、錄音、錄像等。

　　反映公司各項生產、技術、科研活動的有保存價值的技術文件、圖紙、信息、人事、財務資料、市場營銷資料等。

　　第四章平時歸卷

　　各部門都要建立健全平時歸卷制度。對處理完畢或批存的文件材料，由專(兼)職檔案員集中統(tǒng)一保管。

　　各部門應根據本部門的業(yè)務范圍及當年工作任務，編制平時文件材料歸卷使用的“案卷類目”?！鞍妇眍惸俊钡臈l款必須簡明確切，并編上條款號。

　　公文承辦人員應及時將辦理完畢或經領導人員批存的文件材料，收集齊全，加以整理，送交本部門專(兼)職檔案員歸卷。

　　專(兼)職檔案員應及時將已歸卷的文件材料，按照“案卷類目”條款，放入平時保存文件卷夾內“對號入座”，并在收發(fā)文登記薄上注明。

　　第五章立卷(案卷質量要求)

　　為統(tǒng)一立卷規(guī)范，保證案卷質量，立卷工作由相關部室兼職檔案員配合，總經理辦公室檔案員負責組卷、編目。

　　案卷質量總的要求是：遵循文件的形成規(guī)律和特點，保持文件之間的有機聯系，區(qū)別不同的價值，便于保管和利用。

　　歸檔的文件材料種數、份數以及每份文件的頁數均應齊全完整。

　　在歸檔的文件材料，應將每份文件的正件與附件、印件與定稿、請示與批復、轉發(fā)文件與原件、多種文字形成的同一文件，分別立在一起，不得分開，文電應合一立卷；絕密文電單獨立卷，少數普通文電如果與絕密文電有密切聯系，也可隨同絕密文電立卷。

　　不同年度的文件一般不得放在一起立卷，但跨年度的請示與批復，放在復文年立卷；沒有復文的，放在請示年立卷；跨年度的規(guī)劃放在針對的第一年立卷；跨年度的總結放在針對的最后一年立卷；跨年度的會議文件放在會議開幕年，其它文件的立卷按照有關規(guī)定執(zhí)行。

　　卷內文件材料應區(qū)別不同情況進行排列，密不可分的文件材料應依序排列在一起，即批復在前，請示在后；正件在前，附件在后；印件在前，定稿在后；其它文件材料依其形成規(guī)律或特點，應保持文件之間的密切聯系并進行系統(tǒng)的排列。

　　卷內文件材料應按非列順序，依次編寫頁號。裝訂的案卷應統(tǒng)一在有文字的每頁材料正面的右上角背面的左上角打印頁號。

　　永久、長期和短期案卷必須按規(guī)定的格式逐件填寫卷內文件目錄。填寫的字亦要工整。卷內目錄放在卷首。

　　有關卷內文件材料的情況說明，都應逐項填寫在備考表內。若無情況可說明，也應將立卷人、檢查人的姓名和時期填上以示負責，備考表應置卷尾。

　　案卷封面，應逐項按規(guī)定用鋼筆書寫，字跡要工整、清晰。

　　案卷的裝訂和案卷各部分的排列格式：

　　案卷裝訂前，卷內文件材料要去掉金屬物，對破壞的文件材料應按裱糊技術要求托裱，字跡已擴散的應復制并與原件一并立卷，案卷應用三孔一線封底打活結的方法裝訂。

　　案卷各部分的排列格式：軟卷封面(含卷內文件目錄)一文件一封底(含備考表)，以案卷號排列次序裝入卷盒，置于檔案柜內保存。

　　第六章檔案保密

　　詳見保密制度

　　第七章檔案借閱

　　嚴格執(zhí)行借閱管理制度，履行借閱手續(xù)。

　　公司職工因工作需要，可借閱技術資料，但必須辦理借閱手續(xù)。

　　凡外單位借閱相關技術資料，須持單位介紹信，經主管領導批準，方可查閱，但必須按保密制度要求，機密級以上資料不準查、借閱。

　　技術資料借出時間不超過兩周，預期不還需辦理續(xù)借手續(xù)。

　　凡屬絕密、機密技術資料與本人工作無關不得查、借閱，因工作需要必須經主管領導批準方可查閱。

　　絕密、機密資料，直接從事該項工作的人員可查閱，工作有部分相關的人員只能查閱相關部分、絕密、機密資料不能帶出檔案室。

　　查閱機密、絕密檔案，必須進行登記方可查閱。

　　嚴禁私自復印、摘錄絕秘技術資料。

　　凡屬保密的技術資料必須嚴格按密級分類進行查、借閱，任何人不得擅自借閱、借出，不得查、借閱與本人工作無關的技術資料。

　　銷毀過期保密技術資料應嚴格履行審批手續(xù)，不得擅自銷毀。

　　對保密技術資料每月應清查校對一次，發(fā)現問題應及時報告主管領導，并采取補救措施。

　　查、借閱技術資料和使用相關技術文件的各類人員應嚴格遵守“保守機密慎之又慎”的方針，不失密、不泄密。

　　丟失技術資料者，應及時書面通知檔案室和主管領導并采取相應的補救措施，在未作出處理前暫停查閱相關技術資料。

　　凡調離本公司職工，必須歸還全部技術資料，方可辦理調動手續(xù)。

　　技術檔案資料不準轉借或代借，借出的資料只能帶到工作崗位，并妥善保管好，嚴禁私自攜帶出公司。

　　凡借出的圖紙、資料，不得損壞、刪改、涂抹、剪貼、拆散。

　　第八章附則

　　本規(guī)定由總經辦制訂經呈總經理核準后總經辦公布實施，修改亦同。

　　本規(guī)定自年月日起施行。

　　文件檔案管理制度

　　為保證公司文件的完整，便于查找利用，做好收集、立卷、保管、等工作，維護文件檔案的完整和安全，特制定本制度。

　　一、公司設立文件檔案管理專員，切實做好文件檔案的收集、分類、整理、立卷、歸檔工作，保證文件檔案資料的齊全完整，提高案卷質量，使文件檔案管理工作達到標準化、制度化、規(guī)范化的要求，并逐步實現電子信息化管理。

　　二、凡是公司在工作中形成的文件和具有查考利用價值的各類資料、原始記錄、出版物、各種圖表薄冊、照片以及與本公司生產經營活動相關的上級事文等都要齊全完整地收集、整理、立卷、保管。

　　三、人力資源專員要做好公司員工人事檔案的收集、整理、立卷、管理工作，確保資料完整。

　　四、檔案管理員要對公司安全生產相關文件資料專門建檔。進行管理。

　　五、立卷應根據其相互聯系、保存價值分類整理立卷，保證檔案的齊全、完整，能反映公司的主要情況，以便于保管和利用。

　　六、文件資料檔案的保管、查閱。

　　1、所有檔案必須入框上架，科學排列，便于查找，避免暴露或捆扎堆放。

　　2、文件柜、檔案室要保持整潔衛(wèi)生，認真做好文件檔案“八防”工作，特別是檔案室防火、防鼠、防濕、防盜工作要常抓不懈，要定期檢查、經常核對文件檔案資料，發(fā)現問題及時處理、報告并做好相關記錄，確保文件檔案資料的完整與安全。

　　七、公司內部員工因工作需要查閱檔案資料，須報請公司分管領導批準，外單位人員要查閱、復印公司檔案，必須持單位介紹信并經本公司分管領導批準后，方可查閱；公司所有檔案一律不允許外借。不論是誰查閱、復印檔案，公司檔案管理員都必須如實進行登記，注清查閱時間、查閱內容、查閱人姓名、批準領導、是否復印等相關內容。

　　八、對于公司機密文件及檔案的管理，要有專柜存放并單獨設鎖，無關人員不準接觸，工作人員要嚴守機密。

　　檔案管理制度

　　第一章總則

　　第一條：檔案是企業(yè)在各項經濟活動中直接形成的、具有保存價值的、原始記錄保存起來的文字、聲像、圖表等資料。

　　第二條：檔案必須堅持由部門收信管理的原則，達到完整、安全、準確、系統(tǒng)和有效利用的需要。

　　第三條：檔案管理必須貫徹執(zhí)行黨和國家的保密、保衛(wèi)制度和《檔案法》的規(guī)定，確保檔案的保密安全。

　　第四條：檔案管理人員要熟悉檔案管理工作的基本知識和各項規(guī)定，按照檔案工作的有關規(guī)定和要求，認真做好檔案管理的各項工作。

　　第二章文書檔案的管理

　　第五條：文字檔案是全面、真實地反映本廠的歷史面貌以及各項經營管理活動的原始記錄資料，辦公室要認真做好各類檔案資料的收集、整理、歸檔、保存和利用等工作。

　　第六條：文書檔案的收集歸檔范圍

　?。ㄒ唬┥霞夵h政機關發(fā)來的與企業(yè)有關的決定、決議、批復、通知、指示、命令、條例、規(guī)定、計劃等文件材料。

　?。ǘ┢髽I(yè)章程、決定、協(xié)議、通知、會議紀要。

　?。ㄈ┍緩S的各種上級文件，包括請示、報告等文件材料。

　?。ㄋ模┍緩S的各種下行文件，包括通知、通報、決定等文件材料。

　　（五）本廠的各種規(guī)章制度、工作計劃、總結、統(tǒng)計報表、簡報等文件材料。

　　（六）本廠員工勞動、工資、福利、社會保障等方面的文件材料。

　?。ㄆ撸┓从潮緩S的歷史變革、大事記及本廠重要活動的會議材料、簡報、照片、錄像等。

　?。ò耍┍緩S的CI規(guī)范管理的相關資料。

　　第七條：文書檔案的管理

　　（一）辦公室要規(guī)范檔案管理制度，認真執(zhí)行平時歸卷制度，對處理完畢或批存的各種文件材料及時收集歸卷，由文檔管理人員集中一分類保管，并逐一進行登記。

　?。ǘ┝⒕砉ぷ饕裱募男纬梢?guī)律和特點，保持文件之間的有機聯系，區(qū)別不同的類別和價值，以便于保管和利用。

　?。ㄈ┪募牧系臍w檔要符合規(guī)定要求，統(tǒng)一立卷規(guī)范，保證案卷質量，案卷的組卷、編目要系統(tǒng)、完整。

　　（四）所有案卷要保持文件材料的完整性，各種附件一律不準抽存，份數以及每份文件的頁數均應齊全完整。

　?。ㄎ澹└黝愇臅n案一般要在次年三月組織專人立卷、歸檔完畢。

　　第三章人事檔案的管理

　　第八條：人事檔案是對一人個參加各種政治、社會活動以及學習和工作經歷的真實記錄，也是反映企業(yè)人力資源基本信息的原始材料，辦公室要切實搞好企業(yè)人事檔案的管理工作，為企業(yè)人力資源的合理配置提供依據，做到建檔規(guī)范，管理科學。

　　第九條：人事檔案的建檔范圍及類別

　?。ㄒ唬┧衅髽I(yè)職工應統(tǒng)一建立職工檔案。

　?。ǘ┙n范圍包括反映職工參加各種活動和學習情況及職工個人情況的一切資料。具體有以下內容：1、履歷；2、自傳；3、鑒定考核；4、政審；5、組織關系；6、學歷、職稱；7、任職、業(yè)績、工資資料；8、獎懲；體檢等。

　　第十條：人事檔案的管理

　?。ㄒ唬w檔材料要形式完整，不得損壞殘缺。系列材料要齊全，不得遺漏。

　?。ǘw檔材料必須客觀真實、手續(xù)完備。須經廠（或組織）審查蓋章或本人簽字的，蓋章簽字后方可歸檔。

　?。ㄈ┤耸聶n案由辦公室指定專人管理，并設置專柜保管。

　　（四）辦公室要建立健全保衛(wèi)、保密工作制度。防止失密、泄密事件發(fā)生。

　　（五）人事檔案管理人員具體負責企業(yè)人事檔案的收集、登記、整理、保存，傳遞等工作，應認真負責、嚴格管理，嚴守機密。

　?。┤耸聶n案材料必須嚴格按照統(tǒng)一的人事檔案規(guī)定分類整理，編序存放。

　?。ㄆ撸┢髽I(yè)內部因工作需要調閱人事檔案的，查閱人須持本部門介紹信，經主管領導同意后方可查閱，所需查閱內容須由檔案員如實提供。原則上不得抄錄、復制。

　　第四章工程合同、圖紙、技術資料的管理

　　第十一條：企業(yè)在工程建設期間形成的各種工程設計、工程設備、生產工藝等方面的技術資料和工程合同要妥善加以收集和有效保管，為企業(yè)正式投入運行提供完備的質量、技術依據。

　　第十二條：收集的歸檔范圍：

　　（一）凡在本廠建設期間或投入生產以后形成的各種具有保存和利用價值的工程合同、技術文件、圖紙、工藝設備資料、新產品研發(fā)方案等原件與復印件，如企業(yè)總的布置圖、總流程圖、安裝圖和電儀、上建、設備、水文、環(huán)保、地質資料、鉆井工程全部資料都在歸檔范圍。

　?。ǘ┏商椎闹匾獔D紙（包括底圖、副圖、原圖、復印圖）、資料。

　?。ㄈ┓彩窃O備購置招標、基建工程招標期間所形成的招投標文件、附件及合同。

　?。ㄋ模┓彩怯涗浧髽I(yè)在基建、設備、電器儀表、技術安裝、工藝流程等方面的全部資料。

　　第十三條：工程合同、圖紙和技術文件的管理

　?。ㄒ唬┢髽I(yè)所有的工程合同、技術圖紙和文件均應按具體代表的對象、用途、使用性質加以分類、編號，必須做到直觀明了、容易查找。

　?。ǘ┵Y料室要對成套的重要圖紙（包括底圖、副圖、原圖、復印圖）、技術資料、記錄本廠在基建、設備、電器儀表、技術安裝、工藝流程及聯動試車等方面的全部資料按照檔案管理規(guī)定妥善加以收集、整潔、保管、歸檔。

　　（三）購置設備開箱，由生產技術部同計劃財務部一同對箱內設備詳細清點，造冊登記，建帳歸檔管理。

　?。ㄋ模┟宽椆こ炭⒐r，其資料在項目驗收后一個月內交資料室進行歸檔保管。

　?。ㄎ澹┰O備運行資料，在設備運轉正?？垡粋€月內交設備科歸檔。

　?。┱砗玫某商讏D紙不準隨便分發(fā)、拆散或丟失。作廢的圖紙、資料要及時回收、處理。

　　（七）做好圖紙、資料、技術文件的保管工作，防止本廠重要技術情況的外露。

　　第五章檔案的保管和維護

　　第十四條：建立查閱檔案登記表，凡查閱檔案均應履行登記手續(xù)。

　　第十五條：原則上外來人員一律不許查閱各類檔案，確需查閱的要經主管領導批準。

　　第十六條：承辦人員借用、調閱各類檔案時，檔案管理人員應積極地提供利用，做好服務工作，并辦理臨時借閱登記手續(xù)。

　　第十七條：各類檔案的查閱只能在檔案室進行，嚴禁查閱人涂改、撕毀。

　　第十八條：因工作需要或其它原因需轉移檔案的，須經廠長同意，并依照制度予以轉移，辦理好相關手續(xù)，做好記錄。

　　第十九條：重要圖紙、資料的復制，借閱要經部門主管同意，并登記。

　　第二十條：貫徹執(zhí)行國家保密制度，自覺維護各類資料的安全，禁止涂改檔案資料，嚴防泄密、失密事件發(fā)生。

　　第二十一條：保證檔案資料的物質安全，防患于未然，做好對潮濕，蟲鼠等各種自然災害的防御。

　　第六章其它

　　第二十二條：財務檔案的管理及維護由財務科自行負責。

　　第二十三條：本制度從發(fā)文之日起執(zhí)行。