檔案的數(shù)字化管理是隨著計算機技術(shù)、掃描技術(shù)、掃描矩陣CCD技術(shù)、OCR技術(shù)、數(shù)字攝影技術(shù)(錄音、錄像)、數(shù)據(jù)庫技術(shù)、多媒體技術(shù)、存儲技術(shù)的發(fā)展而產(chǎn)生的一種新型檔案信息形態(tài)。

　　檔案的數(shù)字化管理

　　1.開展檔案數(shù)字化工作需求調(diào)研

　　在具體開展檔案數(shù)字化之前，先對此項工作的實際需求展開調(diào)研，包括調(diào)查檔案館(室)藏的數(shù)量、質(zhì)量，現(xiàn)有管理和服務(wù)狀況；歸納國內(nèi)外同類機構(gòu)的經(jīng)驗教訓(xùn)；分析檔案數(shù)字化工作的效益；研究檔案數(shù)字化工作的可行性和必要性；明確檔案數(shù)字化的工作目標，以及為達成目標所需資金、人員、時間、制度等條件；對檔案數(shù)字化工作提出相關(guān)建議等?？善刚埖谌綑C構(gòu)或人員參與需求調(diào)研，最終需形成調(diào)研報告。

　　2.制訂檔案數(shù)字化工作計劃

　　應(yīng)在調(diào)查研究的基礎(chǔ)上制訂檔案數(shù)字化工作計劃，明確檔案數(shù)字化工作的目標、工作內(nèi)容、人員組織和職責分工、主要技術(shù)指標和方法、驗收依據(jù)、安全管理措施、進度安排、經(jīng)費預(yù)算、招投標事宜等。制訂科學合理的工作計劃，有助于合理安排各項資源，監(jiān)督、檢查工作質(zhì)量和工作進度，保證檔案數(shù)字化的合法化和標準化，并獲得較高的投資回報。

　　3.組建工作隊伍，配備相關(guān)條件

　　檔案數(shù)字化工作的組織形式主要包括以下幾種：

　?。?）外包式。即通過簽訂合同的方式由檔案館以外的人員(通常來自數(shù)字化專業(yè)公司)承擔檔案數(shù)字化工作。采用這種組織方式，一方面較少占用館(室)內(nèi)部的人力資源，不影響其他日常工作的開展；另一方面通過購買社會專業(yè)化服務(wù)，可以提高工作效率，節(jié)約成本。外包式是檔案數(shù)字化工作常用的組織模式，需要注意的是從事檔案數(shù)字化業(yè)務(wù)的公司一般缺乏檔案專家和長期從事檔案專業(yè)工作的技術(shù)隊伍，存在工作質(zhì)量不符合檔案管理要求的風險，需要在合同中明確質(zhì)量要求和驗收標準，并施以必要的監(jiān)督和指導(dǎo)。

　?。?）自建式。即成立專門從事檔案數(shù)字化工作的工作機構(gòu)，或從相關(guān)處室抽出有關(guān)人員組成臨時小組，前者適合長期性的檔案數(shù)字化工作，后者適合工作量集中、任務(wù)急、為時短的檔案數(shù)字化項目。檔案人員熟悉檔案業(yè)務(wù)，可有效保證數(shù)字化成果的質(zhì)量，但可能造成檔案館(室)人手緊張，影響日常工作。

　?。?）內(nèi)外組合式。即由檔案館(室)工作人員和社會上招聘的人員共同組成檔案數(shù)字化隊伍。這種組織方式綜合了外包式和自建式的優(yōu)點，數(shù)字化成果質(zhì)量和工作效率高，也有利于通過實踐鍛煉培養(yǎng)技術(shù)骨干。

　　隊伍組建完畢之后，需要為之配備一定的工作條件，包括場所、資金、時間等。應(yīng)明確和制定相關(guān)的規(guī)章制度，如檔案數(shù)字化加工操作規(guī)程、檔案機讀目錄格式等，以保證檔案數(shù)字化的科學性和規(guī)范化。必要時還應(yīng)對有關(guān)人員進行培訓(xùn)，使其更全面清楚地了解檔案數(shù)字化的方法和要求。

　　4.監(jiān)控檔案數(shù)字化工作的開展

　　在具體開展檔案數(shù)字化預(yù)處理、加工、處理、組織、存儲、服務(wù)、維護的業(yè)務(wù)流程中，有關(guān)責任方要按照工作計劃開展必要的監(jiān)督和檢查，及時發(fā)現(xiàn)問題，并予以糾正和調(diào)整。

　　5.評估數(shù)字化工作成果

　　在檔案數(shù)字化業(yè)務(wù)告一段落之后，應(yīng)組織相關(guān)力量，采取科學的評估方法對數(shù)字化工作成果進行評估，內(nèi)容涉及數(shù)字化資源的利用率、易用性、保存情況等多個方面。評估人員可能來自檔案館(室)內(nèi)部、第三方機構(gòu)，也可以是兩者的結(jié)合。評估結(jié)果是改進后續(xù)檔案數(shù)字化工作的依據(jù)，也可為檔案部門爭取更多數(shù)字化方面的投入提供必要的支持。