科技檔案整理外包

　　科技檔案整理外包是指雇用專業(yè)機構或個人來對公司或組織的科技檔案進行整理、分類、歸檔、保管、管理等服務。該服務可以使企業(yè)在資料方面更加規(guī)范化和標準化，提高信息化建設水平，提高管理效率和決策能力。

　　科技檔案整理外包可以包括以下內容：

　　1.檔案整理：將已有的紙質或電子文檔進行分類、排序、整理，以便于查閱和使用。

　　2.歸檔管理：確定不同類型的文件應當存放在哪個檔案室或區(qū)域，并給每個文件編號標識，以便隨時查找。

　　3.電子化處理：將紙質文件轉換為電子文件，以便于備份和共享。

　　4.特殊文件處理：對于特殊的文件，如商業(yè)機密、合同、專利等進行專門的處理和管理。

　　5.保密管理：建立嚴格的檔案保密制度，確保檔案安全，避免泄露。

　　6.定期更新：定期更新檔案內容，及時剔除無用的文件，保證檔案的有效性和完整性。

　　通過科技檔案整理外包，企業(yè)可以大大減輕自身管理壓力，節(jié)約時間和成本，實現科技檔案的高效管理。

　　如何選擇檔案外包公司

　　規(guī)模。即考察的注冊資金、員工規(guī)模、經營范圍等情況。一般情況下，要選擇注冊資金100萬元以上、員工人數50人以上、業(yè)務范圍里有數字加工服務項目的科技進行外包。如江門南大檔案外包服務，相對來說，這類有一定基礎與規(guī)模，從長遠利益和可持續(xù)發(fā)展角度考慮，加工時一般不會粗制濫造，加工質量和售后服務也相對有保障。但也有例外情況存在。

　　比如一些基礎薄弱的合伙組織或個人掛靠大，以大的名義對外承接檔案數字化加工業(yè)務，他們主觀上追求利潤最大化，客觀上工作敷衍了事，產品質量很難符合要求。為防止這種情況出現，檔案部門可要求提供項目管理機構組成情況和參與加工人員的基本情況，以確定該組織資質，并最終決定是否給予委托外包。

　　業(yè)務能力。即考察是否具備數字化加工相應的檔案業(yè)務能力。檔案數字化加工有別于機械五金、電子元配件的加工，特殊的加工對象決定了檔案加工有自己獨特的工作紀律與要求。

　　因此，從檔案保護、信息保密、加工質量等方面考慮，最好選擇一家有檔案意識、懂檔案業(yè)務的來外包。目前市場上有能力承攬檔案數字化加工業(yè)務的大都是一些科技服務，他們的主營業(yè)務是計算機技術服務，比如軟件開發(fā)、系統(tǒng)集成、網絡工程等，檔案數字化加工是近年來新開拓的業(yè)務領域，因此好多外包對檔案的了解并不深入。檔案部門在選擇外包時，可通過交流、溝通，考察對檔案工作的熟悉程度，再決定是否外包。

　　技術狀況。即考察是否具備從事檔案數字化加工的技術條件。檔案數字化加工對計算機技術的要求并不高，一般的科技服務都有相應的計算機能力承攬這項加工業(yè)務。與此同時，他們也都具備加工必須的硬件設備、網絡配置、軟件平臺。但是，光有技術和設施仍不能勝任檔案數字化工作。檔案數字化有一套工作流程、多個加工環(huán)節(jié)，從加工前處理、檔案拆卷、圖像掃描、圖像處理、圖像合并、文字識別、數據存儲、光盤刻錄、數據掛接到實體還原，每個環(huán)節(jié)都有特定的技術指標與規(guī)范要求。

　　外包如果不懂數字化工作流程，或不知流程中各環(huán)節(jié)技術要求，數字化產品很難保證。因此，選擇外包時，檔案部門可要求外包提供相應的技術文件，重點考察對數字化各加工環(huán)節(jié)的理解及具體實施方法。如有必要，可要求做模擬操作演示。

　　成功案例?？疾斐晒Π咐哪康脑谟诹私馔獍鼨n案數字化加工經驗?？偟膩碚f，檔案數字化加工外包歷史并不長，外包進入這個領域的時間則更短。2010年我校啟動檔案數字化工作時，浙江省承攬數字化外包業(yè)務的只有寥寥數家，如今兩年過去了，外包如雨后春筍般冒出來。

　　因為看到檔案數字化加工市場前景良好，許多科技服務兩年內倉促披掛上陣。他們可以在短時間內做到對檔案數字化加工技術規(guī)范了如指掌，但如果沒有經過實踐檢驗，終究是紙上談兵。

　　因此，在選擇外包時，建議檔案部門要了解一下外包在檔案數字化加工方面有多少成功案例，以此來判斷外包是否真正有能力承攬這項業(yè)務?？紤]到不同行業(yè)檔案特點不同，因此條件允許的話，最好選擇有本行業(yè)相關加工經驗的來外包。

　　管理水平。了解外包的數字化加工管理水平，除了看是否有完善的管理制度和有無對管理人員進行規(guī)范培訓外，還要看管理人員項目經理的實際管理能力如何。一般情況下，檔案數字化加工采用的是本地化加工方式，即在檔案所在單位指定的場所進行加工。加工過程中的管理工作由項目經理全權負責，因此，項目經理的管理水平高低對加工質量的好壞起著決定性的作用。而外包的整體管理水平也充分體現在項目經理的管理水平上?？疾祉椖拷浝淼墓芾硭阶詈玫霓k法就是到加工現場實地走訪。檔案部門可以從現場員工紀律是否嚴肅、物品放置是否有序、環(huán)境是否整潔、操作是否規(guī)范、安全是否有保障等多方面來判斷項目經理的管理能力，從而獲取對外包整體管理水平的印象。如果現場管理狀況良好，管理制度得到了有效落實，這樣的外包相對更讓人放心。

　　反饋信息。即通過用戶反饋的信息來判斷外包的數字化加工工作成效。眾所周知，外包為了獲取訂單，通常都會絞盡腦汁在宣傳方面塑造自身良好形象、在文字方面夸大自己的工作成效。如果要透過現象看本質，深入了解外包的真實加工狀況，還得傾聽來自用戶方的真實感受。因此，選擇外包前，最好能聯系一、兩家接受過該加工服務的檔案單位，例如江門檔案外包，聽聽他們的反饋的信息，比如，外包加工過程中雙方溝通是否順暢、用戶方的合理化建議是否采納、加工人員變動是否頻繁、工期有無延誤、產品驗收合格率是多少、實體檔案還原質量是否理想、經費結算是否合理、售后服務是否到位等等。檔案部門根據用戶反饋的意見，結合其它考察內容，綜合評價外包的數字化服務質量，最終決定是否委托外包。

　　鄭州有哪些做檔案外包比較好的公司

　　請問如何寫關于檔案整理、檔案數字化外包工作保密協議

　　檔案數字化外包有管理規(guī)范可依，可以參考檔案局印發(fā)了《檔案數字化外包安全管理規(guī)范》（以下簡稱《規(guī)范》）。這是檔案局為指導各級檔案部門在檔案數字化過程中加強對檔案信息的安全管理而制發(fā)的規(guī)范性文件?！兑?guī)范》對檔案數字化外包過程中檔案部門和數字化服務機構的安全管理責任作出了明確規(guī)定，對數字化加工過程的各個環(huán)節(jié)提出了明確的安全管理要求。

　　當前，檔案數字化工作在全國迅速開展，外包服務成為主流。數字化外包服務機構應該具備怎樣的資質？數字化加工服務場所應該建立怎樣的環(huán)境？數據處理應該注意哪些問題？數字化完成后的相關設備應該如何處理？由于沒有相關的規(guī)定，各地檔案部門只能各行其是，做法五花八門，使得檔案信息的安全隱患日益凸顯。為了解決以上問題，國家檔案局及時印發(fā)了《規(guī)范》。

　　《規(guī)范》規(guī)定，檔案數字化外包安全管理要按照“安全第一、預防為主”的原則，采取科學有效的安全管理措施，應用確保檔案安全的技術手段，建立權責明確、覆蓋檔案數字化全過程的崗位責任制，對檔案數字化全過程實行嚴格監(jiān)督和管理，確保檔案實體與信息安全。

　　《規(guī)范》規(guī)定了檔案部門在數字化外包過程中的安全管理責任。在數字化外包過程中，檔案部門要成立由主要領導負責的檔案數字化管理組織，明確檔案數字化管理的部門、人員及其職責；要根據檔案數字化總體規(guī)劃，確定數字化外包檔案的范圍,制定檔案數字化外包安全管理要求和技術指標；對數字化服務機構的相關資質、業(yè)績、人員、設備和加工軟件等進行考察；建立健全安全保密、檔案實體交接、數字化加工過程管理、數字化成果驗收與交接、存儲介質管理、檔案實體保護等操作規(guī)范或規(guī)章制度，嚴格監(jiān)管機制，確保檔案實體及信息安全。