檔案整理

　　一、檔案整理概述

　　檔案整理，就是按照一定原則對檔案實體進行系統(tǒng)分類、組合、排列、編號和基本編目，使之有序化的過程。檔案整理是檔案工作業(yè)務中的基礎環(huán)節(jié)，通過整理，使檔案能夠全面、系統(tǒng)地反映立檔單位的工作活動面貌，提示文件材料之間的相互聯(lián)系，以便于檔案的管理和利用。

　　（一）檔案整理的類型

　　檔案整理可以分為以下三種類型：

　　1．系統(tǒng)排列和編目；2．局部調整；3．全過程整理

　　（二）檔案整理的內容和步驟

　　檔案整理的內容，從性質上分，包括系統(tǒng)化和編目兩部分。檔案的系統(tǒng)化，就是對檔案的內容和成份進行科學分析和綜合的工作，即按照一定的原則和方法對檔案分門別類、組織案卷、有序排列，使之構成一個有機聯(lián)系的整體，具體內容包括：區(qū)分全宗、全宗內檔案的分類、組卷、卷內文件的排列、案卷排列等；檔案的編目是以一定形式提示和介紹檔案內容和形式特征的工作，具體內容包括：卷內文件的編號、卷內文件目錄和備考表的編制、案卷封面填寫、檔號和案卷目錄的編制等。系統(tǒng)化是編目工作的基礎，編目是系統(tǒng)化的體現(xiàn)。

　?。ㄈn案整理的原則

　　檔案整理工作應該按照檔案的形成規(guī)律和特點，保持文件之間的歷史聯(lián)系，充分利用原有的整理基礎，便于檔案的管理和利用，這是檔案整理的基本原則。

　　1．保持文件之間的歷史聯(lián)系

　　所謂文件之間的歷史聯(lián)系，是指文件在產生和處理過程中所形成的內在聯(lián)系，主要表現(xiàn)在文件的來源、時間、內容和形式等方面。

　　2．充分利用原有的整理基礎

　　充分利用原有的整理基礎，是指對于已經(jīng)整理過的檔案，不要輕易打亂原有的整理體系，重新整理，這就是我國檔案界慣稱的“充分利用原基礎”。

　　3．便于檔案的保管和利用

　　便于檔案的保管和利用，是檔案整理工作的出發(fā)點和根本目的，也是衡量檔案整理質量的最終尺度。

　　二、全宗

　　（一）全宗的概念

　　全宗是一個國家機構、社會組織或個人形成的具有有機聯(lián)系的檔案整體。通俗地講，全宗是一個機關的全部檔案。按照全宗管理檔案，是檔案工作中的一個基本原則和核心理論。

　?。ǘ┝n單位及其構成條件

　　立檔單位，又稱全宗構成者，是指形成全宗的單位或個人。判斷一個單位是否立檔單位，主要看它是否具有以下三方面的條件：

　　1.可以獨立行使職權，并能以自己的名義單獨對外行文；

　　2.是一個的會計單位或經(jīng)濟核算單位，獨立編制預算；

　　3.設有管理人事的機構或人員，有一定的人事任免權。

　　其中，第一個條件是首要的、必要的條件，后兩個是補充條件。

　?。ㄈ┝n單位變化對全宗劃分的影響

　　1.政權更迭的全宗處理

　　2.立檔單位職能發(fā)生根本性變化的全宗處理

　　3.立檔單位其他變化情況的全宗處理

　?。ㄋ模┤诘难a充形式

　　1．聯(lián)合全宗；2．匯集全宗；3．檔案匯集

　　（五）判定檔案所屬全宗

　　判定檔案所屬全宗，關鍵是確定檔案的形成者，具體分發(fā)文、收文和內部文件三種情況。對于那些沒有標明作者或收受者的“無頭無尾”文件，則要從文件的外部特征和內部特征進行考證，綜合判定其所屬全宗。

　　三、全宗內檔案的分類

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　　全宗內檔案的分類，就是把立檔單位所形成的檔案，按其來源、時間、內容和形式的異同，分成若干層次和類別，使之構成一個有機的體系。它包括分類方法的選擇、分類方案的制訂、檔案歸類和案卷排列等內容。

　　分類應遵循以下基本要求：

　　1．客觀性；2．邏輯性；3．可操作性。

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　　檔案分類法，是具體劃分全宗內檔案異同點的標準和根據(jù)，也稱“分類標準”、“分類原則”或“分類特征”。全宗內檔案分類的方法很多，常用的主要有以下四種：

　　1．年度分類法；2．組織機構分類法；3．問題分類法；4．門類分類法

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　　所謂分類方案，就是標列各個層次的類目名稱，表示全宗內檔案分類體系的綱要，又稱“分類大綱”。分類方案是檔案分類的依據(jù)，但在分類過程中可以根據(jù)實際情況修訂和完善。

　　1.機關全宗分類方案的編制

　　機關全宗分類方案的編制，應以本單位職能活動中形成的各種門類和載體的全部檔案為對象，依據(jù)工作職能、結合檔案內容和載體形式特點，進行科學分類。機關檔案分類方案中，第一層次的分類一般采用門類分類法。

　　2.企業(yè)全宗分類方案的編制

　　根據(jù)國家檔案局制定的《工業(yè)企業(yè)檔案分類試行規(guī)則》的規(guī)定，工業(yè)企業(yè)檔案分類設置十個一級類目，即黨群工作類、行政管理類、經(jīng)營管理類、生產技術管理類、產品類、科學技術研究類、基本建設類、設備儀器類、會計檔案類、干部職工檔案類。特大型企業(yè)或生產程序特殊的企業(yè)，有些檔案難以歸入上述十大類目時，可根據(jù)實際需要增設一級類目。

　　四、檔號和案卷目錄的編制

　　（一）檔號編制原則

　　檔號是檔案館（室）在整理和管理檔案的過程中，以字符形式賦予檔案的一組代碼。檔號是存取檔案的標記，并具有統(tǒng)計監(jiān)督作用。檔號的編制應遵循以下原則：

　　1．唯一性原則；2．合理性原則；3．穩(wěn)定性原則；4．擴充性原則；5．簡單性原則。

　?。ǘn號的結構

　　根據(jù)《檔號編制規(guī)則》的規(guī)定，檔號結構分為三種?！稓w檔文件整理規(guī)則》頒布實施后，又出現(xiàn)了檔號的第四種結構。

　　（三）檔號的編制方法

　　1.全宗號的編制方法

　　全宗號用四位代碼標識。其中第一位用漢語拼音字母標識全宗屬性，后三位用阿拉伯數(shù)字標識某一屬類全宗的順序號。

　　2.案卷目錄號的編制方法

　　案卷目錄號以三位阿拉伯數(shù)字標識，應根據(jù)全宗內檔案整理狀況，可按不同時間，不同組織結構，不同保管期限，不同專題或不同載體形態(tài)設置。

　　3.類別號的編制方法

　　類別號由漢字、漢語拼音字母或阿拉伯數(shù)字組成的代碼標識。類別號一般不應超過三級，在一個檔案館（室）內或一個全宗內，不應有重復的類別號。

　　4.項目號的編制方法

　　項目號一般引用有關管理部門編制的項目代號。

　　完善檔案整理

　　5.案卷號的編制方法

　　案卷號用三位阿拉伯數(shù)字標識，目錄內的案卷按排列次序流水編號，不應有空號。每一案卷目錄內的全部案卷只應編一個流水順序號。

　　6.件號的編制方法

　　件號用阿拉伯數(shù)字標識，不應有空號。件號的編制有兩種情況：一種是不裝訂的案卷，卷內文件必須單件裝訂編號，每個案卷的卷內文件按排列次序流水編號。另一種按照《歸檔文件整理規(guī)則》整理的檔案，同一個類目下的文件按排列次序流水編號。

　　7.頁（張）號的編制方法

　　頁（張）號用阿拉伯數(shù)字標識，卷內文件各頁（張）按排列次序流水編號，不應有空號。

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　　案卷目錄是以全宗為單位登錄案卷的題名及其他特征并按案卷號次序編排而成的一種檔案目錄。是查找利用檔案最基本的檢索工具，也是檔案登記的基本形式，是對檔案進行統(tǒng)計和檢查的重要依據(jù)。

　　案卷目錄必須按全宗編制，有兩種類型：一種是以全宗為單位編制的綜合目錄，主要適用于案卷數(shù)量較少的全宗；另一種是以分類方案中的一級類目為單位編制的分類目錄，在實際工作中，大多采用第二種。

　　如何快速有效的整理雜亂的企業(yè)檔案？

　　1、提高檔案管理人員素質。

　　要注意加強檔案工作隊伍建設，注意對他們的教育培養(yǎng)，關心他們工作、生活，充分發(fā)揮他們的積極性和創(chuàng)造性。檔案管理的好壞，在很大程度上取決于檔案工作人員。作為檔案工作人員，要注重自身專業(yè)水平的提高，通過自學、參加培訓等方式，熟悉檔案工作的各個環(huán)節(jié)和基本要求，努力掌握科學管理的原則和方法，提高工作效率，提高檔案質量。積極探索新的管理模式，使檔案工作更科學、更實用，為不斷進步發(fā)展的社會提供有利的資源。

　　2、健全檔案管理制度。

　　建立檔案工作制度必須遵循以下要求：

　　第一，規(guī)章制度要體現(xiàn)合理性、科學性。建立起來的規(guī)章制度必須符合單位特點和檔案管理實際，以適應單位檔案管理的需要。

　　第二，簡明實用。制度必須具有可操作性，其建立應以方便實用、簡便易行、可操作性強為目標，以便更好地發(fā)揮制度的指導和規(guī)范作用。

　　第三，堅持制度執(zhí)行的嚴肅性。檔案部門既是制定檔案規(guī)章制度的主管部門，又是規(guī)章制度的執(zhí)行部門。在規(guī)章制度的執(zhí)行過程中，要做到有功必賞、有過必罰，充分體現(xiàn)制度的權威性。

　　3、改進和完善檔案功能。

　　使其記錄內容全面、客觀、動態(tài)。對檔案的功能應進行重新定位：

　　一是對檔案的原有重要部分應該予以保留；

　　二是檔案的內涵要進一步豐富和擴大，以便使所具有的功能更加適合單位對信息的需求，從而更好地為單位服務。

　　4、采用信息化管理手段。

　　信息化是當今社會發(fā)展的一大趨勢，它對檔案工作提出了新的要求，那就是盡可能地運用當代科技新成果和管理新手段，提高檔案工作的效率和水平，以盡快實現(xiàn)檔案信息化管理。這就要求檔案管理人員不僅要熟悉電子文件的特征和電子檔案的全程規(guī)范管理，而且要掌握計算機系統(tǒng)、檔案軟件系統(tǒng)和網(wǎng)絡安全防護知識，以確保檔案信息的完整性與信息的安全性。

　　5、做好檔案管理工作，強化服務意識，提高服務水平是很有必要的。

　　檔案管理人員要樹立“工作就是服務”的觀念。以“增強服務意識”和“主動服務”作為工作的出發(fā)點和歸宿。要明確服務方向，端正服務態(tài)度，樹立創(chuàng)新意識，提高服務質量。服務的好壞是衡量檔案工作者職業(yè)道德標準的重要尺度，發(fā)揮好檔案信息資源的作用，使其充分地為社會主義現(xiàn)代化建設服務，是我們檔案工作者義不容辭的責任。

　　有較強方向性是工作方案的特點之一。當計劃開展某項工作時，上級通常會要求我們先準備幾份工作方案，是不是無從下筆、沒有頭緒？以下是我?guī)痛蠹艺淼臋n案整理工作方案范文，僅供參考，大家一起來看看吧。

　　為使政法委機關工作有序化、規(guī)范化，檔案建設是重要的一環(huán)。目前在硬件投入的基礎上，正在進行檔案的整理、歸檔工作?？偟南敕ㄊ牵毫⒆阌诟咂瘘c，規(guī)范化進行整理和建設，力爭檔案工作提檔升級。

　　基本設想及工作內容如下：

　　一、檔案整理目標

　　按重慶市檔案局號文件標準（?。ㄊ校┮患墸?/p>

　　二、分類

　　按照政法委的職能、業(yè)務特點及檔案管理的要求，分成三大類：

　　1、文書檔案

　　主要內容是：上級文件、同級文件及各類材料。

　　2、財務檔案

　　主要內容是：帳目、憑證、票據(jù)、報表等。

　　3、人事檔案

　　主要內容是：干部人事檔案、人事調動文件、受獎懲情況、黨員基本信息資料等。

　　4、科技檔案

　　主要內容是：重大科技（學術）創(chuàng)新成果、學術協(xié)會資料、調研成果等。

　　5、基建檔案

　　主要內容是：基礎建設的方案、設計圖紙、預算等檔案資料。

　　三、整理方式及內容

　　文書檔案：收集、整理上三級和本級文件的正文及底稿，將機關有保存價值的文件刻錄光盤(包括紙質檔案)。

　　聲像檔案：收集有關工作、會議、活動方面的聲像資料包括照片（包括底片）、音像帶、磁盤等，分類歸檔。

　　財會檔案：帳簿、報表、憑證裝訂成冊、編號、存檔?？萍紮n案包括：重大科技（學術）創(chuàng)新成果。對所有重大科技（學術）創(chuàng)新成果按件立卷、打目錄、打頁號、填寫備考表、編號等。

　　基建檔案包括：設計圖紙檔案、竣工圖紙檔案、工程前期文件材料等。

　　四、編制檔案檢索工具和各種統(tǒng)計、登記冊

　　1、文書檔案（案卷目錄、分類目錄、字號目錄）；

　　2、聲像檔案（聲像檔案總目錄、照片檔案總目錄、分類目錄）；

　　3、財會檔案（三冊案卷目錄）；

　　4、科技檔案（總目錄、案卷目錄、分類目錄）；

　　5、基建檔案（總目錄、案卷目錄、分類目錄）；

　　6、建立健全各類檔案的統(tǒng)計冊、查借閱登記冊等。

　　五、制訂檔案管理規(guī)章制度

　　1、借閱制度；

　　2、歸檔制度；

　　3、管理人員崗位責任制；

　　4、保密制度；

　　5、其它工作制度。

　　六、大致時間表

　　12月底前，完成機關20XX年各類檔案整理、歸檔及編制相關檢索工具。之后，進入正常管理階段。

　　七、建議

　　1、為使我委20XX年各類檔案及時統(tǒng)一歸檔管理，建議外請一名經(jīng)驗豐富、政治立場堅定、保密意識強的同志協(xié)助整理各類歸檔資料，整理前與其簽訂保密協(xié)議書，預計經(jīng)費2000元，經(jīng)費可以視整理情況適當調整。

　　2、為使我委各類檔案實現(xiàn)集中統(tǒng)一管理，達到標準化、科學化、規(guī)范化，需要求各部門將保存在個人手中的所有文件、材料、圖紙、光盤、照片、錄音、錄象帶等，向檔案室移交，并填寫移交目錄。時間為12月25日前。

　　為加強檔案資源建設管理和開發(fā)利用，加速檔案信息化進程，提高檔案管理水平，努力實現(xiàn)檔案工作規(guī)范化管理，根據(jù)《檔案法》的規(guī)定，結合實際，制定如下工作方案：

　　一、加強領導，明確職責

　　為保證檔案達標工作順利進行，決定成立檔案達標工作領導小組。其成員組成如下：組長：XX理事長，副組長：XX副理事長，成員：辦公室工作員兼檔案工作人員，負責具體操作和日常工作。

　　二、加強協(xié)作配合

　　檔案目標管理是機關整體工作一個不可或缺的一項重要工作，在各門類檔案的收集過程中，各有關人員和有關科室要密切配合，大力支持，積極幫助，共同努力，確保完成機關檔案目標管理任務。

　　三、工作步驟

　　第一階段：準備階段（時間：年3月1日至3月5日）

　　1、制定檔案達標升級工作實施方案，明確工作人員，分解落實責任。

　　2、組織有關人員學習檔案管理的有關文件、法律法規(guī)、廣泛宣傳檔案等級的目的和意義。

　　3、制定和完善檔案管理辦法，各項制度及歸檔范圍，分類大剛、保管期限表。

　　4、完善和添置檔案的硬件設施，如：，調整實物檔案陳列室、空調防塵、防鼠、防蟲設施和檔案盒等。

　　第二階段：實施階段（時間：4月11日至5月30日）做好檔案材料的收集工作。包括各類文件材料的收集、整理、裝袋、著錄、歸檔、打印歸檔文件目錄等。各類檔案的收集、歸檔工作由相關科室負責，即文書檔案、人事檔案由辦公室負責；會計檔、基建檔案案由財務科負責。

　　第三階段自評自查，總結迎檢。

　　對照《機關檔案工作業(yè)務建設規(guī)范》的要求自我檢查，做好迎接縣局檢查的準備。

　　四、幾點要求

　?。ㄒ唬┌凑毡痉桨敢?guī)定需收集、整理的檔案資料，各股室要不折不扣、毫無保留地移交辦公室集中管理。凡因檔案資料移交不及時、不完整而發(fā)生的遺失、損毀、泄密等問題，由責任股室和責任人員承擔相關責任。

　?。ǘ┰谑占砉ぷ鏖_始之前，制定詳細的計劃，分段整理，按時完成。

　?。ㄈ嵭袡n案整理定期調度和通報制度。在檔案交由本縣檔案局規(guī)范化整理之前，辦公室對檔案整理工作在辦公會上通報檔案整理進展情況。

　　為提升我鎮(zhèn)黨員檔案管理工作水平，實現(xiàn)黨員管理規(guī)范化管理，保護盒利用好黨員檔案資料，我鎮(zhèn)決定對全鎮(zhèn)農村黨員檔案進行一次全面整理，現(xiàn)將實施方案制定如下：

　　一、目標任務

　　1、嚴格按照有關規(guī)定，對確實的黨員檔案資料進行補齊，無法補齊的要求黨員填寫好黨員信息登記表并予以歸檔，對每名農民黨員的檔案材料予以整理，形成規(guī)范的農村黨員檔案。

　　2、建設好專門的農村黨員檔案室，由黨政辦成麗負責日常管理和使用工作。

　　二、內容及步驟

　?。ㄒ唬蕚涔ぷ鳎?月下旬）

　　成立檔案整理工作領導小組，由曹巍任組長，鄧紅梅、劉慈玲、成麗、劉娜、易明弘、劉康為成員，確保工作順利完成。

　?。ǘn案的收集整理（4月—6月）

　　按照歸檔要求，對黨員檔案資料進行收集整理，做好檔案收集、立卷、編號、裝盒等工作，對立卷的檔案進行分類存放，并編制好臺賬。

　?。ㄈ┩晟朴布O施設備的建設（7月—8月）

　　合理建設好黨員檔案室，配齊檔案柜、防光窗簾等設備設施，并將黨員檔案管理制度上墻。

　?。ㄋ模┛偨Y（9月—10月）

　　開展一次”回頭看”，認真檢查各項工作是否存在紕漏，并總結好經(jīng)驗教訓，做好其他資料的收集整理。

　　為全區(qū)農村居民建立健康檔案制度是落實國家基本公共衛(wèi)生服務項目的重要內容，是促進基本公共衛(wèi)生服務逐步均等的重要舉措，居民健康檔案是居民享有基本醫(yī)療衛(wèi)生服務的重要體現(xiàn)，是醫(yī)療衛(wèi)生機構為居民提供醫(yī)療衛(wèi)生服務的有效工具，是各級政府制定衛(wèi)生政策的參考依據(jù)。

　　根據(jù)《國務院關于印發(fā)醫(yī)藥衛(wèi)生體制改革近期重點實施方案（20xx—2011年）的通知》（國發(fā)〔20xx〕12號）、《國務院辦公廳關于印發(fā)醫(yī)藥衛(wèi)生體制五項重點改革20xx年工作安排的通知》（國辦函〔20xx〕75號）和《衛(wèi)生部、財政部、國家人口和計劃生育委員會關于促進基本公共衛(wèi)生服務逐步均等化的意見》（衛(wèi)婦社發(fā)〔20xx〕70號）等有關文件提出的建立居民健康檔案相關工作任務，現(xiàn)就建立全區(qū)農村居民健康檔案制定以下工作方案：

　　一、工作目標

　　以鎮(zhèn)（街道）為單位，按照《農村居民健康檔案管理規(guī)范（20xx版）》的內容要求，到20xx年底，建立健康檔案的農業(yè)人口數(shù)不低于轄區(qū)農業(yè)人口數(shù)的95%，到20xx年建檔率達到98%以上。同時把老年人、孕產婦、兒童、殘疾人、慢性病人等重點人群健康檔案建立作為工作重點。

　　二、基本原則

　?。ㄒ唬┱咭龑?，居民自愿。在醫(yī)療衛(wèi)生服務過程中，加強宣傳，引導農村居民積極參與建檔。

　?。ǘ┲攸c突出，循序漸進。以老年人、慢性病患者、孕產婦、0－3歲兒童等為重點，逐步擴展到全人群。

　　大學排名

　?。ㄈ┮?guī)范建檔，有效使用。規(guī)范健康檔案的建立、使用和管理，保證健康信息的連續(xù)性，并逐步實現(xiàn)電子健康檔案信息化。

　　（四）資源整合，信息共享。以基層醫(yī)療衛(wèi)生機構為基礎，充分利用轄區(qū)相關資源，共建、共享農民居民電子健康檔案信息。

　　三、健康檔案的建立、管理和使用本文來自

　?。ㄒ唬┙⒔】禉n案。

　　堅持農民知情同意并自愿參與的原則，結合實施基本公共衛(wèi)生服務逐步均等化和推行新農合制度等醫(yī)改重點改革任務，在區(qū)衛(wèi)生局的統(tǒng)一組織領導下，由鎮(zhèn)衛(wèi)生院和村衛(wèi)生室通過周期性健康體檢、院內外醫(yī)療衛(wèi)生服務、入戶調查等多種形式，獲取農民健康基本信息，建立居民健康檔案。

　　堅持以家庭為單位統(tǒng)一建立農村居民健康檔案，健康檔案應包括農村居民個人健康檔案和家庭健康檔案。首次建檔原則上由鎮(zhèn)衛(wèi)生院（社區(qū)衛(wèi)生服務中心）負責，村衛(wèi)生室協(xié)助完成。更新檔案可由鎮(zhèn)、村醫(yī)療機構共同完成。

　　建立農民家庭健康檔案時要照衛(wèi)生部下發(fā)的《20xx版規(guī)范》和《健康檔案基本架構和數(shù)據(jù)標準（試行）》（衛(wèi)辦發(fā)〔20xx〕46號）等有關文件要求建立電子化的健康檔案。逐步實現(xiàn)農村居民健康檔案與疾病控制、婦幼保健、醫(yī)院管理、新農合等各有關信息系統(tǒng)之間的`互聯(lián)互通，構建以健康檔案為基礎的區(qū)域衛(wèi)生信息平臺，實現(xiàn)健康信息資源共有共享共用。

　?。ǘ┕芾砗褪褂媒】禉n案。

　　鎮(zhèn)衛(wèi)生院（社區(qū)衛(wèi)生服務中心）和村衛(wèi)生室要指定專兼職人員負責健康檔案的管理。在建檔農村居民復診或接受隨訪過程中，要及時記錄、補充、更新和完善相關的健康檔案資料，并定期進行整理、核查，以掌握轄區(qū)內農村居民的健康動態(tài)變化情況。要有效使用農村居民健康檔案，鄉(xiāng)、村醫(yī)務人員根據(jù)健康檔案提供的動態(tài)信息，采取相應的適宜技術和措施，有針對性地開展健康教育、醫(yī)療、預防、保健和康復等服務。

　　（三）促進鄉(xiāng)村醫(yī)療衛(wèi)生機構服務模式轉變。

　　鎮(zhèn)衛(wèi)生院和村衛(wèi)生所要充分發(fā)揮健康檔案的作用，推進轉變服務模式，為農民群眾提供更多的上門服務、定期訪視等便民服務，積極開展健康促進，實現(xiàn)對農民的健康管理。鼓勵充分利用電子化健康檔案等有關信息資源，為農村居民提供更加方便、快捷、高效的公共衛(wèi)生和醫(yī)療服務，最大限度地方便農民群眾看病就醫(yī)。

　　五、加強組織管理

　?。ㄒ唬┣袑嵦岣哒J識。

　　各鎮(zhèn)衛(wèi)生院（社區(qū)衛(wèi)生服務中心）要把建立農村居民健康檔案工作作為落實促進基本公共衛(wèi)生服務逐步均等化和轉變基層醫(yī)療衛(wèi)生服務模式的重要舉措，提高認識，加強領導，確保扎實開展農村居民健康檔案工作，將預防為主的衛(wèi)生工作方針落到實處。

　?。ǘ┙栏竦目冃Э己酥贫?。

　　要嚴格按照工作要求，建立績效考核制度，制定以結果為導向的考核評價標準，對健康檔案的建立、使用和管理等情況進行全面考核，考核結果與財政安排的相關補助資金掛鉤。大學排名

　?。ㄈ┩晟乒ぷ髦贫群头桨?。

　　各鎮(zhèn)衛(wèi)生院（社區(qū)衛(wèi)生服務中心）要結合實際確定各自工作目標，發(fā)揮好技術指導作用，制定切實可行的實施方案，完善有關健康檔案建立、使用和管理等方面的長效制度，注重加強相關制度建設。

　　（四）做好信息統(tǒng)計工作。

　　要加強動態(tài)監(jiān)測和管理，做好健康檔案有關數(shù)據(jù)和相關資料的匯總、整理和分析等信息統(tǒng)計工作。20xx年農民健康檔案統(tǒng)計基數(shù)暫以按照《20xx版規(guī)范》建立的農民健康檔案份數(shù)予以統(tǒng)計。

　　六、全面做好20xx年規(guī)范建立農村居民健康檔案工作中國大學排名

　　20xx年是按照《20xx版規(guī)范》建立農村居民健康檔案工作的啟動年，各單位要認真貫徹落實有關文件精神，從以下幾方面做好建立農村居民健康檔案試點工作。

　?。ㄒ唬┳龊眯麄靼l(fā)動工作。

　?。?0xx年10月）各鎮(zhèn)（街道）要對建立健康檔案的重要意義進行廣泛宣傳，提高農民群眾的健康意識，引導農民自覺自愿參與健康查體建檔工作。

　?。ǘ╅_展全員培訓。

　?。?0xx年10月20日-30日）對本單位及村衛(wèi)生所相關醫(yī)務人員進行培訓，使其充分了解相關政策和工作要求，掌握健康檔案建立、使用和管理的基本技術和方法。大學排名

　?。ㄈ┲贫ǚ桨负凸ぷ髦贫?。

　?。?0xx年xx月xx日前）各鎮(zhèn)衛(wèi)生院（社區(qū)衛(wèi)生服務中心）要結合本地實際，制定切實可行的工作方案，要制定建立、使用、管理健康檔案等方面的工作制度和相關技術方案，確保試點工作順利開展。

　　（四）建立規(guī)范農民健康檔案。

　　（20xx年xx月-xx月）以鎮(zhèn)（街道）為單位對各行政村開展農村居民健康調查，對重點人群進行健康查體，完成《20xx版規(guī)范》農民健康檔案的建立，建檔率以鎮(zhèn)（街道）為單位達到95%以上，電子健康檔案輸入完成達到30%以上。

　　為貫徹落實國家檔案局《電子檔案移交與接收辦法》，確保我市電子檔案的真實、完整、可用和安全，保存歷史記錄，促進檔案信息資源開發(fā)利用，積極開展創(chuàng)建國家級檔案館活動，結合我市實際，制訂本實施方案。

　　一、目標任務

　　依托市電子文件中心平臺，推動市直單位對市統(tǒng)一辦公平臺產生的電子文件進行整理歸檔，實現(xiàn)電子檔案的在線移交接收。20xx年的任務是，依法接收65家市直單位在市統(tǒng)一辦公平臺上形成的，20xx年及以前的期限為永久或定期30年的電子文件。

　　二、實施步驟

　?。ㄒ唬┚郑^）內部培訓。全局干部職工負責對市直單位移交電子檔案審核工作。由管理科負責對全局干部職工進行手把手培訓，使全局工作人員熟練掌握通過電子文件中心平臺對電子文件進行整理歸檔、接收審核的操作。

　?。ㄓ媱潟r間：2月10日-2月21日責任科室：管理科）

　　（二）移交單位培訓。印發(fā)《關于開展電子檔案移交接收工作及下達2014年工作計劃的通知》文件，同時組織移交單位檔案人員集中培訓電子檔案整理歸檔操作方法。重點引起各單位對該項工作的重視和支持，使各移交單位檔案人員了解掌握電子檔案整理移交方法。

　?。ㄓ媱潟r間：2月24日-2月28責任科室：管理科法宣科）

　　（三）現(xiàn)場審核把關。根據(jù)《電子檔案移交單位和市檔案館審核人員分工表》的安排，全局干部職工上門服務、現(xiàn)場指導、審核接收，確保按期完成任務。

　　（計劃時間：3月1日-4月15日責任科室：全局各科室）

　?。ㄋ模┘訌姸讲橥▓蟆９芾砜曝撠熾娮訖n案移交接收工作監(jiān)督檢查，每半月向局領導和各科室通報一次進度。

　?。ㄓ媱潟r間：3月1日-4月15日責任科室：管理科）

　　（五）及時總結經(jīng)驗。管理科要及時總結電子檔案移交接收工作經(jīng)驗，對各單位整理移交情況進行統(tǒng)計，分析存在問題，采取有效措施加以解決，并對下一步工作提出意見。

　?。ㄓ媱潟r間：4月16日-4月30日責任科室：管理科）

　　三、工作要求

　?。ㄒ唬┨岣哒J識。電子檔案是機關、團體、企事業(yè)單位和其他組織在處理公務過程中形成的對國家和社會具有保存價值并歸檔保存的電子文件，是信息時代國家和社會各項活動的重要記錄，做好電子檔案移交與接收工作，對確保電子檔案真實、完整、可用和安全具有重要意義。做好電子檔案移交接收工作也是積極創(chuàng)建國家級檔案館必然要求和迫切需要，我們要高度重視，強力推進，加強督導，狠抓落實，務必取得實效。

　　（二）全員參與。創(chuàng)建國家級檔案館已列入市政府《工作報告》和2014年工作重點，也是全局干部職工的多年心愿。開展電子檔案移交接收工作已成為創(chuàng)建國家級檔案館重點和難點工作，而且這項工作涉及面廣、任務重、時間緊，需要全局上下共同努力，齊心協(xié)力，才能圓滿完成。全局干部職工要強化責任感、使命感，積極參與，主動指導，認真審核，確保按期完成任務。

　　（三）注重質量。全局干部職工要牢固樹立質量意識，自覺加強電子檔案移交接收工作的業(yè)務學習，熟練掌握操作方法，主動聯(lián)系溝通對口單位，爭取移交單位的支持，主動上門服務，開展指導工作，履行審核職責，高標準、高質量地完成任務。

　　一、措施要求

　　1、深入學習宣傳和貫徹《檔案法》等法律法規(guī)。全鎮(zhèn)上下要廣泛開展學習宣傳活動，提高全社會檔案意識，尤其是各級單位領導要重視學習和貫徹，把檔案工作列入本單位議事日程，扎實抓好本單位檔案建設工作。

　　2、提高認識，切實加強領導。檔案是各單位和部門過去和現(xiàn)在從事各項活動形成的具有保存和利用價值的各種文字、圖表、聲像、電子文件等不同形式和載體的歷史記錄，建立和完善本單位和部門的檔案，是維護自身合法權益和歷史真實面貌的一項重要工作，各單位和部門要充分認識檔案工作的作用，加強領導，科學管理，切實解決本單位檔案建設和完善所需的經(jīng)費、設施等，做到檔案建設與經(jīng)濟建設同步協(xié)調發(fā)展。

　　3、加強管理，充分發(fā)揮檔案信息資源的作用。各單位和部門的檔案管理人員要按照檔案工作業(yè)務建設要求，認真收集、規(guī)范整理，嚴格保管，采取必要的防盜、防火、防光、防潮、防蟲、防塵、防高溫等“七防”措施，定期檢查，確保檔案的完整與安全，并積極開展檔案利用工作，編制必要的檔案檢索工具，快速有效地提供檔案為各項工作服務。

　　鎮(zhèn)檔案管理部門要加強對各單位和部門檔案工作的監(jiān)督、檢查和指導，不斷地提高我鎮(zhèn)檔案管理工作的質量和水平。

　　二、目標任務

　　1、鎮(zhèn)機關檔案工作目標認定。根據(jù)市檔案局年初下達的年檔案工作考核目標，今年我鎮(zhèn)機關檔案室必須完成以前永、檔案的計算機錄入工作和檔案工作各類臺帳，檢索工具、匯編資料的續(xù)編和更新，建成文書檔案（永久、期）全文數(shù)據(jù)庫。在此基礎上達到和完成省一級檔案室創(chuàng)建工作。

　　2、鎮(zhèn)勞動和社保所的建檔和工業(yè)集中區(qū)檔案工作的鞏固和提高。根據(jù)檔發(fā)[]10號文件精神，鎮(zhèn)勞動和社保檔案管理統(tǒng)一納入鎮(zhèn)機關檔案工作現(xiàn)代化的統(tǒng)籌規(guī)劃中，提高了對勞動和社保檔案的認識，明確歸屬、流向和歸檔范圍。按照要求，鎮(zhèn)社保檔案今年要完成向鎮(zhèn)檔案室移交工作。工業(yè)集中區(qū)的檔案要繼續(xù)鞏固和提高，并做好前園區(qū)檔案向鎮(zhèn)檔案室移交等工作。

　　3、加強村級和社區(qū)檔案管理工作的鞏固和提高。通過鎮(zhèn)、村（社區(qū)）各級幾年來的共同努力，我鎮(zhèn)各村、社區(qū)的檔案室已全面通過了市合格檔案室的檢查和驗收，并且有8個村，已于去年順利地通過了度村合格室的復查驗收工作。根據(jù)規(guī)定，復查的內容主要有：

　　⑴檔案管理的組織網(wǎng)絡情況；

　　⑵檔案管理制度的執(zhí)行情況；

　　⑶文件材料收集、立卷情況；

　?、葯n案管理和開發(fā)利用情況。請有關單位對照要求作好相應的準備工作，爭取在10月底前通過上級部門的驗收。

　　新時期如何做好檔案管理

　　導語：新時期;檔案管理;創(chuàng)新與發(fā)展隨著科學技術的迅猛發(fā)展，檔案事業(yè)也顯得十分重要。辦公領域現(xiàn)代化技術設備的應用和信息管理系統(tǒng)的建設，給檔案工作帶來了新的變化和要求。

　　1、新時期檔案管理現(xiàn)代化主要內容

　　1.1檔案資源信息化

　　檔案資源信息化作為信息技術在檔案管理領域的創(chuàng)新實踐，是將檔案資源和檔案各項管理過程，通過信息系統(tǒng)加工和計算機網(wǎng)絡的傳輸，實現(xiàn)檔案資源的合理配置與有序、有效開發(fā)利用，實現(xiàn)檔案信息資源的社會共享。

　　信息化將成為各項檔案工作的重要管理平臺和技術支撐，是新時期檔案管理現(xiàn)代化的主要內容，其主要包括：

　　—是檔案信息資源建設，即通過數(shù)字化、網(wǎng)絡化技術手段，建立起各類規(guī)范化、標準化、可共享的目錄數(shù)據(jù)庫和內容數(shù)據(jù)庫;

　　二是檔案基礎平臺建設，包括檔案網(wǎng)絡建設和管理系統(tǒng)開發(fā)應用，建立檔案信息資源共享的技術支撐平臺，實現(xiàn)檔案信息傳輸?shù)木W(wǎng)絡化和檔案信息資源的共享化。

　　1.2檔案保護現(xiàn)代化

　　隨著新型存儲介質的不斷出現(xiàn)和現(xiàn)代信息處理技術的廣泛應用，出現(xiàn)許多新型載體的檔案，如機讀檔案、聲像檔案、電子檔案等，這些檔案信息的記錄和存儲載體有磁性的、光學性的和磁性的，有磁帶、磁盤、光盤等不同形式。

　　新型載體檔案與傳統(tǒng)載體檔案在形成介質、利用方式、存儲方式等各個方面都布不同的特點和要求，因此，以新型檔案載體為對象的檔案保護現(xiàn)代化將成為今后研究的重點內容，而且，它不僅要研究有效保護和保管檔案載體的方式、力琺，還要深入研究如何保護檔案信息內容的安全性、真實性與完整性。

　　1.3管理手段現(xiàn)代化

　　管理手段現(xiàn)代化是檔案管理現(xiàn)代化水平的具體體現(xiàn)，是檔案管理現(xiàn)代化理論的基礎之—。

　　首先是檔案現(xiàn)代管理方法和理論的應用。通過借鑒和利用當代管理學中的科學理論和方法，形成行之有效的檔案科學管理理論，這些理論與檔案工作實際相結合，不斷地指導檔案管理實踐，在實踐中加以總結和發(fā)展，最終形成檔案管理現(xiàn)代化的.理論體系。

　　其次是先進的技術手段應用。要不斷地將當代先進的技術設備、技術手段和技術成果引入檔案管理中，實現(xiàn)檔案管理的專業(yè)化、自動化。

　　1.4檔案管理標準化

　　檔案標準化通過制定和貫徹各種標準、規(guī)范，使技術應用和分工協(xié)作有了統(tǒng)—的科學準則和依據(jù)，保證了檔案各項工作能夠有機地聯(lián)系起來，并且在檔案的管理中取得最佳的效益。

　　在信息時代，信息的共享與網(wǎng)絡的溝通更依賴于統(tǒng)—的標準與規(guī)范，如各種檔案數(shù)據(jù)的交換、檔案信息的傳遞、檔案資源的共享、網(wǎng)絡平臺的鏈接等等，都需要通過建立一系列的標準、規(guī)范來實現(xiàn)，必須通過制定和建立各類檔案管理標準，形成檔案管理標準體系，來確保檔案管理現(xiàn)代化各項工作的有效實現(xiàn)。

　　2、正確認識檔案在我國經(jīng)濟建設中的作用

　　檔案是歷史的真實寫照，人類的發(fā)展不能割斷歷史。檔案提供的史料，是當今進行重大決策的重要依據(jù)。檔案資料由于它的收集、整理、保管的特殊性，決定它對歷史反映的真實程度要優(yōu)越于其它資料，為人們認識世界提供了很好的教材，所以充分利用檔案資料，就能為我國的經(jīng)濟建設進行決策和制定政策，提供強有力的依據(jù)。

　　檔案資料包含著人類智慧的結晶，蘊藏著前人寶貴的知識和經(jīng)驗，是廣大專業(yè)技術人員、管理人員以及各行各業(yè)人員學習的寶庫，人們從中吸收養(yǎng)分，為祖國的經(jīng)濟建設服務。

　　3、開發(fā)和利用檔案信息資源，為經(jīng)濟建設服努

　　3.1要加強做好檔案資料的基礎工作

　　對于檔案事業(yè)的領導和負責人，要依法加強對檔案的業(yè)務指導和監(jiān)督，特別是對經(jīng)濟、科技檔案的業(yè)務指導和監(jiān)督。要完善檔案管理辦法，建立標準體系，使檔案的管理、歸檔和利用做到有序化。

　　特別是在當前，電子技術、網(wǎng)絡技術等高新技術在檔案事業(yè)中逐漸得到應用時，更要加強管理、指導和監(jiān)督。對于從事檔案工作的工作者來說，首先要熱愛檔案事業(yè)，把檔案事業(yè)看成是一項神圣的事業(yè)，具有良好的職業(yè)道德。

　　其次，要有很好的檔案管理工作能力，收集、整理和保管檔案看來很平凡，實質上是很強的專業(yè)技術工作。由于檔案工作是一種案頭工作，默守陳規(guī)，就會沒有生氣，檔案工作要做得有生氣，就是要檔案工作者不僅會管理好檔案，更重要的是首先要收集、整理好檔案，檔案是人化的自然客體，是歷史的記錄、要使歷史記錄變成有保存價值的歷史記錄就需要我們去挑選、整理、立卷。這要求我們檔案工作者要有正確的觀念和正確的方法論，有敏銳的眼光，有精湛的檔案工作技術。

　　檔案管理要有制度，檔案的收集、歸檔、分類、組卷和編目等要有程序，要防止為了“達標”和“過關”去搞檔案突擊整理。要做好檔案管理的保密工作。在檔案利用過程中要制訂檔案利用監(jiān)督措施，要依法利用好檔案，使之為社會主義經(jīng)濟建設服務。

　　3.2加強檔案教育，提高檔案工作者的素質

　　首先，培養(yǎng)檔案人員為社會主義經(jīng)濟建設服務的觀念。要加強社會主義市場經(jīng)濟理論的教育。檔案工作必須貼近社會主義市場經(jīng)濟，檔案工作者必須了解經(jīng)濟工作，黨的政策方針和經(jīng)濟管理知識，這樣才能有效地為社會主義經(jīng)濟服務。

　　其次，要增強檔案人員的工作能力以適應新時代的檔案工作。由于科技的進步，檔案的管理手段也在發(fā)生變化，檔案的載體形態(tài)、管理程序、技術方法等都發(fā)生變化，這些變化對檔案管理人員的工作能力提出了新的要求。因此，根據(jù)檔案工作所發(fā)生的變化，必須對檔案人員進行業(yè)務培訓，以增強他們的工作能力。

　　再次，要優(yōu)化檔案人員知識結構，以培養(yǎng)他們的創(chuàng)新精神和能力。創(chuàng)新能力的強弱與知識結構有很大關系，掌握的知識新、現(xiàn)代技術多、知識結構合理的人，他的創(chuàng)新能力的培養(yǎng)就快。我們要發(fā)展檔案事業(yè)，服務好經(jīng)濟建設，就必須要博學多才，特別是要注重對現(xiàn)代科學技術和檔案邊緣科學知識的掌握。

　　3.3跟上形式、更新觀念、搞好服務

　　檔案工作具有案頭工作性質，而按頭工作很容易讓人們忽視外界環(huán)境的變化，這也是一些檔案人員在思想上滯后環(huán)境變化的原因。在當前，檔案工作要樹立“檔案工作要服務于經(jīng)濟建設，注重經(jīng)濟效益和社會效益”的觀念。主動向有關單位做宣傳，使檔案得到充分利用，取得更好的經(jīng)濟效益和社會效益。

　　4.擴大社會宣傳，不斷開創(chuàng)檔案工作的新局面

　　檔案事業(yè)是社會事業(yè)的一個組成部分。提高檔案工作的社會地位，進而發(fā)展檔案事業(yè)就必須擴大檔案工作的影響;創(chuàng)新檔案宣傳領域。繼《中國檔案)、《檔案學研究)、(檔案學通訊)等國家級檔案刊物出版發(fā)行后，又創(chuàng)辦了(中國檔案報)，成為世界范圍內唯一一份檔案工作報紙。

　　同時，各省、市、自治區(qū)也都創(chuàng)辦檔案刊物，宣傳檔案工作，交流工作經(jīng)驗，開展學術研討，報道好人好事，擴大了檔案工作的社會影響，促進了檔案工作的發(fā)展。隨著社會主義市場經(jīng)濟體制的建立和完善，新的經(jīng)濟組織不斷出現(xiàn)，要求檔案工作與時俱進，跟蹤指導，服務到位，及時建立新經(jīng)濟組織的檔案工作。

　　為適應社會發(fā)展的需要，推進了社保檔案、社區(qū)檔案、家庭檔案等的建立，擴大了檔案工作的社會影響，強化了檔案工作的服務措施，拓寬了檔案工作的領域，使檔案工作更好地服務于經(jīng)濟建設，服務于政治文明、精神文明建設，開創(chuàng)了檔案工作的新局面。

　　如何建立和完善檔案管理規(guī)章制度

　　文書檔案立卷歸檔制度

　　聲像檔案管理辦法

　　一、文書檔案立卷歸檔制度

　　(一)總則

　　第一條根據(jù)郵電部《郵電文書立卷歸檔辦法》為加強本公司文書立卷工作，特制定本制度。

　　第二條歸檔的文件材料必須按年度立卷，本單位內部機構在工作活動中形成的各種有保存價值的文件材料，都要按照本制度的規(guī)定，分別立卷歸檔。

　　第三條公文承辦部門或承辦人員應保證經(jīng)辦文件的系統(tǒng)完整(公文上的各種附件一律不準抽存)。結案后及時交專(兼)職文書人員歸檔。工作變動或因故離職時應將經(jīng)辦的文件材料向接辦人員交接清楚，不得擅自帶走或銷毀。

　　(二)文件材料的收集管理

　　第四條堅持部門收集、管理文件材料制度。各部門均應指定專(兼)職文書人員，負責管理本部門的文件材料，并保持相對穩(wěn)定。人員變動應及時通知檔案室。

　　第五條凡本公司繕印發(fā)出的公文(含定稿和兩份打印的正件與附件、批復請示、轉發(fā)文件含被轉發(fā)的原件)一律由辦公室統(tǒng)一收集管理。

　　第六條一項工作由幾個部門參與辦理，在工作活動中形成的文件材料，由主辦部門收集歸卷。會議文件由會議主辦部門收集歸卷。

　　1.公司工作人員外出學習、考察、調查研究、參加上級機關召開的會議等公務活動的相關人員核報差旅費時，必須將會議的主要文件資料向檔案室辦理歸檔手續(xù)、檔案室簽字認可后財務部門才給予核報差旅費。

　　2.本公司召開會議，由會議主辦部門指定專人將會議材料、聲像檔案等向檔案室辦理歸檔手續(xù)，檔案室簽字認可后財務部門才給予報會議費用。

　　第七條各部門專(兼)職文書的職責：

　　1.了解本部門的工作業(yè)務，掌握本部門文件材料的歸檔范圍，收集管理本部門的文件材料。

　　2.認真執(zhí)行平時歸檔制度，對本部門承辦的文件材料及時收集歸卷，每年的三月份前應將歸檔文件材料歸檔完畢，并向檔案室辦好交接簽收手續(xù)。

　　3.承辦人員借用文件材料時，應積極地提供利用，做好服務工作，并辦理臨時借用文件材料登記手續(xù)。

　　(三)歸檔范圍

　　第八條重要的會議材料，包括會議的通知、報告、決議、總結、領導人講話、典型發(fā)言、會議簡報、會議記錄等。

　　第九條上級機關發(fā)來的與本公司有關的決定、決議、指示、命令、條例、規(guī)定、計劃等文件材料。

　　第十條本公司對外的正式發(fā)文與有關單位來往的文書。

　　第十一條本公司的請示與上級機關的批復。

　　第十二條本公司反映主要職能活動的報告、總結。

　　第十三條本公司的各種工作計劃、總結、報告、請示、批復、會議記錄、統(tǒng)計報表及簡報。

　　第十四條信訪工作材料。

　　第十五條本公司與有關單位簽訂的合同、協(xié)議書等文件材料。

　　第十六條本公司干部任免的文件材料以及關于職工獎勵、處分的文件材料。

　　第十七條本公司職工勞動、工資、福利方面的文件材料。

　　第十八條本公司的歷史沿革、大事記及反映本公司重要活動的剪報、照片、錄音、錄像等。

　　(四)平時歸卷

　　第十九條各部門都要建立健全平時歸卷制度。對處理完畢或批存的文件材料，由專(兼)職文書集中統(tǒng)一保管。

　　第二十條各部門應根據(jù)本部門的業(yè)務范圍及當年工作任務，編制平時文件材料歸卷使用的"案卷類目"。"案卷類目"的條款必須簡明確切，并編上條款號。

　　第二十一條公文承辦人員應及時將辦理完畢或經(jīng)領導人員批存的文件材料，收集齊全，加以整理，送交本部門專(兼)職文書歸卷。

　　第二十二條專(兼)職文書人員應及時將已歸卷的文件材料，按照"案卷類目"條款，放入平時保存文件卷夾內"對號入座"，并在收發(fā)文登記薄上注明。

　　(五)立卷(案卷質量要求)

　　第二十三條為統(tǒng)一立卷規(guī)范，保證案卷質量，立卷工作由相關部室兼職檔案員配合，檔案室文書檔案員負責組卷、編目。

　　第二十四條案卷質量總的要求是：遵循文件的形成規(guī)律和特點，保持文件之間的有機聯(lián)系，區(qū)別不同的價值，便于保管和利用。

　　第二十五條歸檔的文件材料種數(shù)、份數(shù)以及每份文件的頁數(shù)均應齊全完整。

　　第二十六條在歸檔的文件材料中，應將每份文件的正件與附件、印件與定稿、請示與批復、轉發(fā)文件與原件、多種文字形成的同一文件，分別立在一起，不得分開，文電應合一立卷；絕密文電單獨立卷，少數(shù)普通文電如果與絕密文有密切聯(lián)系，也可隨同絕密文電立卷。

　　第二十七條不同年度的文件一般不得放在一起立卷，但跨年度的請示與批復，放在復文年立卷；沒有復文的，放在請示年立卷；跨年度的規(guī)劃放在針對的第一年立卷；跨年度的總結放在針對的最后一年立卷；跨年度的會議文件放在會議開幕年，其它文件的立卷按照有關規(guī)定執(zhí)行。

　　第二十八條卷內文件材料應區(qū)別不同情況進行排列，密不可分的文件材料應依序排列在一起，即批復在前，請示在后；正件在前，附件在后；印件在前，定稿在后；其它文件材料依其形成規(guī)律或特點，應保持文件之間的密切聯(lián)系并進行系統(tǒng)的排列。

　　第二十九條卷內文件材料應按非列順序，依次編寫頁號。裝訂的案卷應統(tǒng)一在有文字的每頁材料正面的右上角背面的左上角打印頁號。

　　第三十條永久、長期和短期案卷必須按規(guī)定的格式逐件填寫卷內文件目錄。填寫的字亦要工整。卷內目錄放在卷首。

　　第三十一條有關卷內文件材料的情況說明，都應逐項填寫在備考表內。若無情況可說明，也應將立卷入、檢查人的姓名和時期填上以示負責。備考表應置卷尾。

　　第三十二條案卷封面，應逐項按規(guī)定用毛筆或鋼筆書寫，字跡要工整、清晰。

　　第三十三條案卷的裝訂和案卷各部分的排列格式：

　　案卷裝訂。裝訂前，卷內文件材料要去掉金屬物，對破壞的文件材料應按裱糊技術要求托裱，字跡已擴散的應復制并與原件一并立卷，案卷應用三孔一線封底打活結的方法裝訂。

　　第三十四條案卷各部分的排列格式：軟卷封面(含卷內文件目錄)一文件一封底(含備考表)，以卷號排列次序裝入卷盒，置于檔案柜內保存。

　　第三十五條本制度自印發(fā)之日起實施。

　　二、聲像檔案管理辦法

　　(一)總則

　　第一條為加強本公司的聲像檔案，特制定本辦法。

　　第二條本公司的聲像檔案是指本公司各部門或個人在社會實踐活動中直接形成的對國家、社會和公司有保存價值的錄音、錄像、照片、影片等輔以文字說明的歷史記錄。

　　聲像檔案一般由錄單帶、錄像帶、攝像帶、影片(母片)、照片(含底片)等文字說明兩部分組成。

　　第三條聲像檔案是本公司全宗的組成部分，必須由檔案室實行集中統(tǒng)一管理。

　　(二)聲像檔案資料的收集

　　第四條收集范圍

　　1.反映本公司主要職能活動工作成果和存在問題的聲像資料；

　　2.各級領導人和著名人物參加的與本公司有關的重大活動的聲像資料；

　　3.本公司有關人員組織或參加的重要會議，會見以及外事活動的聲像資料。

　　4.涉及本公司和郵電系統(tǒng)權益的聲像資料。

　　5.其它單位形成的與本公司有關的重要聲像資料。

　　6.其它具有保存價值的聲像資料。

　　第五條收集時間

　　1.聲像檔案資料應在形成后一個月內隨立檔部門其它載體形態(tài)的檔案同時歸檔；如有特殊情況可以適當延長歸檔時間。

　　2.檔案部門應隨時收集零散的具體保存價值的聲像資料。

　　第六條收集要求

　　1.錄音帶、錄像帶、攝像帶、影片、照片(含底片)和文字說明要收集齊全，按時歸檔并建立歸檔控制措施。凡未按規(guī)定歸檔的，其形成費用不予報銷，以防散失；

　　2.接收原版、原件，特殊情況下可接收復制件；

　　3.聲像資料的內容要真實，底片、原件與影像、復制品要相符。

　　第七條聲像檔案資料的征集

　　1.檔案部門有責任隨時征集重要聲像資料；

　　2.在征集的聲像資料中，凡涉及國家和全國郵電部門重大事件的，應向郵電部辦公廳檔案處報送目錄。

　　第八條聲像檔案費用的報銷

　　本公司各部或個人凡按本辦法第四條形成聲像檔案的費用，只要將檔案資料按要求向檔案歸檔，經(jīng)檔案室簽字認可，財務部門應給予核報費用。(三)聲像檔案的整理〖HT〗

　　第九條聲像檔案的整理，包括分類、組合、排列和編目，使其系統(tǒng)起來，便于保管和利用。

　　第十條聲像檔案的整理由攝錄人員負責，檔案部門協(xié)助。

　　第十一條分類、編號

　　1.照片檔案按年代、問題分類。同屬一類的照片按時間順序編號，同時填寫其底片號。底片在全宗內編流水號。格式：全宗號-流水號。

　　2.錄音帶、錄像帶、攝像帶按年代-問題分類，按內容編號。同一內容分錄幾盤的應視為一個案卷，編一個案卷號，然后每盤再依次編排序號。

　　3.編注與其他載體檔案相聯(lián)系的參照號。格式為(檔案形態(tài))檔號/(檔案形態(tài))檔號。

　　第十二條保管期限：應視其內容的重要程度、時間、名稱、可靠程度、有效性等因素，劃定保管期限。

　　第十三條文字說明的編寫

　　1.文字說明基本內容包括事由、時間、地點、人物、背景、作者(攝制者)等。

　　2.編寫文字說明的要求：

　　(1)準確揭示檔案材料的內容，概括其反映的全部信息，標注項目正確齊全；

　　(2)照片的自然張(內容相近的亦可以若干張)編寫文字說明。錄音帶、錄像帶、報像帶按案卷編寫文字說明。一組聲像資料聯(lián)系密切的應加文字說明：

　　(3)文字簡潔、語言通順；

　　(4)時間用阿拉伯數(shù)字表示。

　　第十四條編制格式

　　1.照片編制采用橫寫格式。其格式為照片/底片號-文字說明-參見號-攝制時間-攝制者。

　　2.錄音帶、錄像帶、攝像帶的編制格式：在盒套上置標注頁。按要求逐項填寫。

　　第十五條案卷要求

　　1.將具有共同主題內容的若干份聲像資料組成案卷，集中編放。

　　2.卷內目錄：

　　照片、底片以自然張為單元填寫卷內目錄；

　　錄音、錄像帶、攝像帶以盒為單元填寫卷內目錄。

　　3.卷內備考表，用于說明卷內聲像材料的整理、變動情況。

　　第十六條編目

　　聲像檔案的著錄依照GB3792.5-85《檔案、著錄規(guī)則》進行。

　　(四)聲像檔案的保管

　　第十七條聲像檔案入庫前要進行檢查，對已被污損的，要進行必要的技術處理。

　　第十八條保管條件

　　底片、膠片庫溫度應保持在13-15℃之間，相對濕度應保持35%-45%；

　　照片庫溫應保持14-24℃，相對濕度應保持37.5%-67.5%；錄音、錄像帶庫溫應保持18-24℃，相對濕度應保持40%-60%。

　　第十九條底片冊、錄音、錄像帶、攝像帶應立放，磁帶庫必須避開30奧斯特以上的磁場，磁場盒與盒的間距不小于3mm；存放磁帶最好不用鐵皮柜。

　　第二十條對庫存的照片檔案，要兩年檢查一次。

　　第二十一條歸檔保存的聲像檔案，任何人不得私自撤銷、抽出、清洗、消磁和涂改；銷毀聲像檔案必須經(jīng)過鑒定，征得歸檔單位同意，報經(jīng)主管領導審批，登記造冊。

　　第二十二條建立健全聲像檔案統(tǒng)計制度，做好聲像檔案收進、移出、庫存數(shù)量、保管情況、提供利用及效果等項統(tǒng)計工作。

　　(五)聲像檔案的開發(fā)利用

　　第二十三條編制聲像檔案目錄、卡片等檢索工具，為利用提供方便條件。

　　第二十四條建立聲像檔案借閱，利用制度，嚴格審批手續(xù)，根據(jù)聲像檔案的機密程度，確定利用范圍。

　　第二十五條具有專利的聲像檔案，外單位利用時，應按《中華人民共和國專利法》的有關規(guī)定辦理。已移交檔案館的，所得專利收益，原則上應撥給原移交單位，檔案館收取保管費。

　　第二十六條聲像檔案原版一般不得借出檔案室之外。如有特殊需要，經(jīng)主管領導批準后，方可限期外借。利用率高的聲像檔案可將復制件外借；外單位借用或復制聲像檔案，由檔案室負責辦理，并按有關規(guī)定收費，實行有償服務。如在借用中造成損壞，則由借用單位負責賠償。

　　第二十七條在不影響保密的前提下，各單位可利用聲像檔案舉辦報告會、展覽會，編輯綜合性或專題性畫冊、資料片等，積極開發(fā)利用現(xiàn)在的聲像檔案。復制的希望你滿意。