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試論檔案數(shù)字化建設與數(shù)字化檔案信息的利用

時間:2022-04-01 作者: 來源:網(wǎng)絡 點擊量:

檔案信息化建設是信息時代檔案工作的主題,而檔案數(shù)字化建設則是檔案信息化建設中一個重要的內(nèi)容。

一、檔案數(shù)字化建設的可行性分析

由于我國檔案數(shù)字化建設還處于試點階段,故在現(xiàn)階段, 檔案數(shù)字化建沒還存在不少問題。因此,檔案部門在積極推進數(shù)字化建設過程中,不能不顧實際條件,一哄而上,必須進行可行性分析,通過分析數(shù)字化建設的可行性,結合本部門的實際,提出可行性方案,只有這樣,檔案數(shù)字化建設才能健康發(fā)展。

1.檔案數(shù)字化建設應具備的基本條件。檔案數(shù)字化建設的健康、順利進行,離不開基本條件的支持和保證,其中要著重考慮以下幾個方面:技術條件。檔案數(shù)字化建設是一項技術性很強的工程,涉及計算機技術、信息存貯技術等許多高新技術,技術是檔案數(shù)字化建設順利進行的保證。網(wǎng)絡基礎設施條件。要實現(xiàn)網(wǎng)絡化利用就需要一定的網(wǎng)絡基礎設施為前提,如局域網(wǎng)的建設、信息資源網(wǎng)站的建設等。網(wǎng)絡基礎設施的建設情況關系著能否把數(shù)字化檔案信息在網(wǎng)絡上發(fā)布。資金條件。檔案數(shù)字化建設需投入大量的資金,檔案部門有沒有進行檔案數(shù)字化建設的經(jīng)濟實力,這是在進行檔案數(shù)字化建設時必須要考慮的。人才條件。檔案數(shù)字化建設需要各領域的高層次專業(yè)人才做基礎,人才問題關系到檔案數(shù)字化建設的成敗。

2. 檔案數(shù)字化建設實施方案的制定。檔案數(shù)字化建設是一項系統(tǒng)工程,任務艱巨而復雜,因此在建設過程中,必須積極面對各種困難,制定切實可行的實施方案。一份完整的實施方案應該包括四部分內(nèi)容:現(xiàn)狀分析、實施目標、實施要素和保障系統(tǒng)。為此,在制定檔案數(shù)字化建設實施方案時,要進行以下的工作:檔案部門在進行檔案數(shù)字化建設之前,應該進行調(diào)査研究,對本部門的現(xiàn)狀進行全面分析與把握,并進行制度方面的調(diào)査研究、硬件方面的調(diào)查研究、技術方面的調(diào)査研究、人才方面的調(diào)查研究。制定實施目標。在明確檔案數(shù)字化建設可行的基礎上,具有數(shù)字化建設條件的部門應組織數(shù)字化建設領導小組,制定具體的實施目標,確定長遠目標以及階段性目標。同時,根據(jù)需要還可以設置一些子目標。實施目標的確定要與實際情況相結合,考慮到可以投入使用的資源限制。明確實施要素。實施要素是方案的主體部分,即檔案數(shù)字化建設所選擇的要重點發(fā)展的若干項目及領域。不同的實施要素有不同的評估辦法,有些可以借用指標體系,有些只能用概括性描述。建立保障系統(tǒng)。保障系統(tǒng)主要指檔案數(shù)字化建設管理體制、運行機制和投入保障機制。必須建立起檔案數(shù)字化建設的保障系統(tǒng),為方案的實施提供強有力的保障。

二、數(shù)字化檔案信息的利用

促進檔案信息的充分利用是數(shù)字化建設的根本目的所在。而現(xiàn)階段我國對數(shù)字化檔案信息資源的開發(fā)利用,還存在不少問題,如信息資源的數(shù)字化程度較低,現(xiàn)代化的信息采集手段缺乏,沒有統(tǒng)一的數(shù)據(jù)標準、規(guī)格、格式和共享機 制等。因此亟特加強對數(shù)字化檔案信息利用問題的研究。

1. 數(shù)字化檔案信息利用的特點。由于數(shù)字化檔案的特性, 其利用與傳統(tǒng)介質檔案相比,顯示出了巨大的優(yōu)越性,具體來說,數(shù)字化檔案信息利用的特點主要有以下幾個方面:數(shù)字化檔案利用的共享性;數(shù)字化檔案利用的復用性;數(shù)字化檔案利用的交互性;數(shù)字化檔案利用的靈活性。

2. 加強數(shù)字化檔案信息利用的措施。

第一,權衡費用與價值,做好數(shù)字化檔案的鑒定工作。 在進行數(shù)字化建設過程中,一定要把握好檔案數(shù)字化處理的度。通過對數(shù)字化處理的成本、所需費用與檔案開發(fā)利用的價值、效益進行權衡,避免不必要的浪費,減少日后的管理 成本。如果不進行成本、效益分析,檔案數(shù)字化建設所產(chǎn)生的價值等于或小于建設所需費用,檔案數(shù)字化建設就沒有任何意義,甚至是一種浪費。因此,在檔案數(shù)字化建設中,要講究成本觀念和效益觀念。

第二,加大數(shù)字化檔案信息數(shù)據(jù)庫建設的力度。數(shù)字化檔案信息資源數(shù)據(jù)庫是對數(shù)字化檔案信息進行存儲、處理和維護的軟件系統(tǒng)。包括數(shù)字文件管理系統(tǒng)、目錄中心管理系統(tǒng)、 數(shù)字化檔案管理系統(tǒng)等。首先,要加大數(shù)字化檔案信息資源 數(shù)據(jù)庫建設的力度。其次,要加大電子文檔管理系統(tǒng)建設的力度。

第三,加強數(shù)字化檔案信息網(wǎng)絡建設,促進數(shù)字化檔案信息的網(wǎng)絡化利用。首先,加快檔案網(wǎng)站建設。其次,加強數(shù)字化檔案信息資源的組織建設。不同的檔案部門應搞好館際協(xié)作,在數(shù)字化信息資源的組織上做好分工合作、組織協(xié)調(diào), 注重數(shù)字化信息資源建設的質量。